Корректная настройка дат выплаты заработной платы и аванса в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — важный этап подготовки системы к работе. От этих настроек зависит правильность расчета НДФЛ, формирование ведомостей на выплату и соблюдение требований трудового законодательства. В этой статье подробно разберем, где именно устанавливаются даты выплаты и как это сделать правильно.
Зачем нужно указывать даты выплаты зарплаты
Согласно трудовому законодательству, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты выплаты аванса и окончательного расчета устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. В программе 1С:ЗУП эти даты используются для:
- автоматического определения даты фактического получения дохода при расчете НДФЛ;
- формирования ведомостей на выплату зарплаты с корректными планируемыми датами;
- контроля соблюдения сроков выплаты заработной платы;
- корректного отражения данных в отчетности (6-НДФЛ и других формах).
Где установить даты выплаты зарплаты в 1С:ЗУП 8.3
Основная настройка дат выплаты заработной платы выполняется в карточке организации. Порядок действий следующий:
- Откройте раздел «Настройка» в главном меню программы.
- Перейдите в справочник «Организации» и откройте карточку нужной организации.
- Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки».
- Откройте ссылку «Бухучет и выплата зарплаты».
- В открывшейся форме найдите блок, посвященный выплате зарплаты, и укажите:
- дату выплаты зарплаты — число месяца, когда производится окончательный расчет с сотрудниками;
- дату выплаты аванса — число месяца, когда выплачивается зарплата за первую половину месяца.
- Сохраните настройки, нажав кнопку «Записать и закрыть».
Особенности указания дат
При настройке дат выплаты следует учитывать несколько важных моментов:
- Последний день месяца. Если зарплата выплачивается в последний день месяца, в программе можно указать соответствующую настройку, чтобы дата корректно определялась для месяцев с разным количеством дней.
- Перенос дат. Если дата выплаты приходится на выходной или праздничный день, зарплата по законодательству должна быть выплачена накануне. В программе это учитывается при формировании ведомостей.
- Разные даты для подразделений. Если в организации для разных подразделений установлены различные даты выплаты, это можно настроить отдельно в карточке подразделения.
Уточнение реальной даты выплаты
Начиная с версии 3.1.4 в 1С:ЗУП редакции 3 поддерживается возможность уточнения реальной даты выплаты денежных средств сотрудникам. Это важно, когда фактическая выплата произошла не в планируемую дату. Реальная дата указывается непосредственно в документах выплаты:
- Ведомость в банк — при выплате через зарплатный проект;
- Ведомость в кассу — при выплате наличными;
- Ведомость на счета, при перечислении на личные счета сотрудников.
При создании ведомости с характером выплаты «Зарплата за месяц» программа автоматически подставляет планируемую дату выплаты из настроек организации, но при необходимости ее можно изменить вручную. Именно дата из ведомости будет считаться датой фактического получения дохода для целей исчисления НДФЛ.
Влияние даты выплаты на расчет НДФЛ
В документах начисления (например, «Начисление зарплаты и взносов») на вкладке «НДФЛ» налог рассчитывается на дату фактического получения дохода, которая определяется по полю «Планируемая дата выплаты». Поэтому важно, чтобы:
- в настройках организации даты были указаны корректно;
- в документах начисления планируемая дата выплаты соответствовала реальному графику выплат;
- при отклонении фактической выплаты от плановой дата была скорректирована в ведомости.
Типичные ошибки и рекомендации
- Не установлены даты в настройках организации. В этом случае программа может подставлять некорректные планируемые даты в документы, что приведет к ошибкам в расчете НДФЛ и отчетности.
- Даты не совпадают с локальными нормативными актами. Убедитесь, что даты в программе соответствуют датам, закрепленным в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовых договорах.
- Не скорректирована дата при фактической задержке выплаты. Если зарплата выплачена позже плановой даты, обязательно укажите реальную дату в ведомости, это критично для правильного заполнения отчета 6-НДФЛ.
Установка дат выплаты заработной платы в 1С:ЗУП выполняется по пути Настройка → Организации → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучет и выплата зарплаты». Правильная настройка этих дат обеспечивает корректный расчет НДФЛ, точное формирование ведомостей и достоверную отчетность. Рекомендуется проверить эти настройки при начале работы с программой и периодически контролировать их актуальность, особенно при изменении графика выплат в организации.