По статье 236 Трудового кодекса РФ при нарушении сроков выплаты заработной платы (включая аванс) работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день задержки. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) есть специальный документ для таких случаев, однако при задержке именно аванса есть важные особенности, которые нужно учитывать.

Особенность расчета компенсации за задержку аванса в 1С:ЗУП

Важно понимать: в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 автоматический расчет компенсации реализован только для задержки зарплаты за вторую половину месяца. Автоматически рассчитать компенсацию за задержку аванса или межрасчетных выплат программа не сможет — сумму придется рассчитать и ввести в документ вручную.

Формула расчета компенсации:

Компенсация = Сумма задержанного аванса × (Ключевая ставка ЦБ / 150) × Количество дней задержки

Дни задержки считаются со дня, следующего за установленным сроком выплаты, по день фактической выплаты включительно.

Пошаговая инструкция по начислению компенсации

Шаг 1. Рассчитайте сумму компенсации вручную

Определите сумму задержанного аванса, количество дней просрочки и актуальную ключевую ставку ЦБ РФ. Например, при задержке аванса 30 000 руб. на 5 дней при ставке 16%:

30 000 × (16% / 150) × 5 = 160 руб.

Шаг 2. Создайте документ «Компенсация за задержку зарплаты»

Документ находится в разделе Зарплата → Компенсация за задержку зарплаты. Создайте новый документ и заполните его:

• Месяц, месяц регистрации компенсации;
• Дата — дата документа;
• Организация — ваша организация;
• Зарплата за — месяц, за который задержана выплата;
• Выплата — укажите, когда планируется выплатить компенсацию: С зарплатой, С авансом или В межрасчетный период.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Добавьте сотрудников в табличную часть документа. Поскольку речь идет о задержке аванса, автоматический расчет не сработает, сумму компенсации для каждого сотрудника укажите вручную в соответствующей колонке.

Шаг 4. Проверьте НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за задержку зарплаты не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). По умолчанию в 1С:ЗУП компенсация также не облагается страховыми взносами, однако позиция Минфина по этому вопросу может отличаться, при необходимости настройте обложение взносами в параметрах вида расчета.

Шаг 5. Выплатите компенсацию

Порядок выплаты зависит от выбранного варианта в поле «Выплата»:

• С зарплатой или с авансом — сумма компенсации автоматически попадет в ведомость при формировании документа «Ведомость на выплату зарплаты» по соответствующему виду выплаты. Отдельную ведомость создавать не нужно.
• В межрасчетный период — потребуется создать отдельную ведомость на выплату, куда будет включена рассчитанная компенсация.

Частые вопросы

Почему документ не рассчитывается автоматически?

Это нормальное поведение программы: автоматический расчет работает только для задержки зарплаты за вторую половину месяца. Для аванса сумма вводится вручную.

Компенсация отображается в расчетном листке при увольнении, это правильно?

Если компенсация по задержке аванса некорректно отображается в записке-расчете при увольнении, проверьте настройки вида начисления и месяц регистрации документа. При необходимости скорректируйте движения документа.

Начислить компенсацию за задержку аванса в 1С:ЗУП 3.1 можно через документ «Компенсация за задержку зарплаты», однако сумму придется рассчитать самостоятельно по формуле с учетом ключевой ставки ЦБ РФ и ввести вручную. Выплата производится вместе с зарплатой, авансом или отдельной ведомостью в межрасчетный период. Своевременное и корректное отражение компенсации поможет избежать претензий со стороны сотрудников и контролирующих органов.