Смерть сотрудника — тяжёлое событие не только для его семьи‚ но и для организации‚ в которой он работал. Помимо окончательного расчёта с умершим работником‚ работодатель вправе оказать материальную поддержку его родственникам. В этой статье подробно разберём‚ как правильно оформить такую выплату‚ какие бухгалтерские проводки использовать и какие налоговые последствия возникают.
Нормативная база и основания для выплаты
Материальная помощь родственникам умершего сотрудника не является обязанностью работодателя по закону — это добровольная выплата. Основаниями для неё могут служить:
- коллективный договор или локальный нормативный акт организации (положение об оплате труда‚ положение о материальной помощи);
- заявление родственников умершего работника;
- приказ (распоряжение) руководителя организации.
Для оформления выплаты родственники обычно предоставляют:
- заявление о выплате материальной помощи;
- копию свидетельства о смерти;
- документы‚ подтверждающие родство (свидетельство о браке‚ о рождении и т.д.);
- реквизиты для перечисления денежных средств.
На основании этих документов руководитель издаёт приказ о выплате материальной помощи‚ который служит первичным документом для бухгалтерии.
Бухгалтерские проводки
Поскольку материальная помощь выплачивается лицу‚ не состоящему в трудовых отношениях с организацией‚ расчёты с получателем отражаются на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Сама выплата относится к прочим расходам организации (счёт 91.2)‚ так как не связана с производственной деятельностью.
Основные проводки
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислена материальная помощь родственникам умершего сотрудника | 91.2 | 76 |
| Удержан НДФЛ (если выплата не освобождается от налога) | 76 | 68.1 |
| Выплачена материальная помощь из кассы | 76 | 50 |
| Материальная помощь перечислена на банковскую карту получателя | 76 | 51 |
| Перечислен НДФЛ в бюджет | 68.1 | 51 |
Если материальная помощь выплачивается за счёт нераспределённой прибыли прошлых лет (по решению учредителей)‚ проводка будет следующей:
- Дт 84 — Кт 76 — начислена материальная помощь за счёт нераспределённой прибыли.
Налогообложение выплаты
НДФЛ
Согласно пункту 8 статьи 217 НК РФ‚ не облагается НДФЛ единовременная материальная помощь‚ оказываемая работодателем членам семьи умершего работника (или бывшего работника‚ вышедшего на пенсию). К членам семьи в данном случае относятся супруг (супруга)‚ родители‚ дети‚ усыновители и усыновлённые.
Если выплата производится другим родственникам (братьям‚ сёстрам‚ бабушкам‚ дедушкам)‚ то освобождение применяется в пределах 4 000 рублей за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). С суммы превышения необходимо удержать НДФЛ по ставке 13% (или 15% при превышении порога дохода).
Страховые взносы
Материальная помощь‚ выплачиваемая родственникам умершего сотрудника‚ не облагается страховыми взносами‚ поскольку получатель не состоит с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях (ст. 420 НК РФ). Кроме того‚ подпункт 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ прямо освобождает от взносов единовременную материальную помощь в связи со смертью члена (членов) семьи работника.
Налог на прибыль
Материальная помощь не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). В бухгалтерском учёте расход признаётся‚ а в налоговом — нет‚ что приводит к возникновению постоянной разницы и постоянного налогового обязательства (при применении ПБУ 18/02):
- Дт 99 — Кт 68.4 — отражено постоянное налоговое обязательство.
Пример оформления в учёте
Организация по приказу руководителя выплатила вдове умершего сотрудника единовременную материальную помощь в размере 50 000 рублей. Проводки:
- Дт 91.2, Кт 76 — 50 000 руб., начислена материальная помощь;
- Дт 76 — Кт 51 — 50 000 руб., помощь перечислена на карту вдовы.
НДФЛ не удерживается‚ так как супруга является членом семьи умершего работника. Страховые взносы также не начисляются.
Рекомендации для бухгалтера
- Закрепите порядок и размеры материальной помощи в локальном нормативном акте организации.
- Обязательно оформляйте приказ руководителя с указанием суммы‚ получателя и основания выплаты.
- Проверяйте степень родства получателя, от этого зависит порядок налогообложения НДФЛ.
- Храните копии подтверждающих документов (свидетельство о смерти‚ документы о родстве) вместе с первичными документами.
- Отражайте выплату в отчёте 6-НДФЛ‚ если она подлежит налогообложению частично или полностью.
Выплата материальной помощи родственникам умершего сотрудника — это не только проявление социальной ответственности работодателя‚ но и операция‚ требующая грамотного документального оформления и корректного отражения в учёте. Правильное применение проводок (Дт 91.2 — Кт 76) и налоговых льгот позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и оказать поддержку семье работника в трудный период.