В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) выплата аванса — одна из самых частых операций расчетчиков. В статье подробно разберем, каким документом начисляется аванс, какие существуют способы его расчета, как настроить программу и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что такое аванс и как он отражается в 1С:ЗУП
По Трудовому кодексу РФ зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Выплату за первую половину месяца принято называть авансом. В 1С:ЗУП аванс может рассчитываться двумя способами:
- Фиксированной суммой или процентом от оклада (тарифа), без расчета фактически отработанного времени;
- Расчетом за первую половину месяца — исходя из фактически отработанного времени с 1 по 15 число.
Настройка способа расчета аванса
Способ выплаты аванса задается в нескольких местах:
- По подразделению: в карточке подразделения можно задать отличающийся порядок выплаты.
- По сотруднику: в документах приема на работу, кадрового перевода или в документе «Изменение оплаты труда» можно указать индивидуальный размер аванса (суммой или процентом).
Документ «Начисление за первую половину месяца»
Если аванс рассчитывается по фактически отработанному времени, используется документ «Начисление за первую половину месяца». Найти его можно в разделе Зарплата → Начисление за первую половину месяца или Зарплата → Все начисления.
Порядок заполнения документа
- Создайте новый документ кнопкой «Создать».
- Укажите организацию и месяц начисления.
- Поле «Начислить за» заполняется автоматически — первая половина месяца (с 1 по 15 число).
- Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет сотрудников, у которых в настройках указан аванс «расчетом за первую половину месяца», и рассчитает суммы исходя из отработанного времени по графику работы.
- При необходимости можно добавить сотрудника вручную кнопкой «Добавить» или подобрать через «Подбор».
- Проверьте расчет, нажав на сотрудника — по кнопке «Подробнее» или в расшифровке видно, из каких начислений сложилась сумма.
- Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».
Что учитывается при расчете
В документ попадают плановые начисления сотрудника (оклад, надбавки, доплаты), рассчитанные пропорционально отработанному времени за первую половину месяца. Также учитываются отсутствия (отпуска, больничные, командировки), зарегистрированные соответствующими документами. При необходимости в настройках вида расчета можно указать, входит ли начисление в расчет аванса (флажок «Начисляется при расчете первой половины месяца» в карточке начисления: Настройка → Начисления).
Аванс фиксированной суммой
Если аванс задан суммой или процентом, отдельный документ начисления не создается. Сумма аванса подтягивается сразу в ведомость на выплату:
- Перейдите в раздел Выплаты → Ведомости в банк (в кассу, через раздатчика, на счета).
- Создайте ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
- Нажмите «Заполнить», табличная часть заполнится сотрудниками с суммами аванса, заданными в кадровых документах.
НДФЛ с аванса
С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса. В 1С:ЗУП при выплате аванса через ведомость налог рассчитывается автоматически. При расчете аванса документом «Начисление за первую половину месяца» НДФЛ исчисляется в этом документе, а удерживается при выплате. Убедитесь, что в учетной политике организации корректно настроены даты выплаты аванса и зарплаты — от них зависит формирование уведомлений по НДФЛ и отчетности 6-НДФЛ.
Типичные ошибки и их решение
- Документ не заполняется сотрудниками, проверьте, что в настройках организации или сотрудника выбран способ аванса «Расчетом за первую половину месяца».
- Сумма аванса меньше ожидаемой — возможно, у сотрудника были отсутствия (отпуск, больничный), которые уменьшили отработанное время.
- Начисление не попадает в аванс — откройте вид расчета (Настройка → Начисления) и установите флажок начисления при расчете первой половины месяца.
- Неверная дата выплаты — проверьте настройки в карточке организации, от даты зависит расчет НДФЛ.
Документ «Начисление за первую половину месяца» — основной инструмент расчета аванса в 1С:ЗУП при расчетном методе. При авансе фиксированной суммой начисление происходит автоматически в ведомости на выплату. Корректная настройка способа расчета аванса на уровне организации, подразделений и сотрудников позволяет полностью автоматизировать процесс и избежать ошибок при расчете НДФЛ и формировании отчетности.