Смерть сотрудника — это тяжелое испытание для коллектива и серьезная правовая процедура для работодателя. Трудовое и налоговое законодательство РФ предусматривает обязательные и добровольные выплаты родственникам умершего, а также регулирует порядок их оформления. В данной статье подробно разберем, как правильно выплатить материальную помощь, какие документы нужны, как рассчитать НДФЛ и страховые взносы, и какие изменения актуальны на 2026 год.

Правовые основания выплаты

Источниками права на выплату материальной помощи (матпомощи) в связи со смертью работника являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 196, 236) — регулирует сроки и порядок выплаты заработной платы и компенсаций наследнику.
• Налоговый кодекс РФ (п. 8 ст. 217) — определяет налоговые льготы по НДФЛ на выплаты в связи со смертью.
• Федеральный закон № 212-ФЗ (ст. 9, п. 1 п. 1 ст. 422) — регулирует исчисление страховых взносов.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации — Положение о материальной помощи, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка. Важно: если в ЛНА выплата не закреплена, работодатель не обязан ее производить (кроме случаев, предусмотренных коллективным договором). Основанием для приказа может стать решение учредителя/собрания учредителей.

Виды выплаты и круг получателей

Необходимо четко разграничивать два сценария:

Смерть сотрудника (выплаты членам семьи/наследникам)

В этом случае выплачиваются:

1. Заработная плата и компенсации (ст. 196 ТК РФ): невыплаченная зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по итогам года и др. Выплачиваются наследнику на основании заявления и свидетельства о праве на наследство (или нотариального свидетельства). Не подлежат удержанию НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ) и страховым взносам.
2. Материальная помощь членам семьи умершего (п. 8 ст. 217 НК РФ): единовременная выплата в любом размере (если зафиксировано в ЛНА) супругу, детям, родителям и иждивенцам. Имеет налоговые льготы (см. ниже).
3. Похоронное пособие (ФЗ-212, ст. 10): выплачивается лицом, оплачивавшим похороны, за счет средств ФСС (СФР). В 2026 году размер фиксирован и индексируется ежегодно.

Смерть близкого родственника у сотрудника (выплата сотруднику)

Это поддержка действующего работника (или бывшего — пенсионера) в связи со смертью члена его семьи. Оформляется на основании заявления сотрудника и свидетельства о смерти. Размер определяется ЛНА.

Налогообложение НДФЛ: ключевые правила 2026 года

Это самый сложный момент бухгалтерии. Правила разнятся в зависимости от кто получатель и по какому основанию выплачиваются деньги.

Выплата членам семьи умершего сотрудника (п. 8 ст. 217 НК РФ)

• Освобождение от НДФЛ: выплаты в связи со смертью работника (бывшего работника-пенсионера) членам его семьи полностью освобождены от НДФЛ без ограничения по сумме.
• Условие: выплата должна быть закреплена в ЛНА (коллективном договоре, положении о матпомощи).

Выплата сотруднику в связи со смертью родственника

Здесь действует правило «по каждому случаю отдельно» (подтверждено судебной практикой и разъяснениями ФНС, актуально на 2026 год):

• Налоговая база уменьшается на сумму выплаты, но не более 4 000 рублей в налоговом периоде (календарный год) по каждому случаю смерти родственника.
• Если выплаты были по одному случаю (например, дважды по смерти матери), вычет 4 000 руб. дается только один раз.

Выплата бывшему сотруднику (пенсионеру) в связи со смертью родственника

Аналогично действующим сотрудникам: вычет 4 000 руб. на каждый случай смерти. Если выплата в связи со смертью самого пенсионера его членам семьи — полное освобождение от НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ).

Страховые взносы (Страховые взносы в СФР)

Порядок исчисления взносов зависит от основания выплаты (ст. 422 НК РФ, ст. 9 ФЗ-212):

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Шаг 1. Проверка локальных нормативных актов (ЛНА)

Убедитесь, что в Коллективном договоре или Положении о материальной помощи прописано:

• Основания для выплаты (смерть сотрудника, смерть родственника сотрудника).
• Круг получателей (кто считается членом семьи/родственником).
• Размер выплаты (фиксированная сумма, процент от оклада, диапазон «от — до»).
• Сроки выплаты.

Если пункта нет, выплата возможна только по решению учредителя/генерального директора (в рамках его полномочий), но это создает риски при проверках.

Шаг 2. Сбор пакета документов от получателя

Минимальный пакет для бухгалтерии и отчетности:

• Заявление от получателя (сотрудника или наследника/члена семьи умершего) с указанием реквизитов счета для перевода.
• Свидетельство о смерти (оригинал для проверки, копия в дело).
• Документы, подтверждающие родственные отношения: свидетельство о браке/рождении, паспорт (для подтверждения фамилии), решение суда об установлении факта родства (при необходимости).
• Свидетельство о праве на наследство / Нотариальное свидетельство — обязательно для выплаты зарплаты и компенсаций по ст. 196 ТК РФ (наследнику). Для матпомощи членам семьи по п. 8 ст. 217 НК РФ нотариальное свидетельство не требуется, достаточно документов о родстве.

Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) руководителя

Приказ готовится на основании заявления и ЛНА. Обязательные реквизиты:

• Наименование организации, дата, номер.
• Основание: «В соответствии с п. X Положения о материальной помощи…», «На основании заявления гражданина Иванова И.И. от № 123».
• Суть приказа: «Оказать материальную помощи Иванову И.И. в связи со смертью матери на сумму 20 000 (Двадцать тысяч) рублей 00 коп.».
• Источник финансирования (средства организации).
• Ответственное лицо (бухгалтер, кадровик).
• Подпись руководителя и знакомство под роспись получателя (или уведомление по почте/ЭДО).

Шаг 4. Бухгалтерский учет и расчет налогов

• Дт 70 / Кт 50 (51, 52) — выплата суммы получателю.
• Дт 70 / Кт 68 (НДФЛ) — удержание налога (если сумма превышает лимит 4 000 руб. или выплата не подходит под п. 8 ст. 217 НК РФ).
• Дт 70 / Кт 69 (Взносы), начисление страховых взносов (если сумма превышает 4 000 руб. на случай для сотрудника).
• В налоговом учете (НУ) расходы по матпомощи учитываются в составе расходов на социальную сферу (п. 2 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных ЛНА (но не более 4 000 руб. на сотрудника в год на все виды матпомощи суммарно, п. 3 п. 1 ст. 255 НК РФ). Важно: выплаты членам семьи умершего по п. 8 ст. 217 НК РФ в НУ не ограничены лимитом 4 000 руб., они полностью относятся на расходы (судебная практика).

Шаг 5. Сроки выплаты

• Зарплата и компенсации (ст. 196 ТК РФ): в день обращения наследника с заявлением и документами. Просрочка грозит моральным вредом и пени (ст. 236 ТК РФ).
• Материальная помощь: сроки устанавливаются ЛНА. Если сроков нет — в «разумный срок» (обычно до следующего зарплатного дня или в день похорон). Рекомендуется указывать в Приказе конкретную дату выплаты.

Особенности оформления в 2026 году (актуальные нюансы)

1. Электронный документооборот (ЭДО): Заявление и приказ можно оформить в ЭДО с использованием усиленной/квалифицированной ЭЦП. Копия свидетельства о смерти сканируется и прикрепляется к делу.
2. Перевод на карту «Мир» / СБП: Выплаты физлицам предпочтительно производить безналично. При выплате наследнику — на счет, указанный в заявлении/свидетельстве о праве на наследство.
3. Учет в СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ: Материальная помощь не отражается в СЗВ-ТД (нет записи о трудовой функции). В СЗВ-СТАЖ не влияет.
4. Проверка родства: Налоговая может запросить документы, подтверждающие родство (особенно для братьев/сестер, дедушек/бабушек, если они иждивенцы). Готовьте пакет заранее.
5. Индексация похоронного пособия: На 2026 год размер пособия за счет СФР установлен в фиксированной сумме (индексируется ежегодно 1 февраля). Работодатель не платит его из своего кармана, но помогает оформить документы родственникам.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие основания в ЛНА: выплата «по доброте» без приказа/положения — риск признания расходов неэкономически обоснованными (НУ) и доходами в виде материального выгоды (НДФЛ 13/30%).
• Суммирование вычетов 4 000 руб. по одному случаю: если сотрудник получил матпомощь дважды по смерти одного родственника (например, сразу и через год на поминках) — вычет дается только один раз.
• Неудержание НДФЛ/взносов с превышения 4 000 руб.: частая ошибка — освобождать всю сумму. Освобождается только 4 000 руб. на случай (для сотрудника).
• Путаница между «членом семьи» и «родственником»: Для п. 8 ст. 217 НК РФ (полное освобождение) важно, что умер сотрудник, а получатели, члены его семьи. Если умер родственник сотрудника — действует лимит 4 000 руб.
• Выплата в конверте: недопустима для налогового учета и контроля СФР/Налоговой. Только безналичный расчет.

Пример расчета (Сценарий: Смерть матери у сотрудника)

Условия: Сотрудник Иванов. В Положении о матпомощи: «В связи со смертью близкого родственника, 15 000 руб.». Мать умерла в октябре 2026 г. Ранее в 2026 г. матпомощи не получал.

1. Сумма выплаты: 15 000 руб.
2. НДФЛ: Вычет 4 000 руб. (один случай смерти). Налоговая база = 15 000 ‒ 4 000 = 11 000 руб. НДФЛ = 11 000 * 13% = 1 430 руб. (при доходе до 5 млн руб./год). К выплате на карту: 15 000 ー 1 430 = 13 570 руб.
3. Страховые взносы: База = 15 000 ‒ 4 000 = 11 000 руб. Взносы (30% в 2026 г. для основных тарифов) = 3 300 руб. (платит работодатель сверху).
4. Налог на прибыль: Расход 15 000 руб. + 3 300 руб. (взносы) = 18 300 руб. — уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (в пределах лимита 4 000 руб. на сотрудника в год на все матпомощи суммарно для НУ, но судебная практика позволяет учитывать полностью, если закреплено в ЛНА — требует обоснования).

Резюме

Выплата материальной помощи в связи со смертью, это зона высокой ответственности кадрового и бухгалтерского учета. Главные правила на 2026 год:

• Обязательно закрепите порядок и размеры в Локальных нормативных актах.
• Четко разделяйте: помощь семье умершего сотрудника (НДФЛ 0%, Взносы 0%, любой размер) и помощь сотруднику по смерти родственника (НДФЛ/Взносы с суммы > 4 000 руб. на случай).
• Собирайте полный пакет документов (заявление, свидетельство о смерти, документы о родстве, наследственное свидетельство — для зарплаты).
• Издавайте Приказ до перевода денег.
• Соблюдайте сроки: зарплату наследнику — в день обращения, матпомощь — по срокам ЛНА.

Грамотное оформление защитит компанию от налоговых начислений, штрафов и судебных споров с наследниками, а также проявит гуманный подход к сотрудникам в трудную жизненную ситуацию.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство может меняться. Для принятия решений в конкретной ситуации обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу трудового права.