Что такое номенклатура дел
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке․ Для администрации города Симферополя, как и для любого органа местного самоуправления, номенклатура дел является основным учётным документом, который обеспечивает порядок в документационном обеспечении управления․
Разработка и ведение номенклатуры дел осуществляется в соответствии с:
- Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- перечнями типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утверждёнными Росархивом;
- локальными актами администрации города Симферополя (инструкция по делопроизводству, положение об архиве)․
Структура номенклатуры дел
Номенклатура дел администрации города Симферополя строится по структурному принципу — в соответствии с делением администрации на структурные подразделения․ Как правило, она включает следующие разделы:
- Общие дела администрации — документы по организационно-распорядительной деятельности, протоколы заседаний, приказы и распоряжения главы администрации․
- Дела структурных подразделений — управлений, отделов и департаментов (финансовое управление, департамент градостроительства, управление образования, управление культуры, отдел жилищно-коммунального хозяйства и др․)․
- Дела по личному составу — личные дела работников, документы по кадровому учёту․
- Дела по обращениям граждан, заявления, жалобы, предложения жителей города․
Графы номенклатуры
Типовая номенклатура дел содержит следующие графы:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество единиц хранения;
- срок хранения и номер статьи по перечню;
- примечание (сведения о переходящих делах, особенностях формирования)․
Сроки хранения дел
Сроки хранения определяются на основании типовых перечней, утверждаемых Росархивом․ Наиболее распространённые сроки:
- 75 лет — документы по личному составу;
- 10 лет, приказы по основной деятельности, протоколы заседаний;
- 5 лет — переписка, отчёты, планы работы;
- 1–3 года — документы временного (справочного) характера;
- ЭПК (экспертиза ценности) — дела, требующие дополнительной экспертизы для определения дальнейшей судьбы․
Порядок разработки и утверждения
Номенклатура дел администрации города Симферополя разрабатывается службой делопроизводства (общим отделом) на основе типовой или примерной номенклатуры․ Порядок её оформления включает:
- составление проекта номенклатуры по каждому структурному подразделению;
- согласование с экспертной комиссией администрации;
- согласование с архивным учреждением (государственным архивом Республики Крым) — для дел постоянного и долговременного хранения;
- утверждение главой администрации города;
- ежегодное уточнение и дополнение номенклатуры по итогам календарного года․
Значение номенклатуры дел
Грамотно составленная номенклатура дел обеспечивает:
- систематизацию и быстрый поиск документов;
- правильное формирование дел в структурных подразделениях;
- соблюдение установленных сроков хранения;
- проведение экспертизы ценности документов;
- своевременную передачу дел на архивное хранение;
- защиту прав граждан и организаций при работе с документальной информацией․
Номенклатура дел администрации города Симферополя — это обязательный организационно-правовой документ, регламентирующий работу с документами на всех этапах их жизненного цикла: от создания до передачи в архив или уничтожения․ Её ведение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации обеспечивает прозрачность, порядок и эффективность документационного обеспечения деятельности органа местного самоуправления․