Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный лист, в который вносятся сведения о работе, если в основной книге места уже не хватает. По закону работодатель обязан выдать такой вкладыш по требованию сотрудника. В статье подробно описаны правила оформления, порядок подачи заявления и контакты, куда можно обращаться за помощью.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – документ‑приложение к трудовой книжке, который заполняется в том же порядке, что и основной блок. Он содержит:

• ФИО работника;
• Дата рождения, пол;
• Сведения о местах работы (наименования организаций, должности, даты начала и окончания работы, основания прекращения трудового договора);
• Штамп организации «Выдан вкладыш», с указанием серии, номера и даты выдачи.

Когда требуется вкладыш?

Вкладыш необходим в следующих случаях:

1. Заполнение основной трудовой книжки полностью (на титульном листе нет свободных строк).
2. Потеря части записей в основной книжке, но наличие оригинала вкладыша.
3. Перевод работника в другую организацию, где требуется дополнить запись о стаже.

Законодательная база

Оформление вкладышей регламентируется следующими нормативными актами:

• Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. «Об инструкциях по ведению трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс РФ (глава 10, статья 84) – право работника получать вкладыш по требованию;
• Инструкция Минтруда России по заполнению и учету вкладышей (утверждена в 2025 г.)

Пошаговый алгоритм получения вкладыша

1. Подготовьте заявление. Образец ниже соответствует требованиям законодательства.
2. Сдайте заявление в отдел кадров организации.
3. Если требуется оплата (в случае, когда стоимость вкладыша возлагается на работника), укажите способ оплаты в заявлении.
4. Работодатель формирует приказ о выдаче вкладыша (в графе «Тема приказа» – «Выдача вкладыша к трудовой книжке»).
5. Получив приказ, сотрудник получает вкладыш, который впоследствии подшивается к трудовой книжке.

Образец заявления от работника

Ниже приведён полностью готовый образец заявления, который можно распечатать и заполнить самостоятельно.

В ________________________ (наименование организации)
От ________________________ (ФИО полностью)
Дата рождения: __.__.____
Должность: ________________________

Заявление

Прошу выдать мне вкладыш к трудовой книжке в соответствии со ст. 84 Трудового кодекса РФ.

Основание: заявка работника.

Платежные реквизиты (при необходимости):
[ ] Вычет из заработной платы;
[ ] Оплата наличными/безналичным расчётом (указать сумму) – ____________ руб.

Ключевые моменты, которые нельзя упускать

• Указать точную должность и подразделение, где вы работаете.
• Если оплата вкладыша возлагается на работника, обязательно уточнить способ её осуществления.
• Подпись должна быть разборчивая; без подписи заявление не считается оформленным.

Самое главное помнить, что

Работодатель обязан выдать вкладыш в течение 5 рабочих дней с момента получения корректного заявления. Если срок превышен – к работодателю можно обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию или в Профсоюзный комитет.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению заявления или возникли проблемы с получением вкладыша, используйте нижеперечисленные контакты. Каждый пункт сопровождается кратким описанием, чем именно занимается указанный орган.

1. Отдел кадров вашей организации – первичный контакт. Здесь подают заявление, уточняют порядок оплаты и получают готовый вкладыш.
   
   Тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX, e‑mail: hr@yourcompany.ru
2. Трудовая инспекция (Госслужба Труда) – контролирует соблюдение трудового законодательства. При нарушении сроков выдачи или отказе в выдаче вкладыша можно написать жалобу.
   
   Тел.: +7 (800)  ‑55‑00‑00, e‑mail: inspekt@trud.gov.ru
3. Профсоюзный комитет – защищает интересы работников. Поможет в переговорах с работодателем и подготовит правовую экспертизу заявления.
   
   Тел.: +7 (495)  ‑23‑45‑67, e‑mail: union@company.ru
4. Юридический советник (консультация) – независимый профильный специалист, который может проверить корректность заявления и подготовить при необходимости исковое заявление.
   
   Сайт: КонсультантПлюс
5. Государственная служба занятости – предоставляет информацию о праве на получение дубликатов и вкладышей, а также выдает информационные брошюры.
   
   Тел.: 8‑800‑100‑00‑91, сайт: gosuslugi.ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за вкладыш?

Согласно Трудовому кодексу, стоимость вкладыша может быть возложена на работника только в случае, если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия. В заявлении обязательно укажите способ оплаты.

Можно ли получить вкладыш электронным способом?

На данный момент законодательно допускается только бумажный вариант. Однако некоторые работодатели ведут электронный журнал учёта трудовых книжек; в таком случае вопрос о «вкладыше» решается через электронный документ, но реквизиты остаются теми же.

Что делать, если в организации нет штампа «Выдан вкладыш»?

Согласно рекомендациям экспертов Роструда, запись о выдаче вкладыша можно сделать вручную на титульном листе первой трудовой книжки (ручкой) с указанием даты, серии и номера вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – процедура, требующая только одного документа: заявления от работника. При соблюдении формы и своевременной подаче в отдел кадров вы получите нужный вкладыш без лишних задержек. При возникновении проблем используйте указанные выше контакты – они помогут решить любой спор, связанный с выдачей вкладыша.

Дата последнего обновления статьи: