Многие компании предоставляют сотрудникам бесплатное питание или компенсируют его стоимость. Это повышает привлекательность работодателя и снижает потери рабочего времени. Однако для бухгалтера такая компенсация означает дополнительную работу и ряд вопросов, связанных с налогообложением: нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы? Разберёмся подробно.
Как работодатель может организовать питание сотрудников
Законодательно способы предоставления бесплатного питания не установлены, поэтому компания вправе выбрать любой удобный вариант:
- выплата денежных компенсаций на питание;
- доставка готовых обедов в офис (кейтеринг);
- обслуживание сотрудников на предприятии общепита по заранее заключённому договору;
- предоставление бесплатных обедов в собственной столовой компании;
- корпоративные чай, кофе, печенье и другие продукты для персонала.
Компенсация может предоставляться как в натуральной, так и в денежной форме. От выбранного способа зависят бухгалтерский учёт и порядок налогообложения.
Значение локальных нормативных актов и договоров
Условия предоставления бесплатного питания могут регулироваться:
- коллективным договором;
- трудовым договором с работником;
- положением или иным локальным нормативным актом (ЛНА).
Если условие закреплено в ЛНА, работодатель обязан сделать на него отсылку в трудовом договоре либо прописать условие о бесплатном питании непосредственно в договоре как дополнительное условие, не ухудшающее положение работника по сравнению с законом.
В этом случае стоимость питания считается частью заработной платы (в денежном или натуральном выражении) и списывается на себестоимость в составе расходов на оплату труда (ПБУ 10/99). Если же затраты на питание в договорах не зафиксированы, их относят на прочие расходы за счёт чистой прибыли;
Что следует определить в ЛНА или договоре
- сумму, на которую может быть предоставлено бесплатное питание на одного работника;
- порядок персонализации расходов;
- время и место получения питания;
- форму фиксации и контроля — талоны, пропуска, порядок их выдачи;
- порядок выплаты компенсации в денежной форме;
- порядок удержания НДФЛ из заработной платы работников.
НДФЛ с компенсации за питание
Компенсация затрат на питание, в натуральном или денежном виде — является доходом сотрудника. В общем случае с неё нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Однако есть исключения.
Ключевой критерий — возможность персонифицировать доход под конкретного сотрудника:
- Денежная компенсация стоимости питания всегда персонифицирована, поэтому выплачивается с удержанием НДФЛ.
- Бесплатное питание, это доход работника в натуральной форме. Если индивидуальный учёт ведётся (например, с помощью талонов), НДФЛ удерживается с суммы такого дохода.
- База для начисления НДФЛ — стоимость предоставленного питания, определяемая по рыночным ценам, включая НДС.
- НДФЛ удерживается из любых денежных выплат работнику (например, из заработной платы).
Когда НДФЛ удерживать не нужно
Если персонифицировать доход невозможно, облагаемого дохода не возникает. Типичные примеры:
- работодатель приобретает чай, кофе, печенье для сотрудников, и учёт индивидуального потребления не ведётся (это подтверждают письма Минфина);
- питание организовано в формате шведского стола — определить размер дохода каждого сотрудника невозможно, а значит, удержать НДФЛ нельзя.
При этом следует учитывать, что налоговые органы могут требовать ведения персонифицированного учёта, поэтому выбранный порядок важно закрепить документально.
Страховые взносы
С компенсации стоимости питания, предусмотренной трудовым или коллективным договором, необходимо начислить страховые взносы, поскольку такая выплата производится в рамках трудовых отношений. Это касается как денежной компенсации, так и персонифицированной стоимости бесплатного питания.
Если же доход работника невозможно персонифицировать (шведский стол, общие чай и кофе), база для начисления взносов отсутствует — аналогично ситуации с НДФЛ.
- Компенсация за питание в денежной форме всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами.
- Бесплатное питание облагается НДФЛ и взносами, если стоимость можно персонифицировать на конкретного работника (талоны, пропуска, учёт).
- Если персонификация невозможна (шведский стол, общие напитки и сладости), ни НДФЛ, ни взносы не начисляются.
- Условия предоставления питания следует закрепить в трудовом, коллективном договоре или ЛНА — это влияет и на бухгалтерский учёт, и на налоговые риски.
Грамотно оформленные документы и продуманная система учёта помогут компании избежать споров с налоговыми органами и оптимизировать расходы на питание персонала.