Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками (ст․ 168․1 ТК РФ)․ Одна из форм такого возмещения — компенсация взамен суточных․ В этой статье подробно разберем, как правильно настроить и отразить расчет компенсации за разъездной характер работы в программах 1С, какие налоговые нюансы нужно учесть и как избежать типичных ошибок․
Что такое компенсация за разъездной характер работы
Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, которые постоянно выполняют трудовые обязанности в пути или вне стационарного рабочего места (водители, курьеры, торговые представители, экспедиторы и т․д․)․ Перечень таких должностей утверждается локальным нормативным актом организации, коллективным или трудовым договором․
За дни нахождения в служебных поездках работнику выплачивается компенсация взамен суточных․ Важные особенности:
- компенсация начисляется не только за рабочие дни в поездке, но и за выходные дни и дни в пути;
- размер компенсации определяется работодателем и фиксируется в локальных документах;
- в пределах норм компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, сверх норм — облагается․
Нормы налогообложения
Необлагаемые НДФЛ и взносами лимиты компенсации:
- 700 руб․ в день — при поездках по территории РФ;
- 2 500 руб․ в день, при заграничных поездках (с для отдельных категорий норма повышена до 3 500 руб․)․
Например, если организация выплачивает 1 000 руб․ в день, то 700 руб․ не облагаются налогами, а 300 руб․ облагаются НДФЛ и страховыми взносами․ Именно поэтому в программе потребуется раздельный учет облагаемой и необлагаемой частей․
Настройка компенсации в 1С: ЗУП 3․1
Чтобы обеспечить раздельный учет НДФЛ и взносов, в ЗУП 3․1 необходимо создать два начисления:
- Компенсация в пределах норм — не облагается НДФЛ и взносами;
- Компенсация сверх норм — облагается НДФЛ и взносами․
Вариант 1․ Учет дней через пользовательский показатель
Это наиболее удобный способ, когда компенсация рассчитывается по итогам месяца․
Шаг 1․ Создайте показатель расчета зарплаты: Настройка – Показатели расчета зарплаты․ Для нормы компенсации (700 руб․) укажите, что показатель назначается «Для организации» и используется «Во всех месяцах после ввода значения»․
Шаг 2․ Создайте показатель «Дней в разъездах» — он назначается для сотрудника, значение вводится ежемесячно документом Данные для расчета зарплаты (раздел Зарплата – Данные для расчета зарплаты)․
Шаг 3․ Настройте два начисления с формулами:
- необлагаемая часть: ДнейВРазъездах × НормаКомпенсации;
- облагаемая часть: ДнейВРазъездах × (РазмерКомпенсации − НормаКомпенсации)․
Шаг 4․ Перед расчетом зарплаты введите количество дней в поездках документом «Данные для расчета зарплаты»․ Начисления рассчитаются автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов»․
Вариант 2․ Плановое начисление на каждую поездку
Компенсацию можно настроить как плановое начисление (способ выполнения — «Ежемесячно») с расчетом от календарных дней․ В этом случае начисление назначается сотруднику отдельно на каждую поездку кадровым документом․ Способ подходит, если поездки редки и их легко отслеживать вручную․
Особенности расчета компенсации в аванс
Если компенсацию нужно выплачивать не только по итогам месяца, но и в аванс, учтите следующие особенности:
- в формулу начисления добавьте «техническую» приписку ВремяВЧасах*0, тогда в настройках станет доступен флажок расчета в первой половине месяца;
- число дней в разъездах придется вводить дважды: перед расчетом аванса и перед расчетом зарплаты․ Можно использовать один показатель с заменой значения или два отдельных показателя — для первой и второй половины месяца․
Отражение компенсации в 1С: Бухгалтерия 8․3
В 1С: Бухгалтерии (без ЗУП) компенсация отражается следующим образом:
- Создайте новый вид начисления в справочнике Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Начисления․ Для необлагаемой части укажите, что НДФЛ и взносы не начисляются; для сверхнормативной, что облагается в общем порядке․
- Начислите компенсацию документом Начисление зарплаты или операцией, введенной вручную․
- Типовые проводки:
- Дт 26 (44, 20) Кт 70 — начислена облагаемая часть компенсации;
- Дт 26 (44, 20) Кт 70 — начислена необлагаемая часть (в пределах норм);
- Дт 70 Кт 68․01 — удержан НДФЛ со сверхнормативной части;
- Дт 26 (44) Кт 69 — начислены страховые взносы на облагаемую часть․
- В налоговом учете по налогу на прибыль компенсация в пределах норм, установленных локальным актом, учитывается в расходах на оплату труда (п․ 25 ст․ 255 НК РФ) при условии документального подтверждения․
Документальное оформление
Чтобы компенсация была правомерной и не вызвала претензий налоговых органов, необходимо:
- закрепить разъездной характер работы в трудовом договоре и утвердить перечень должностей;
- установить размер компенсации в коллективном договоре или локальном нормативном акте;
- подтверждать дни поездок приказами, маршрутными листами, отчетами сотрудников;
- хранить документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, чеки)․
Типичные ошибки
- Начисление компенсации только за рабочие дни․ Компенсация положена также за выходные и дни в пути․
- Единое начисление без разделения на облагаемую и необлагаемую части — приводит к ошибкам в расчете НДФЛ и взносов․
- Отсутствие локального акта о разъездном характере работы — налоговая может снять расходы и доначислить НДФЛ со всей суммы․
- Использование одной нормы для заграничных поездок — для зарубежных поездок нужна отдельная пара начислений с повышенной нормой․
Корректная настройка компенсации за разъездной характер работы в 1С требует создания двух начислений — в пределах норм и сверх норм — и организации учета дней нахождения сотрудников в поездках․ Наиболее гибкий способ в ЗУП 3․1 — использование пользовательских показателей с вводом данных документом «Данные для расчета зарплаты»․ При грамотной настройке программа автоматически рассчитает компенсацию, правильно удержит НДФЛ и начислит взносы, а бухгалтеру останется только контролировать первичные документы․