Командировочные расходы — одна из самых частых статей затрат в деятельности бюджетных и автономных учреждений. При этом правильное применение кодов видов расходов (КВР) и КОСГУ вызывает у бухгалтеров немало вопросов. Ошибки в кодировке могут привести к замечаниям со стороны контролирующих органов и необходимости корректировки отчетности. В данной статье подробно разберем, какие КВР применяются при возмещении командировочных расходов и от чего зависит выбор кода.
Что такое КВР и зачем он нужен
Код вида расходов (КВР) — это классификатор, который используется при составлении и исполнении бюджета, а также при ведении бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях. Порядок применения КВР установлен Приказом Минфина России № 85н. Каждая операция по расходованию средств должна быть отнесена на соответствующий код, что обеспечивает прозрачность и контроль использования бюджетных средств.
Какие КВР применяются для командировочных расходов
Выбор кода вида расходов зависит от нескольких факторов:
- типа учреждения (бюджетное, автономное, государственный орган, внебюджетный фонд);
- статуса командируемого лица (штатный сотрудник, военнослужащий, привлеченное лицо);
- способа финансирования расходов (выдача денег под отчет либо прямая оплата учреждением по договору).
Основные коды, применяемые для командировочных расходов:
- КВР 112, «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». Применяется бюджетными и автономными учреждениями при выдаче денежных средств сотруднику под отчет или возмещении понесенных им расходов (суточные, оплата проезда, проживания по авансовому отчету);
- КВР 122 — используется органами государственной власти и местного самоуправления в отношении своих работников;
- КВР 134 — применяется для возмещения командировочных расходов военнослужащим и приравненным к ним лицам;
- КВР 142, используется государственными внебюджетными фондами;
- КВР 244 — применяется, когда учреждение самостоятельно приобретает для командированного работника услуги по договору (например, оплачивает гостиницу или билеты напрямую поставщику).
КВР 112: основной код для бюджетных учреждений
Наиболее распространенная ситуация — учреждение выдает сотруднику денежные средства под отчет на командировочные расходы: суточные, проживание, проезд. В этом случае все выплаты отражаются по КВР 112 в увязке с соответствующими подстатьями КОСГУ:
- КОСГУ 212 — суточные и иные выплаты, связанные с командированием;
- КОСГУ 222 — расходы на проезд к месту командировки и обратно;
- КОСГУ 226 — расходы на наем жилого помещения (проживание в гостинице).
Если же учреждение оплачивает услуги напрямую по договору с поставщиком (без выдачи денег работнику), применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» с теми же подстатьями КОСГУ 222 и 226. Такое разграничение четко закреплено в Порядке № 85н.
Особенные ситуации
Командировка на служебном автомобиле
Если работник направлен в командировку на транспорте учреждения, расходы на горюче-смазочные материалы (бензин) отражаются не как командировочные, а как приобретение материальных запасов — по КВР 244 и КОСГУ 343. При этом суточные и проживание по-прежнему проходят по КВР 112.
Возмещение расходов без выдачи аванса
Бывает, что аванс сотруднику не выдавался, и по возвращении он отчитался о фактически понесенных расходах. Возмещение таких затрат также отражается по КВР 112 с соответствующими подстатьями КОСГУ — порядок кодировки не меняется.
Возмещение сверх установленных норм
Учреждение вправе возместить командировочные расходы в большем размере, чем предусмотрено нормативами, на основании приказа руководителя. Такая доплата производится за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или средств от приносящей доход деятельности. Кодировка при этом остается прежней.
Типичные ошибки при применении КВР
- Отражение прямой оплаты гостиницы по договору по КВР 112 вместо КВР 244;
- Отнесение расходов на ГСМ при поездке на служебном автомобиле на командировочные коды;
- Возмещение «командировочных» сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, — в силу ст. 166 ТК РФ такие поездки командировками не являются;
- Неверная увязка КВР с подстатьями КОСГУ.
Правильный выбор КВР при возмещении командировочных расходов зависит прежде всего от способа расчетов: выплаты работнику (аванс или компенсация по авансовому отчету) отражаются по КВР 112, а прямая оплата услуг по договорам — по КВР 244. Для государственных органов, военнослужащих и внебюджетных фондов действуют специальные коды — 122, 134 и 142 соответственно. Внимательное следование Порядку № 85н и локальным актам учреждения позволит избежать ошибок в учете и претензий проверяющих органов.