Кадровая справка — один из самых востребованных документов в кадровом делопроизводстве․ Она подтверждает сведения о работнике: место работы, должность, стаж, доходы и другую информацию․ В этой статье разберём, что такое кадровая справка, какие виды существуют, как правильно её составить, и приведём образец заполнения․
Что такое кадровая справка
Кадровая справка, это официальный документ, который оформляет работодатель (кадровая служба или бухгалтерия) по запросу работника либо по требованию уполномоченных органов․ Справка подтверждает факт трудовых отношений и содержит сведения, необходимые для предъявления в различные инстанции: банки, посольства, органы соцзащиты, суды, нового работодателя и т․ д․
Единой утверждённой формы кадровой справки законодательством не предусмотрено․ Организация вправе разработать собственный бланк, однако документ должен содержать обязательные реквизиты и быть оформлен в соответствии с правилами делопроизводства․
Основные виды кадровых справок - Справка с места работы — подтверждает, что гражданин трудоустроен в организации, указывает должность и дату приёма на работу․
- Справка о доходах — содержит сведения о заработной плате за определённый период (для банков, соцзащиты, визовых центров)․
- Справка о стаже, подтверждает продолжительность работы в организации․
- Справка для награждения — кадровая справка на работника для целей последующего поощрения или награждения․
- Справка о неиспользовании дополнительных выходных — например, для родителей детей-инвалидов: подтверждает, что второй родитель не использовал оплачиваемые выходные дни в том же календарном месяце․
- Справка о кадровых ресурсах — обобщённые сведения о персонале компании (Ф․ И․ О․, должности, стаж), часто требуется при участии в тендерах и закупках․
- Справка-объективка — характеризующий документ, составляемый кадровой службой или самим работником․
Обязательные реквизиты кадровой справки
Чтобы справка имела юридическую силу, в ней должны присутствовать следующие элементы:
- Фирменный бланк организации с наименованием, ИНН, ОГРН, адресом и контактами․
- Исходящий номер и дата составления документа․
- Название документа — «Справка»․
- Ф․ И․ О․ работника полностью, его должность, подразделение․
- Дата приёма на работу и реквизиты трудового договора (при необходимости)․
- Суть справки — те сведения, ради которых она запрашивалась․
- Указание, куда предъявляется справка («по месту требования» или конкретная организация)․
- Подпись руководителя или уполномоченного лица (кадровика, главбуха)․
- Печать организации, если она используется․
Образец кадровой справки
Ниже приведён универсальный образец справки с места работы:
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
ИНН ###, ОГРН 1157700000000
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Образцовая, д․ 1
Тел․: +7 (495) 000-00-00
Исх․ № 45 от
СПРАВКА
Настоящая справка выдана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работает в ООО «Пример» с 15 марта 2020 года (трудовой договор № 12-ТД от ) в должности ведущего специалиста отдела продаж․ Трудовые отношения действуют по настоящее время․
Среднемесячный заработок работника за последние 6 месяцев составляет 85 000 (восемьдесят пять тысяч) рублей․
Справка выдана для предъявления по месту требования․
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П․П․/
М․П․
Правила выдачи и сроки
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику справку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления․ Документ выдаётся бесплатно․ Справка может быть оформлена как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью․
Рекомендации кадровой службе - Утвердите в организации локальные формы справок приказом — это упростит работу и обеспечит единообразие․
- Регистрируйте выданные справки в журнале учёта․
- Проверяйте актуальность данных перед выдачей, недостоверные сведения могут повлечь ответственность․
- Храните копии выданных справок в личном деле работника․
- При заверении документов печатью следите за тем, чтобы оттиск не перекрывал подпись и текст․
Кадровая справка — простой, но юридически значимый документ․ Грамотно составленная справка на фирменном бланке с полным набором реквизитов принимается всеми инстанциями без дополнительных вопросов․ Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под конкретную цель запроса, и не забывайте о трёхдневном сроке выдачи, установленном Трудовым кодексом РФ․