Патентная система налогообложения (ПСН) остается одним из самых популярных режимов для малого бизнеса в России благодаря фиксированной стоимости патента и отсутствию необходимости вести полноценный учет доходов и расходов. Однако найм сотрудников существенно меняет расчет обязательных платежей. В этой статье подробно разберем‚ из чего складывается налоговая нагрузка ИП на патенте с работниками на 2026 год.

Основные компоненты платежей ИП на ПСН с персоналом

В отличие от ИП без сотрудников (который платит только стоимость патента и фиксированные взносы за себя)‚ ИП-работодатель несет расходы по трем направлениям:

• Стоимость патента (налог по ПСН);
• Страховые взносы за самого ИП (фиксированные + 1% сверх 300 тыс. руб. дохода);
• Взносы и налоги по сотрудникам (страховые взносы с зарплат + НДФЛ).

Стоимость патента в 2026 году: как рассчитывается и на что влияет

С 2026 года стоимость патента рассчитывается по обновленным формулам с учетом дефлятора (коэффициента инфляции). Базовая доходность‚ установленная муниципалитетом‚ умножается на коэффициент дефлятора (для 2026 года он составляет 1‚073 относительно базового 2024 года).

Формула стоимости патента:

Стоимость = Базовая доходность × К дефлятора × 6% × Кол-во месяцев действия патента

Важное ограничение: Потенциальный доход (базовая доходность × 12 месяцев) не должен превышать лимит выручки по ПСН. На 2026 год лимит составляет 60 млн рублей в год. С 2027 года он снизится до 15 млн руб.‚ а с 2028 года, до 10 млн руб. Превышение лимита ведет к потере права на патент с начала месяца превышения.

Уменьшение стоимости патента за счет взносов

ИП на ПСН имеет право уменьшить стоимость патента на сумму уплаченных страховых взносов:

• За себя: на 100% уплаченных фиксированных взносов и 1% сверх 300 тыс. руб.
• За сотрудников: на 100% уплаченных страховых взносов с зарплат персонала.

Примечание: Уменьшение производится в налоговом периоде (год)‚ в котором взносы были фактически перечислены в бюджет (по кассовому методу). Если стоимость патента уменьшается до нуля‚ излишек взносов на следующий налоговый период не переносится (сгорает).

Страховые взносы за самого ИП (2026 год)

Независимо от наличия сотрудников‚ ИП платит фиксированные взносы в Пенсионный фонд (СФР) и на ОМС. В 2026 году ставки индексированы:

Дополнительный взнос 1% в ПФР: Если годовой доход ИП по ПСН превышает 300 000 руб.‚ с излишка платится 1% в Пенсионный фонд. Максимальная сумма этого взноса в 2026 году ограничена 277 591 руб. (показатель 2025 г. × коэф. индексации).

Сроки уплаты: Фиксированная часть, до 31 декабря 2026 г.; 1% сверх 300 тыс. — до 1 июля 2027 г.

Расчеты с персоналом: Взносы и НДФЛ

Это самая затратная часть для ИП-работодателя. С каждой зарплаты сотрудника ИП удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы за свой счет.

Страховые взносы с зарплат (за счет ИП)

Общая ставка страховых взносов для стандартных категорий сотрудников составляет 30% от начисленного фонда оплаты труда (ФОТ):

• Пенсионное страхование, 22%;
• Медицинское страхование (ОМС), 5‚1%;
• Социальное страхование (ВНИМ‚ беременность/родительство) — 2‚9%.

Льготная ставка 15‚1% (22% ПФР + 5‚1% ОМС‚ без 2‚9% ВНИМ) применяется к доходам‚ превышающим предел базы по ПФР (в 2026 году предел базы — 2 225 000 руб. в год на одного сотрудника). На сумму сверх лимита платится только 15‚1%.

НДФЛ (удерживается у сотрудника)

С 2025 года введены прогрессивные шкалы НДФЛ для налоговых резидентов РФ. В 2026 году они сохраняются:

• До 2 400 000 руб. в год, 13%;
• От 2 400 000 до 5 000 000 руб., 15%;
• От 5 000 000 до 20 000 000 руб. — 18%;
• От 20 000 000 до 50 000 000 руб., 20%;
• Свыше 50 000 000 руб. — 22%.

Нерезиденты платят 30% (если не предусмотрено иное международными договорами).

Лимиты по ПСН при найме сотрудников

Наличие сотрудников накладывает жесткие ограничения на применение ПСН:

1. Численность персонала: Среднесписочная численность сотрудников не должна превышать 15 человек (включая ИП‚ если он работает по трудовому договору у себя‚ что редкость). Исключение: сезонные работники (до 20 человек в сезон) и работники с ограниченными возможностями здоровья (не учитываются в лимите).
2. Лимит выручки: 60 млн руб. в 2026 году. Учитывается все доходы по ПСН (сумма потенциальных доходностей по всем патентам за год). Фактические поступления на счет не учитываются для проверки лимита‚ только потенциальная доходность.

Последствия превышения: При превышении лимита численности — потеря права на ПСН с начала календарного года. При превышении лимита выручки — с начала месяца‚ в котором произошло превышение. ИП обязан перейти на другую систему (ОСНО‚ УСН‚ АУСН) и сдать декларацию по ПСН.

Отчетность ИП на ПСН с сотрудниками в 2026 году

Наличие персонала резко увеличивает объем отчетности:

В СФР (Пенсионный и Социальный фонды):

• ЕПУ (Ежемесячное сведение о заработной плате) — ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца.
• СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах) — при найме/увольнении в течение 3 рабочих дней.
• СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) — ежемесячно до 15-го числа следующего месяца.
• СЗВ-СТАЖ — ежегодно до 1 марта следующего года.

В налоговую инспекцию (ФНС):

• 6-НДФЛ, ежеквартально (до последнего дня месяца‚ следующего за отчетным кварталом).
• Декларация по ПСН — ежегодно до 30 апреля следующего года (сдается только если есть налог к уплате после уменьшения на взносы‚ либо по требованию ИФНС).
• Уведомление об уменьшении стоимости патента, подается в произвольной форме (через ЛК ИП‚ ЭДО или лично) в налоговом органе‚ выдавшем патент‚ не позднее последнего дня действия патента. Без уведомления уменьшение не засчитают.

Пример расчета нагрузки на 2026 год (упрощенно)

Условия: ИП на ПСН (розничная торговля‚ патент на 12 мес.)‚ 1 сотрудник (кассир)‚ зарплата «на руки» 40 000 руб. в месяц. Потенциальная доходность по патенту за год: 1 200 000 руб.

1. Стоимость патента (налог ПСН): 1 200 000 × 6% = 72 000 руб.
2. Зарплата сотрудника (грязная): Чтобы сотрудник получил 40 000 руб. на руки (13% НДФЛ)‚ начисления = 40 000 / 0‚87 ≈ 45 977 руб. в месяц. Годовой ФОТ = 551 724 руб.
3. Взносы за сотрудника (30%): 551 724 × 30% = 165 517 руб. (платит ИП за свой счет).
4. НДФЛ у сотрудника: 551 724 × 13% = 71 724 руб. (удерживает ИП‚ платит за счет сотрудника).
5. Фиксированные взносы ИП за себя: 83 730 руб.
6. Доп. взнос 1% ИП: (Доход 1‚2 млн ― 300 тыс.) × 1% = 9 000 руб.

• Налог ПСН: 72 000 руб.
• Минус взносы за себя (фикс. + 1%): 83 730 + 9 000 = 92 730 руб.
• Минус взносы за сотрудника: 165 517 руб;

Общая стоимость содержания сотрудника для ИП в год:

ФОТ (551 724) + Взносы 30% (165 517) = 717 241 руб.

При этом налог по ПСН равен 0‚ но ИП должен заплатить все взносы (249 247 руб. за себя и сотрудника) из собственных средств в течение года.

Частые ошибки и риски

• Несвоевременное уведомление об уменьшении патента. Если не подать уведомление до конца срока действия патента‚ налоговая не зачтет взносы‚ и возникнет задолженность по ПСН с пени.
• Оплата зарплаты «в конверте». При проверке это влечет начисление взносов 30% (или 40% за умысел) + НДФЛ 13% + штрафы 20-40% + ст. 199 УК РФ (умышленное неуплаченние налогов).
• Превышение лимита численности. Даже кратковременное превышение 15 человек (например‚ оформление 16-го сотрудника на 1 день) лишает права на ПСН со всего года.
• Игнорирование предельной базы по ПФР. Начисление 30% на всю зарплату высокооплачиваемого специалиста сверх 2‚225 млн руб. приводит к переплате взносов (надо платить 15‚1%).

Работа на патенте с сотрудниками в 2026 году выгодна при правильном планировании. Ключевые преимущества, фиксированный налог (часто обнуляемый за счет взносов за персонал) и упрощенный учет. Главные вызовы — высокая нагрузка на кассовый разрыв (взносы платятся ежемесячно‚ а налог по ПСН уменьшается постфактум) и строгая отчетность в СФР.

Рекомендация: Ведите календарь платежей: взносы за сотрудников — ежемесячно до 28-го числа‚ фиксированные взносы за себя, до 31 декабря‚ 1% сверх 300 тыс. — до 1 июля след. года. Подавайте уведомление об уменьшении патента заранее (например‚ раз в квартал или после каждого крупного платежа взносов)‚ чтобы избежать пени за несвоевременную уплату налога ПСН.

Статья подготовлена на основании НК РФ (гл. 34.6‚ ст. 346.43‚ 346.49‚ 432) и Федерального закона № 212-ФЗ. Данные актуальны на октябрь 2026 года. Перед принятием решений рекомендуется сверить ставки МРОТ‚ пределов баз и дефляторов с актуальными приказами Минэкономразвития и ФНС.