Командировки — неотъемлемая часть работы многих компаний. Работодатель обязан компенсировать сотруднику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома, и выплачивает суточные. Однако не вся сумма суточных освобождаеться от налогообложения. Разберёмся, когда с суточных нужно удерживать НДФЛ и как правильно отразить это в отчётности.
Что такое суточные и какие нормы установлены законом
Суточные — это денежные средства, которые работодатель выплачивает работнику для компенсации дополнительных расходов во время служебной командировки (питание, мелкие бытовые нужды и т.д.).
Налоговый кодекс РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ) устанавливает лимиты, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ:
- 700 рублей — за каждый день командировки по территории России;
- 2 500 рублей — за каждый день заграничной командировки.
Всё, что выплачено сверх этих норм, считается сверхнормативными суточными и облагается НДФЛ по стандартной ставке (13% или 15% при превышении дохода установленного порога).
Пример расчёта НДФЛ со сверхнормативных суточных
Допустим, компания по внутреннему положению о командировках выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Сотрудник был в командировке по России 5 дней и получил 5 000 рублей.
- Необлагаемый лимит: 700 × 5 = 3 500 рублей;
- Сверхнормативная часть: 5 000 − 3 500 = 1 500 рублей;
- НДФЛ: 1 500 × 13% = 195 рублей.
Именно 195 рублей бухгалтерия должна удержать и перечислить в бюджет.
Когда возникает доход и когда удерживать налог
Это один из самых важных моментов. Датой фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт сотрудника после возвращения из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Удержать НДФЛ нужно при ближайшей выплате денежных средств работнику (например, при выдаче зарплаты), а перечислить — в общие сроки уплаты НДФЛ налоговым агентом.
Страховые взносы со сверхнормативных суточных
Помимо НДФЛ, суммы превышения облагаются и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. Нормы те же: 700 рублей для командировок по России и 2 500 рублей для зарубежных поездок.
Исключение, взносы на травматизм (НС и ПЗ): суточные в размерах, установленных локальным актом организации, ими не облагаются.
Как отразить сверхнормативные суточные в расчёте 6-НДФЛ
Компании и ИП, перечисляющие доходы сотрудникам, ежеквартально подают в налоговую инспекцию расчёт 6-НДФЛ. Сверхнормативные суточные отражаются следующим образом:
- Раздел 1, сумма удержанного налога включается в общие показатели по срокам перечисления;
- Раздел 2 — доход отражается в том периоде, к которому относится последний день месяца утверждения авансового отчёта, с указанием налоговой базы и исчисленного НДФЛ.
Суточные в пределах норматива в расчёте 6-НДФЛ не показываются, так как не являются налогооблагаемым доходом.
Практические рекомендации работодателю
- Закрепите размеры суточных в положении о командировках или коллективном договоре;
- Требуйте от сотрудников своевременной сдачи авансовых отчётов — от даты их утверждения зависит момент признания дохода;
- Контролируйте превышение лимитов и корректно исчисляйте НДФЛ и взносы;
- Помните: для однодневных командировок суточные по России не выплачиваются, а компенсации вместо них могут облагаться налогом (хотя есть судебная практика в пользу работодателей).
Суточные сверх норм (700 руб. по РФ и 2 500 руб. за рубежом) облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Доход признаётся на последний день месяца утверждения авансового отчёта, налог удерживается при ближайшей выплате и отражается в расчёте 6-НДФЛ. Грамотное ведение учёта и соблюдение сроков помогут избежать претензий налоговых органов, пеней и штрафов.