С 1 сентября 2026 года вступили в силу новые правила оформления уведомлений о заключении и прекращении трудовых отношений с иностранными работниками; Изменения затратили бланки, сроки и порядок подачи документов. Несоблюдение процедуры влечет за собой серьезные штрафы для работодателя. В этой статье мы подробно разберем актуальный алгоритм действий.

Кто и в каких случаях обязан уведомлять МВД

Обязанность уведомлять территориальный орган МВД о приеме на работу (и об увольнении) иностранных граждан лежит на работодателе (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, использующее труд наемных работников).

Уведомление подлежит подаче при заключении:

• Трудового договора (срочного или бессрочного);
• Гражданско-правового договора (ГПХ) — договора подряда, возмездного оказания услуг и др., если иностранец лично выполняет работу/услуги;
• Договора о личном подряде.

Исключения (когда уведомление НЕ нужно):

• Иностранцы, имеющие вид на жительство (ВНЖ) в РФ;
• Иностранные журналисты, аккредитованные в установленном порядке;
• Иностранцы, выполняющие работу в рамках международных договоров РФ (например, сотрудники дипмиссий, консульских учреждений);
• Высококвалифицированные специалисты (ВКС) и члены их семей — для них уведомление подает работодатель, но по иным основаниям и срокам (в течение 30 дней со дня заключения договора);
• Иностранцы, привлеченные к выполнению работ (услуг) по договорам подряда/субподряда в стройке (уведомляет генеральный подрядчик).

Сроки подачи уведомления (Актуально на 2026 год)

Согласно ст. 18.15 КоАП РФ и ФЗ-115, уведомление должно быть направлено не позднее следующего рабочего дня после дня заключения трудового (гражданско-правового) договора.

Новые бланки с 1 сентября 2026 года

Приказ МВД России от № 374 (в ред. от 2026 г.) утвердил новые формы уведомлений. Старые бланки (утвержденные приказом № 363 от 2021 г.) недействительны с .

Основные формы:

1. Форма уведомления о заключении трудовых отношений (Прием на работу);
2. Форма уведомления о прекращении трудовых отношений (Увольнение/расторжение ГПХ);
3. Форма уведомления об изменении сведений (смена паспорта, продление патента/РВП, смена ФИО и т.д.).

Ключевые изменения в бланках 2026 года:

• Добавлены поля для указания ИНН иностранца (если присвоен);
• Обязательное указание кода вида разрешения на работу (Патент, РВП, ВНЖ, Свидетельство о рассмотрении заявления о признании беженцем и т.д.);
• Расширен раздел сведениями о документе, подтверждающем право на работу (серия, номер, дата выдачи, кем выдан, срок действия);
• Предусмотрена возможность указания нескольких видов деятельности (ОКВЭД) для одного работника.

Способы подачи уведомления

Работодатель может выбрать любой удобный способ из трех официальных:

Лично (через МФЦ или непосредственно в МВД)

• Заполняется бланк в 2 экземплярах (один сдается, второй с отметкой о принятии остается у работодателя).
• Подача через МФЦ «Мои Документы» (предоставление государственной услуги) — самый надежный способ получить подтверждение с печатью/штампом МФЦ.
• Прямая подача в окно приемной МВД (ОМ/ОД МВД по миграционным вопросам).

Почтовым отправлением (Ценная посылка с описью вложения)

• Бланк заполняется в 1 экземпляре.
• В посылку кладутся: уведомление + копии документов иностранца (см. раздел 5) + копия доверенности на представителя (если подает не генеральный директор/ИП лично).
• Дата подачи = дата отправки почты (по штампу почтового отделения). Сохраните чек и опись вложения, это ваше главное доказательство в случае проверки.

В электронном виде (Госуслуги / Личный кабинет работодателя на портале МВД)

• Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя (руководителя или уполномоченного лица по доверенности, заведенной в системе).
• Подача через портал Госуслуг (раздел «Работа и карьера» → «Уведомление о приеме иностранного работника») или через ЛК работодателя на сайте МВД (mvd.ru).
• Подтверждением является электронный квитанция (XML-файл) со статусом «Принято» / «Зарегистрировано».
• Преимущество: Мгновенная фиксация срока, нет риска потери почты, удобство для удаленных сотрудников.

Пакет документов для приложения к уведомлению

Независимо от способа подачи, к уведомлению необходимо приложить копии следующих документов иностранного работника:

1. Паспорт иностранного гражданина (разворот с фото, данные о владельце, отметки о въезде/регистрации).
2. Документ, подтверждающий право на работу в РФ:
   • Патент (оригинал + копия) — для граждан стран ЕАЭС/визового режима, работающих по патенту;
   • Разрешение на работу (РНР) — для граждан стран визового режима, нанятых по квоте;
   • Вид на жительство (ВНЖ) или Временное проживание (РВП) — копия соответствующей страницы/вкладыша;
   • Свидетельство о предоставлении временного убежища / рассмотрении заявления о признании беженцем;
   • Документ ВКС (для высококвалифицированных специалистов).
3. Миграционная карта (копия обеих сторон) с отметкой о прохождении границы.
4. Уведомление о месте пребывания (регистрации) (копия отрывного талона или распечатка с Госуслуг).
5. ИНН (копия свидетельства или уведомления о присвоении) — обязательно заполнять в новом бланке, если есть.
6. Трудовой договор / ГПХ-договор (копия титульной страницы и страницы с подписями, датой заключения).
7. Доверенность (если документы сдает не генеральный директор/ИП лично, а уполномоченный сотрудник — HR, юрист, бухгалтер).

Пошаговая инструкция: Подача через Госуслуги (Электронный способ)

Наиболее современный и безопасный метод.

1. Авторизуйтесь на Госуслугах (gosuslugi.ru) от имени организации (через ЕСИА организации) или от имени ИП/физлица.
2. Перейдите в раздел: «Бизнес и НКО» → «Найм персонала» → «Уведомление о приеме на работу иностранного гражданина» (или используйте поиск по сайту).
3. Нажмите «Получить услугу» / «Заполнить заявление».
4. Заполните форму:
   • Сведения о работодателе (подтянутся автоматически из профиля ЕСИА).
   • Сведения об иностранном работнике (ФИО, дата рождения, гражданство, пол, паспорт, миграционная карта, регистрация).
   • Внимательно заполните блок «Документ, дающий право на работу» (Вид: Патент/РНР/РВП/ВНЖ; Серия/Номер; Дата выдачи/окончания; Кем выдан).
   • Сведения о договоре (Номер, Дата заключения, Дата начала работы, Вид договора: Трудовой/ГПХ).
   • Должность (профессия) по штатному расписанию / ОКВЭД;
5. Прикрепите сканы копий документов (п. 5 выше) в формате PDF/JPG (обычно до 5-10 Мб на файл).
6. Подпишите заявление УКЭП (плагин КриптоПро / ВКОНТАКТЕ.ГОВ / Госключ и т.д.).
7. Отправьте. Сохраните электронную квитанцию (PDF/XML) с номером регистрации и датой/временем приема.

Типичные ошибки, приводящие к штрафам или отказу в приеме

• Просрочка: Подача позже следующего рабочего дня.
• Старый бланк: Использование формы до года.
• Неполный пакет: Отсутствие копии патента/РНР, миграционной карты или регистрации.
• Ошибки в данных: Несовпадение ФИО в паспорте и патенте, неверный номер патента, истекший срок действия разрешения на работу.
• Работа не по профессии/региону: Иностранец работает по патенту, выданному в другом субъекте РФ, или по профессии, не указанной в патенте (для патентов, выданных до 2025 г., или при нарушении условий).
• Отсутствие доверенности: Документы сдал сотрудник без нотариальной/простой письменной доверенности с правом подписи уведомлений.

Ответственность за нарушение правил уведомления (ст. 18.15 КоАП РФ)

За несвоевременное представление уведомления или представление уведомления с заведомо ложными сведениями:

* Размеры штрафов актуальны на 2026 год. За повторное нарушение в течение года — дисквалификация должностных лиц (1-3 года) и более высокие штрафы для юрлиц (до 1 млн руб.).

Уведомление об изменении сведений и прекращении отношений

Не забывайте, что уведомление в МВД нужно подавать не только при приеме, но и в случаях:

• Прекращения трудовых отношений (увольнение, истечение срока договора, расторжение ГПХ) — в течение следующего рабочего дня;
• Изменения сведений (продление патента/РВП, получение нового паспорта, смена ФИО, получение ИНН, продление действия РНР) — в течение следующего рабочего дня после получения работодателем сведений об изменении (обычно — после предоставления иностранецем нового документа).

Для этого используются соответствующие новые бланки (см. п. 3).

Чек-лист для HR-специалиста / Работодателя

1. [ ] Проверить законность пребывания и права на работу иностранца (Патент/РНР/РВП/ВНЖ действует, регистрация на месте пребывания есть, миграционная карта не просрочена).
2. [ ] Заключить трудовой/ГПХ договор (поставить дату начала работы).
3. [ ] Заполнить новый бланк уведомления (образец 2026 г.) без ошибок и пробелов.
4. [ ] Подготовить пакет копий документов (Паспорт, Патент/РНР/РВП, Миг. карта, Регистрация, ИНН, Договор, Доверенность).
5. [ ] Отправить уведомление не позднее следующего рабочего дня (рекомендуется: электронно через Госуслуги/ЛК МВД с УКЭП).
6. [ ] Сохранить подтверждение (Квитанция Госуслуг / Отметка МФЦ / Почтовая опись с чеком) в личном деле иностранца / папке по миграционному учету.
7. [ ] Внести запись в Журнал учета уведомлений о приеме/увольнении иностранных работников (ведение журнала обязательно для работодателей).

С введением новых бланков с 1 сентября 2026 года процедура уведомления МВД стала более детализированной, но электронные сервисы (Госуслуги, ЛК МВД) значительно упростили соблюдение сроков. Главное правило — не нарушать срок в 1 рабочий день и тщательно проверять актуальность разрешительных документов иностранца перед подачей. Систематическое ведение миграционного учета и хранение подтверждений получения уведомлений МВД — лучшая защита от штрафов при проверках Госинспекции труда и МВД.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база может меняться. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу по трудовому и миграционному праву.