Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Одним из обязательных видов компенсации, положенных командированному сотруднику, являются суточные. У многих работников и кадровых специалистов возникает вопрос: нужно ли писать заявление на выплату суточных или достаточно приказа о командировке? Разберёмся подробно.
Что такое суточные
Суточные, это дополнительные расходы, связанные с проживанием работника вне места постоянного жительства во время служебной командировки (абз. 4 ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Проще говоря, это деньги, которые компенсируют сотруднику затраты на питание и иные бытовые нужды в поездке.
Работодатель обязан выплатить суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ № 749):
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
- за дни, проведённые в пути, в т.ч. время вынужденной остановки;
- за период временной нетрудоспособности, наступившей в командировке.
Обязан ли сотрудник писать заявление на выплату суточных
Нет, не обязан. Законодательство не предусматривает необходимости подачи заявления работником для получения суточных. Выплата суточных при направлении в командировку продолжительностью более одного дня — это прямая обязанность работодателя, а не право, которое работник должен заявить.
Достаточным основанием для выплаты является приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку. На его основании бухгалтерия рассчитывает и выдаёт аванс на командировочные расходы, включая суточные.
Требование работодателя написать заявление на суточные не соответствует нормам трудового права. Однако на практике локальными нормативными актами организации может быть предусмотрен дополнительный документооборот — например, служебная записка непосредственного руководителя с указанием задач командировки. Это допустимо, но отказ в выплате суточных из-за отсутствия заявления неправомерен.
Когда суточные не выплачиваются
Суточные не положены, если работник направлен в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (абз. 4 п. 11 Положения № 749).
Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учётом:
- дальности расстояния;
- условий транспортного сообщения;
- характера выполняемого задания;
- необходимости создания работнику условий для отдыха.
Также суточные не выплачиваются при однодневных командировках по территории РФ (при загранкомандировке длительностью один день суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы).
Размер суточных
Размер суточных законодательно не ограничен и определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения № 749). При этом важно помнить о предельных размерах, не облагаемых НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ):
- не более 700 руб. — за каждый день командировки на территории РФ;
- не более 2 500 руб., за каждый день заграничной командировки.
Суммы, превышающие эти лимиты, облагаются налогом на доходы физических лиц.
Какие документы оформляются при командировке
Для направления работника в командировку необходимо письменное распоряжение работодателя (ч; 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения № 749). Обычно это:
- Приказ о направлении в командировку, можно использовать унифицированную форму № Т-9 (для нескольких работников, форму № Т-9а) или самостоятельно разработанную форму, утверждённую в учётной политике организации.
- Служебная записка руководителя подразделения, если это предусмотрено локальными актами.
- Авансовый отчёт — работник обязан отчитаться о расходах в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки.
Если работодатель требует заявление: образец
Если внутренние правила организации всё же предусматривают подачу заявления (например, для получения аванса в увеличенном размере или при особом порядке расчётов), его можно составить в свободной форме:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
Заявление
В связи с направлением в служебную командировку в г. Казань с по (приказ от № 45-к) прошу выплатить суточные за 5 (пять) дней командировки в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
Дата, подпись / Петров П.П.
- Заявление на выплату суточных законодательством не предусмотрено — достаточно приказа о командировке.
- Выплата суточных — обязанность работодателя, а не жест доброй воли.
- Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным актом; необлагаемые НДФЛ лимиты — 700 руб. по России и 2 500 руб. за границей.
- Если работодатель отказывается выплачивать суточные без заявления, работник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или суд.
Знание своих прав помогает работнику получить все положенные выплаты, а работодателю — избежать нарушений трудового законодательства и связанных с ними штрафов.