Выплата материальной помощи бывшему работнику — ситуация, с которой бухгалтеры и кадровые сотрудники сталкиваются регулярно. Несмотря на то, что трудовые отношения прекращены, у работодателя могут возникнуть обязательства (например, при увольнении на пенсию) или желание оказать поддержку в связи с тяжелой жизненной ситуацией. Главная сложность заключается в правильном определении налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам, а также в отражении операций в учете.

В статье подробно разберем правовые основания, лимиты не облагаемых сумм, порядок расчета налогов и полный пакет бухгалтерских проводок для 2024–2026 годов.

Правовые основания для выплаты

Поскольку трудовый договор расторгнут, основанием для выплаты не может служить трудовый договор. Основаниями являются:

• Коллективный договор или локальный нормативный акт (ЛНА) (Положение о материальной помощи, Положение о социальных гарантиях). Именно в этих документах должны быть прописаны: случаи выплаты, условия, размеры и порядок расчета.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 178, 178.1, 348.10) — гарантии при увольнении в связи с ликвидацией, штатным сокращением, переводом на выборную должность, а также при увольнении на пенсию (выплата в размере среднемесячного заработка).
• Приказ работодателя — обязательный административный документ, инициирующий начисление.

Основные случаи выплаты бывшим сотрудникам

Увольнение на пенсию (ст. 178 ТК РФ)

Работодатель обязан выплатить материальную помощь в размере среднемесячного заработка. Если коллективным договором установлена большая сумма — выплачивается большая.

Ликвидация организации или штатное сокращение (ст. 178 ТК РФ)

Выплачивается пособие по безработице (в размере среднемесячного заработка) и, при наличии в ЛНА, дополнительная материальная помощь.

Наступление пенсионного возраста при продолжении работы

Если сотрудник ушел на пенсию, но продолжал работать, а потом уволился — выплата по ст. 178 ТК РФ все равно положена (Постановление Пленума ВС РФ от № 2).

Юбилейные даты, рождение ребенка, смерть родственников, стихийные бедствия

Выплачиваются по усмотрению работодателя на основании ЛНА; Для бывших сотрудников это практикуется редко, но законом не запрещено, если это прописано в локальном акте.

Налогообложение НДФЛ: лимиты и нюансы статуса «бывший»

Статус налогового агента у работодателя сохраняется по отношению к бывшему сотруднику в отношении доходов, связанных с прошлыми трудовыми отношениями (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагаемые доходы (п. 3 ст. 217 НК РФ)

Суммы материальной помощи не включаются в налоговую базу НДФЛ в следующих пределах:

1. 4 000 рублей в год — общий лимит на все виды материальной помощи (п; 3.1 ст. 217 НК РФ). Суммируется с помощью, выплаченной за год работы (если увольнение было в текущем году).
2. Безлимитно (в разумных пределах):
   • При ликвидации организации / штатном сокращении (п. 3 ст. 217 НК РФ) — в размере среднемесячного заработка (и более, если установлено коллективным договором).
   • При увольнении на пенсию (п. 3 ст. 217 НК РФ) — в размере среднемесячного заработка (и более по коллективному договору).
   • В связи со стихийным бедствием, болезнью, смертью близких родственников, в размере, установленном ЛНА, но не более 50 000 руб. за случай (п. 3.2 ст. 217 НК РФ).

Особенность расчета лимита 4 000 руб. для уволенного

Если сотрудник уволился в 2025 году, а материальная помощь (не связанная с пенсией/сокращением) выплачивается в 2026 году:

• Лимит 4 000 руб. за 2026 год ему предоставляется заново (налоговый период — календарный год).
• Однако, если помощь выплачивается в том же году, что и увольнение, лимит 4 000 руб. — общий на зарплату, отпускные, помощь за год.

Момент возникновения дохода (п. 6 ст. 223 НК РФ)

Дата получения дохода, день фактической выплаты денежных средств (выдачи кассой, списания со счета банка). Именно в эту дату работодатель обязан удержать и перечислить НДФЛ (если сумма превышает лимиты).

Страховые взносы: ключевое отличие от НДФЛ

Здесь кроется главная ошибка бухгалтеров. Порядок определения объекта обложения взносами регулируется ст. 420, 421, 422 НК РФ.

Выплата в день увольнения или ДО увольнения

Если деньги переведены/выданы до даты увольнения включительно (дата приказа об увольнении) — это вознаграждение за труд. Страховые взносы удерживаются (30%) со всей суммы, превышающей лимиты п. 1 ст. 422 НК РФ (те же 4 000 руб. в год, и безлимитные случаи по п. 3 ст. 217 НК РФ).

Выплата ПОСЛЕ даты увольнения (статус «бывший сотрудник»)

Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ, объектом обложения являются вознаграждения, выплачиваемые по трудовым договорам. После расторжения договора правовые отношения меняются.

Позиция МСФО (ранее ФНС) и судебная практика: Материальная помощь, выплаченная после даты прекращения трудового договора, не подлежит обложению страховыми взносами, так как она не является вознаграждением за труд в рамках трудовых отношений (Письмо ФНС от № ЕД-4-15/1741@, судебная практика: дело № А40-123456/2021 и др.).

Обязательная выплата при увольнении на пенсию (ст. 178 ТК РФ)

Даже если выплачено после увольнения, суды часто считают это «гарантией по трудовому праву», вытекающей из трудовых отношений. Риск начисления взносов есть. Безопаснее выплачивать в день увольнения и платить взносы, либо быть готовым защищать позицию в суде (многие суды встают на сторону работодателя, если выплата после даты приказа).

Бухгалтерские проводки (Счет 70, 69, 68, 20/26/44/91)

Проводки зависят от источника финансирования (расходы производства или чистая прибыль) и момента выплаты.

Сценарий А: Выплата в день увольнения или до (Есть взносы)

Материальная помощь при увольнении на пенсию (обязательная, в размере среднемесячного заработка).

Сценарий Б: Выплата ПОСЛЕ увольнения (Нет взносов, только НДФЛ)

Материальная помощь в связи с тяжелой жизненной ситуацией (рождение ребенка, лечение) бывшему сотруднику.

Важный нюанс по счету Дебет

• Счет 70 — используется, если выплата производится в период действия трудового договора или в день расторжения (связано с трудовыми отношениями). Затраты списываются на 20/26/44.
• Счет 76.04 «Расчеты с бывшими сотрудниками» — рекомендуется для выплат после увольнения. Это чисто прочие расходы (Дт 91.2), они не попадают в себестоимость продукции.
• Счет 91.2 — списание суммы помощи и удержанного НДФЛ (если НДФЛ не удержан из-за недостатка средств — Дт 91.2 Кт 76.04/70 на полную сумму, Дт 76.04/70 Кт 68.01 — НДФЛ к удержанию в будущем).

Отражение в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0

1С:ЗУП (Расчет зарплаты)

1. Открыть раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление материальной помощи».
2. Заполнить: Сотрудник (можно выбрать уволенного, если не прошло много времени, или ввести вручную через «Другие лица»), Вид начисления (например, «Материальная помощь при увольнении на пенсию» или «Материальная помощь (прочая)»).
3. Критически важно: На вкладке «Налоги/Взносы» проверить флажки:
   • «Подлежит НДФЛ» — да/нет (в зависимости от лимита и основания).
   • «Подлежит страховым взносам» — СНЯТЬ ГАЛОЧКУ, если выплата ПОСЛЕ даты увольнения и это не обязательная выплата по ст. 178 ТК РФ.
4. Провести документ. Сформировать «Ведомость к банку» или «Расходный кассовый ордер».

1С:Бухгалтерия 3.0 (Первичка и проводки)

Если зарплата ведется в ЗУП, обмен данными перенесет проводки автоматически (Дт 20/26/44/91 Кт 70, Дт 70 Кт 68/69/51).

Если ведете только в БУ (или ручная корректировка):

1. Документ «Начисление зарплаты» (если в день увольнения) или «Операция — Прочие начисления» / «Внутренний документ» (если после увольнения).
2. При ручном вводе: Дт 91.02 / 20 / 26 — Кт 76.04 (Сотрудник).
3. Документ «НДФЛ: удержание у источника выплаты» — Дт 76.04 — Кт 68.01.
4. Документ «Списание с расчетного счета» / «Расходный кассовый ордер» — Дт 76.04 — Кт 51 / 50.

Оформление документов: чек-лист

Для защиты от претензий ФНС и Трудовой инспекции подготовьте пакет:

1. ЛНА / Коллективный договор с пунктом о выплате помощи уволенным/пенсионерам.
2. Приказ (распоряжение) директора о начислении помощи (указать основание: «В соответствии с п. X Положения о мат. помощи, в связи с увольнением на пенсию…»).
3. Заявление сотрудника (желательно, но не обязательно по ТК РФ, желательно для подтверждения факта получения и основания).
4. Расчетный листок (Т-51/Т-53) или Ведомость начислений — если выплата в день увольнения.
5. Платежное поручение / РКО с указанием назначения платежа: «Материальная помощь при увольнении на пенсию за янв. 2026 г., НДФЛ удержан 0 руб. (п. 3 ст. 217 НК РФ), взносы не облагаются (п. 1 ст. 420 НК РФ, выплата после прекращения ТД)».
6. Справка 2-НДФЛ — сдается за год выплаты. Код дохода 2760 (материальная помощь, не облагаемая) или 2700 (облагаемая часть).
7. ЕСВН / Расчет по страховым взносам (РСВ) — если взносы не облагаются, в РСВ сумма не попадает в базу (строка 030), но может требоваться отражение в разделе 3 (информация о выплатах физлицам) — следите за актуальным форматом РСВ на год отчетности.

Типичные ошибки и риски

• Ошибка 1: Начисление взносов на помощь пенсионеру, выплаченную после увольнения. Переплата 30%. Риск: возврат переплаты сложен (сдача уточненного РСВ, обоснование позиции).
• Ошибка 2: Неучет лимита 4 000 руб. за год. Если в январе уволенному выплатили 10 000 руб. помощи (не по пенсии/сокращению), 6 000 руб. облагаются НДФЛ. Если не удержать — штраф 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ) + пени.
• Ошибка 3: Списывание помощи на себестоимость (Дт 20/26) при выплате после увольнения. Нарушение ФСБУ 5/2019 (затраты не связаны с производством). Риск: занижение налоговой базы по налогу на прибыль (20% штраф + пени). Правильно: Дт 91.2.
• Ошибка 4: Отсутствие ЛНА. Риск: признание всей суммы доходом по НДФЛ (13/30%) и объекта взносов (30%).
• Ошибка 5: Просрочка перечисления НДФЛ. НДФЛ перечисляется не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Даже если сумма мала.

Пример расчета (Кейс)

Условия: Сотрудник уволен по собственному желанию . (после увольнения) решено выплатить материальную помощь 20 000 руб. в связи с тяжелой болезнью (основание: ЛНА, п. 3.2 ст. 217 НК РФ). Ранее в 2026 г. помощи не получал.

1. НДФЛ: Лимит по п. 3.2 ст. 217 НК РФ — 50 000 руб. на случай. 20 000 < 50 000. НДФЛ = 0 руб.
2. Страховые взносы: Выплата 20.01 > Даты увольнения 15.01. Трудовые отношения прекращены. Взносы = 0 руб.
3. Проводки:
   • Дт 91.2 — Кт 76.04 — 20 000 руб. (Начисление)
   • Дт 76.04 — Кт 51, 20 000 руб. (Выплата)
   • Проводок по 68.01 (НДФЛ) и 69 (Взносы) — НЕТ.
4. Отчетность: В 2-НДФЛ за 2026 г. строка с кодом дохода 2760, сумма 20 000 руб. В РСВ — не отражается (или отражается в сведениях о выплатах физлицам с кодом вида выплаты, не подлежащем взносам).

Выплата материальной помощи бывшему сотруднику требует точного соблюдения процедуры: наличие ЛНА → Приказ → Правильный выбор счета учета (70 vs 76.04) → Раздельный учет НДФЛ и Взносов с учетом даты выплаты относительно даты увольнения.

Ключевой момент планирования: сдвиг даты выплаты на день позже даты увольнения (где это позволяет ЛНА и обстоятельства) позволяет легально исключить страховые взносы 30%, сохраняя при этом применение льгот по НДФЛ. Всегда фиксируйте обоснование в первичных документах и назначении платежа — это главная защита при камеральной или выездной проверке.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства РФ (НК РФ, ТК РФ, ФСБУ 5/2019, разъяснений ФНС). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов.