На практике нередко возникает ситуация, когда административный штраф выписан не на организацию, а на её сотрудника или должностное лицо — например, за нарушение правил дорожного движения на служебном автомобиле, за нарушения, выявленные надзорными органами в ходе проверки, и в иных случаях. Работодатель нередко принимает решение оплатить такой штраф из собственных средств. Рассмотрим, правомерно ли это и какие налоговые последствия возникают.
Может ли организация оплатить штраф за сотрудника
Да, организация вправе оплатить из собственных средств штраф, выставленный не самой организации, а её должностному лицу или работнику. Прямого запрета на такую оплату законодательство не содержит. Однако важно понимать, что подобная выплата влечёт определённые последствия по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховым взносам.
НДФЛ с суммы оплаченного штрафа
По вопросу удержания НДФЛ позиции контролирующих ведомств исторически расходились:
- Позиция Минфина России. Расходы на оплату административного штрафа рассматриваются как ущерб, нанесённый работодателю действиями сотрудника. Если организация отказывается взыскивать сумму штрафа с виновного работника, у последнего возникает доход в натуральной форме, с которого необходимо удержать НДФЛ.
- Позиция ФНС России. Налоговая служба в ряде разъяснений указывала, что если организация не взыскивает сумму штрафа с сотрудника, допустившего нарушение, дохода в натуральной форме у него не возникает, а значит, оснований для начисления НДФЛ нет.
При этом следует учитывать, что право давать разъяснения по применению законодательства о налогах и сборах закреплено за Минфином России, а налоговые инспекции обязаны руководствоваться письменными разъяснениями финансового ведомства. Поэтому безопасный вариант, удержать НДФЛ с суммы штрафа, оплаченного за сотрудника, и начислить страховые взносы. Это позволит избежать споров при проверках.
Страховые взносы
Если организация оплачивает штраф за работника и не взыскивает его стоимость, такая выплата рассматривается как выплата в рамках трудовых отношений и, как правило, облагается страховыми взносами. Отказ от начисления взносов может привести к доначислениям, пеням и штрафам по итогам проверки.
Налог на прибыль
Важный момент: суммы административных штрафов, а также расходы на их оплату за сотрудников, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Согласно статье 270 НК РФ, расходы в виде штрафов и иных санкций, перечисляемых в бюджет, а также оплата подобных платежей за физических лиц не учитываются при налогообложении прибыли.
Альтернатива: взыскание ущерба с работника
Вместо безвозмездной оплаты штрафа организация может взыскать сумму с виновного сотрудника как материальный ущерб. В этом случае:
- дохода у работника не возникает, НДФЛ и взносы не начисляются;
- удержание производится в пределах, установленных трудовым законодательством (как правило, не более среднего месячного заработка, если не наступает полная материальная ответственность);
- оформляется приказ руководителя о взыскании, при необходимости — соглашение с работником о добровольном возмещении.
Риски при налоговых проверках
Практика показывает, что налоговые органы внимательно проверяют выплаты в пользу физических лиц. Если организация не включила выплаты работникам в базу по НДФЛ и не представила подтверждающие документы (например, авансовые отчеты), инспекция вправе признать такие суммы доходом работников и доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штраф. Суды, как правило, поддерживают налоговые органы, если налогоплательщик не может документально подтвердить целевой характер выплат.
- Оплатить штраф за сотрудника организация вправе, но с суммы следует удержать НДФЛ и начислить страховые взносы — это наиболее безопасный подход.
- В расходы по налогу на прибыль такие суммы не включаются.
- Альтернативный вариант — взыскать сумму штрафа с виновного работника в порядке возмещения материального ущерба.
- Все операции необходимо правильно оформить документально: приказ, платёжные документы, отражение в учёте и в расчёте 6-НДФЛ.
- При спорных ситуациях целесообразно запросить письменное разъяснение Минфина или ФНС либо проконсультироватся с профильным специалистом.
Таким образом, оплата штрафа за сотрудника — допустимая, но требующая грамотного налогового и бухгалтерского оформления операция. Соблюдение изложенных рекомендаций поможет избежать претензий со стороны контролирующих органов.