Трудовая книжка — это один из главных документов работника, подтверждающий его трудовую деятельность и стаж. Нередко возникают ситуации, когда требуеться копия этого документа: для оформления кредита, получения визы, устройства на новую работу по совместительству, оформления пенсии и других целей. В этой статье разберём, нужно ли писать заявление для получения копии трудовой книжки, как правильно это сделать и какие нормы закона регулируют этот вопрос.
Что говорит закон
Порядок выдачи копий документов, связанных с работой, регулируется статьёй 62 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику:
- копии документов, связанных с работой (приказы о приёме, переводах, увольнении);
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, начисленных взносах, периоде работы и другие документы.
Таким образом, закон прямо указывает: заявление писать нужно. Устная просьба юридически не является основанием для выдачи документов, хотя на практике некоторые работодатели идут навстречу сотрудникам и без формального заявления.
Копия или выписка: в чём разница
Важно понимать, что Трудовой кодекс говорит именно о выписке из трудовой книжки, а не о её полной копии. Однако на практике работодатели выдают и заверенные копии всех заполненных страниц. Разница заключается в следующем:
- Выписка — содержит сведения о конкретных периодах работы (например, только о последнем месте работы);
- Копия — воспроизводит все страницы трудовой книжки с записями.
В заявлении лучше сразу уточнить, что именно вам требуется, копия всей книжки или выписка за определённый период.
Как правильно написать заявление
Заявление составляется в свободной форме на имя руководителя организации. Рекомендуется указать следующие сведения:
- Шапка документа — должность и ФИО руководителя, наименование организации, ваши ФИО и должность;
- Название — «Заявление»;
- Суть просьбы — например: «Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (выписку из трудовой книжки) для предоставления в банк / Пенсионный фонд / по месту требования»;
- Цель получения, указывать не обязательно, но желательно;
- Дата и подпись.
Заявление следует зарегистрировать в отделе кадров или у секретаря, либо оставить себе копию с отметкой о принятии, это зафиксирует дату обращения, с которой начинается отсчёт трёх рабочих дней.
Сроки и стоимость выдачи
Работодатель обязан выдать документы не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления. Выдача производится бесплатно, взимать плату за копии и выписки работодатель не вправе.
Копия должна быть надлежащим образом заверена: на каждой странице (или на последней с прошивкой всех листов) ставится отметка «Верно», подпись работодателя или уполномоченного лица (обычно кадровика), печать организации (при её наличии) и дата. Также принято указывать фразу «Работает по настоящее время», если сотрудник продолжает трудиться в организации.
Особые ситуации
Электронная трудовая книжка
С 2021 года многие работники перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае вместо копии выдаётся выписка из ЭТК по форме СТД-Р. Её можно получить:
- у работодателя — также по письменному заявлению;
- в Социальном фонде России (СФР);
- через МФЦ;
- на портале Госуслуг — в электронном виде без заявления работодателю.
Копия у бывшего работодателя
Если вы уже уволились, бывший работодатель также обязан выдать копии документов, связанных с работой, по вашему письменному заявлению — в тот же трёхдневный срок.
Отказ работодателя
Если работодатель отказывается выдавать копию или затягивает сроки, работник вправе обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд. За нарушение сроков выдачи документов работодателю грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
- Для получения копии трудовой книжки или выписки из неё письменное заявление обязательно — это требование статьи 62 ТК РФ;
- Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя;
- Документы выдаются в течение трёх рабочих дней и бесплатно;
- Копия должна быть правильно заверена;
- При электронной трудовой книжке выдаётся выписка СТД-Р, которую можно получить и через Госуслуги.
Соблюдение этих простых правил поможет быстро и без проблем получить нужный документ и избежать споров с работодателем;