Вопрос о необходимости сдачи расчёта 6-НДФЛ при отсутствии начислений волнует многих бухгалтеров и руководителей организаций, особенно в периоды простоя, ликвидации компании или когда единственный работник — директор без заработной платы. Разберёмся в этом вопросе подробно.
Кто обязан сдавать 6-НДФЛ
Расчёт по форме 6-НДФЛ обязаны представлять налоговые агенты — организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ. Это следует из пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ.
Ключевое условие здесь, факт выплаты дохода. Если организация в отчётном периоде не начисляла и не выплачивала физическим лицам никаких доходов, облагаемых НДФЛ, то она не признаётся налоговым агентом и обязанности по сдаче расчёта у неё не возникает.
Позиция ФНС и Минфина
Налоговые органы неоднократно разъясняли данную ситуацию в своих письмах:
- если в отчётном периоде организация не выплачивала доходы физическим лицам, представлять расчёт 6-НДФЛ не требуется;
- нулевой расчёт сдавать не обязательно, однако законодательство этого и не запрещает;
- если доходы выплачивались хотя бы в одном из месяцев года, расчёт нужно сдавать за все последующие отчётные периоды этого года (нарастающим итогом).
Ситуация: директор без зарплаты
Типичный пример — ООО проходит упрощённую ликвидацию, в компании остался один наёмный работник, директор без заработной платы, он же единственный учредитель. В этом случае:
- зарплата директору не начисляется и не выплачивается;
- иных выплат (дивидендов, премий, материальной помощи) нет;
- следовательно, организация не является налоговым агентом в данном периоде;
- обязанности сдавать 6-НДФЛ нет.
Однако если директору выплачивались дивиденды, эти суммы облагаются НДФЛ, и расчёт 6-НДФЛ сдавать необходимо.
Как уведомить налоговую инспекцию
Чтобы избежать требований о представлении расчёта и возможной блокировки счёта, рекомендуется направить в ИФНС письмо в произвольной форме о том, что организация не является налоговым агентом, поскольку не выплачивала доходы физическим лицам. В письме стоит указать:
- наименование организации, ИНН, КПП;
- отчётный период, за который расчёт не представляется;
- причину — отсутствие начислений и выплат доходов;
- ссылку на пункт 2 статьи 230 НК РФ;
Когда нулевой расчёт всё же стоит сдать
Существуют ситуации, когда представление расчёта целесообразно, даже если обязанности нет:
- в предыдущих периодах года доходы выплачивались — тогда расчёт сдаётся нарастающим итогом до конца года;
- организация хочет избежать лишних запросов от инспекции;
- выплаты планируются в ближайшее время, и бухгалтеру удобнее вести отчётность непрерывно.
Ответственность за несдачу
Если организация являлась налоговым агентом, но не представила расчёт, ей грозит штраф 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (пункт 1.2 статьи 126 НК РФ). Кроме того, при просрочке более 20 рабочих дней налоговая вправе заблокировать расчётный счёт. Если же доходов не было и обязанности сдавать расчёт не возникало, санкции неправомерны.
Если в отчётном периоде организация не начисляла и не выплачивала доходы физическим лицам, сдавать 6-НДФЛ не нужно. Это касается и ситуации с единственным директором без зарплаты. Для подстраховки рекомендуется уведомить налоговую инспекцию письмом об отсутствии обязанностей налогового агента. Если же выплаты были хотя бы раз в течение года, расчёт представляется за все периоды этого года нарастающим итогом.