Потеря близкого человека — тяжёлое событие, и многие работодатели поддерживают сотрудников в такой ситуации материально. Однако у бухгалтеров и кадровиков возникает закономерный вопрос: как правильно оформить такую выплату и нужно ли начислять на неё страховые взносы и НДФЛ? Разберёмся подробно.
Кому может выплачиваться материальная помощь
Законодатель не устанавливает закрытый перечень родственников, в связи с утратой которых сотруднику может быть оказана материальная помощь. Однако для целей налогообложения ключевое значение имеет понятие «член семьи». Согласно ст. 2 и абз. 3 ст. 14 Семейного кодекса РФ, к членам семьи относятся:
- супруги (муж или жена);
- родители (в т.ч. усыновители);
- дети (в т.ч. усыновлённые).
Остальные лица — дедушки, бабушки, внуки, родные и неполнородные братья и сёстры — признаются родственниками, но не членами семьи. Это разграничение принципиально важно для расчёта страховых взносов и НДФЛ.
Перечень лиц, в связи со смертью которых выплачивается помощь, может быть закреплён:
- в отраслевом или территориальном соглашении (ч. 8, 9 ст. 45, ч. 3, 7–10 ст. 48 ТК РФ);
- в коллективном договоре (ч. 1 ст. 40 ТК РФ);
- в локальном нормативном акте организации, например в положении о материальной помощи (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Размер выплаты
Максимальная сумма материальной помощи законодательно не ограничена — она зависит от финансовых возможностей организации. Минимальные размеры могут устанавливаться отраслевыми соглашениями или локальными актами компании. Выплата финансируется за счёт нераспределённой прибыли прошлых лет или прибыли текущего года. В налоговые расходы материальную помощь включить нельзя (ст. 270 НК РФ).
Порядок оформления выплаты
Шаг 1. Заявление сотрудника
Работник подаёт заявление в произвольной форме на имя руководителя. В нём указываются:
- Ф.И.О;, должность и структурное подразделение сотрудника;
- просьба об оказании материальной поддержки;
- основание — смерть члена семьи или родственника с указанием степени родства;
- реквизиты банковского счёта (при безналичной выплате).
Шаг 2. Подтверждающие документы
К заявлению прилагаются:
- копия свидетельства о смерти;
- документ, подтверждающий родство (свидетельство о заключении брака, свидетельство о рождении и т. п.).
Эти документы необходимы в т.ч. для подтверждения обоснованности выплаты перед налоговыми органами.
Шаг 3. Приказ руководителя
На основании заявления издаётся приказ в произвольной форме, в котором указываются: Ф.И.О. и должность работника, основание выплаты, её размер, срок и способ перечисления, а также поручения ответственным лицам (например, главному бухгалтеру).
Страховые взносы: главные правила
Смерть члена семьи
Единовременная материальная помощь работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи не облагается страховыми взносами в полном размере — независимо от суммы. Основание — пп. 3 п. 1 ст; 422 НК РФ. Это же правило действует и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве.
Смерть иных родственников
Если умерший не являлся членом семьи работника (например, бабушка, дедушка, брат, сестра), то материальная помощь не облагается взносами только в пределах 4 000 рублей за календарный год на одного работника (п. 11 ст. 422 НК РФ). С суммы превышения страховые взносы начисляются в общем порядке. Такую позицию подтверждает и Социальный фонд России (СФР).
НДФЛ с материальной помощи
Правила по НДФЛ аналогичны (п. 8 ст. 217 НК РФ):
- Член семьи: единовременная выплата не облагается НДФЛ полностью и не отражается в расчёте 6-НДФЛ. Если в течение года помощь выплачивалась несколько раз в связи со смертью разных членов семьи (например, сначала отца, затем матери), каждая выплата освобождается от налога, поскольку основания разные.
- Иные родственники: НДФЛ не облагается сумма до 4 000 рублей в год (п. 28 ст. 217 НК РФ), с превышения налог удерживается. В справке о доходах такая выплата отражается с кодом дохода «2760».
Важно: льгота распространяется и на бывших сотрудников — пенсионеров, которым помощь выплачивается в связи со смертью члена семьи.
- Матпомощь в связи со смертью члена семьи (супруга, родителя, ребёнка) полностью освобождается от страховых взносов и НДФЛ при условии единовременности выплаты.
- Помощь в связи со смертью других родственников не облагается взносами и НДФЛ лишь в пределах 4 000 рублей в год.
- Для обоснования льготы необходимы заявление работника, приказ руководителя, копия свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство.
- Перечень родственников и условия выплат целесообразно закрепить в локальном нормативном акте или коллективном договоре, это поможет избежать споров с сотрудниками и претензий контролирующих органов.
Грамотное оформление материальной помощи позволяет работодателю поддержать сотрудника в трудную минуту, не создавая при этом налоговых рисков для организации.