Потеря близкого человека — тяжёлое испытание, которое нередко сопровождается значительными финансовыми расходами на организацию похорон. Многие работодатели поддерживают своих сотрудников в такой ситуации, выплачивая материальную помощь. Однако для получения этой выплаты необходимо правильно оформить пакет документов. В данной статье подробно рассмотрим, какие бумаги потребуются работнику и работодателю, как составить заявление и приказ, а также какие нюансы следует учесть.
Что такое материальная помощь в связи со смертью родственника
Материальная помощь — это добровольная выплата, которую работодатель предоставляет сотруднику, оказавшемуся в трудной жизненной ситуации. Законодательство не обязывает организацию выплачивать такую помощь, однако многие компании включают её в систему социальной поддержки персонала.
Важно понимать следующие особенности:
- выплата носит единовременный характер и не входит в систему оплаты труда;
- размер помощи определяется работодателем индивидуально и не ограничен максимальной суммой;
- условия и порядок выплаты закрепляются в локальных нормативных актах организации, коллективном договоре или отраслевом соглашении;
- материальная помощь в связи со смертью члена семьи в полном объёме не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 8 ст. 217 НК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Кто может рассчитывать на выплату
Законодатель не установил закрытый перечень родственников, в связи с утратой которых выплачивается материальная помощь. Согласно ст. 2 и абз. 3 ст. 14 Семейного кодекса РФ, к членам семьи относятся:
- супруг (супруга);
- родители (в т.ч. усыновители);
- дети (в т.ч. усыновлённые).
К близким родственникам относятся дедушки, бабушки, внуки, полнородные и неполнородные братья и сёстры.
Конкретный круг лиц, в связи со смертью которых выплачивается помощь, организация определяет самостоятельно, закрепляя его в положении о материальной помощи или коллективном договоре. Это позволяет избежать споров с сотрудниками и претензий контролирующих органов.
Перечень документов для получения материальной помощи
Заявление работника
Основной документ — заявление сотрудника, составленное в произвольной форме, поскольку нормативных требований к нему закон не устанавливает. В заявлении необходимо указать:
- фамилию, имя, отчество работника, его должность и структурное подразделение;
- просьбу об оказании материальной поддержки;
- основание выплаты — смерть члена семьи или близкого родственника (с указанием степени родства);
- реквизиты банковского счёта, если денежные средства будут перечисляться безналичным путём;
- дату составления и подпись.
Документы, подтверждающие факт смерти
К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих утрату:
- свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС — основной подтверждающий документ;
- справка о смерти (если свидетельство ещё не получено, некоторые организации принимают справку по форме № 33 или гербовую справку из ЗАГСа);
- при смерти за пределами РФ — документ компетентного органа иностранного государства с легализацией или апостилем и переводом на русский язык.
Документы, подтверждающие родство
Для подтверждения родственных связей с умершим работник представляет копии:
- свидетельства о рождении — для подтверждения родства с родителями или детьми;
- свидетельства о браке, при утрате супруга;
- свидетельства о перемене имени — если фамилия работника отличается от фамилии умершего;
- документов об усыновлении — при необходимости;
- иных документов, подтверждающих родство (например, решения суда об установлении факта родственных отношений).
Документальное оформление со стороны работодателя
Приказ о выплате материальной помощи
После получения заявления и подтверждающих документов руководитель организации издаёт приказ. Унифицированной формы приказа не существует, поэтому он составляется в свободной форме на бланке организации. В приказе указываются:
- ФИО работника, его должность и подразделение;
- основание выплаты (смерть родственника, реквизиты заявления и свидетельства о смерти);
- размер материальной помощи;
- источник выплаты (например, прибыль организации);
- срок выплаты;
- ответственное лицо (обычно главный бухгалтер).
С приказом работника знакомят под подпись.
Локальные нормативные акты
Для корректного оформления выплаты в организации должны быть утверждены:
- положение о материальной помощи, определяющее основания, размеры и порядок выплат;
- соответствующие положения коллективного договора (при наличии).
Налогообложение и учёт выплаты
Материальная помощь в связи со смертью члена семьи работника:
- не облагается НДФЛ в полном объёме (п. 8 ст. 217 НК РФ);
- не облагается страховыми взносами (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ);
- в налоговом учёте не учитывается в расходах при расчёте налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Если помощь выплачивается членам семьи умершего работника, она также освобождается от НДФЛ и взносов.
Практические рекомендации
- Подавайте заявление как можно скорее после получения свидетельства о смерти — многие организации устанавливают сроки обращения за помощью (например, в течение 6–12 месяцев).
- Сохраняйте копии всех поданных документов.
- Ознакомьтесь с положением о материальной помощи в вашей организации, чтобы знать свои права.
- Если свидетельство о смерти ещё не оформлено, уточните у работодателя возможность предоставления справки из ЗАГСа.
Оформление материальной помощи в связи со смертью родственника требует подготовки несложного пакета документов: заявления, свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство. Работодатель, в свою очередь, издаёт приказ и производит выплату в установленный срок. Правильное документальное оформление гарантирует соблюдение прав работника, корректный налоговый учёт и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов.