Ситуация, когда сотрудник опаздывает на рейс в деловой поездке или не успевает на самолет по личным причинам, но это влияет на рабочий процесс, требует оформления объяснительной записки. В соответствии со ст. 193 ТК РФ, работник обязан предоставить письменное объяснение причин нарушения трудовой дисциплины (опоздания, отсутствия на рабочем месте) в течение двух рабочих дней. Ниже подробная инструкция, как правильно составить такой документ, какие причины признаются уважительными, и готовые образцы на 2026 год.

Правовые основания и когда нужна объяснительная

Объяснительная записка об опоздании на самолет пишется в двух основных случаях:

• Деловая поездка: Сотрудник не успел на рейс, запланированный в рамках служебного задания (приказ о командировке). Это ведет к срыву деловой встречи, конференции или невыполнению задания руководителя.
• Личная поездка, затянувшаяся на рабочее время: Если сотрудник улетал в отпуске/выходной, но из-за задержки рейса не вышел на работу в срок (опоздал на смену/рабочий день).

Важно: Сам по себе факт опоздания на самолет, это не прогул (отсутствие более 4 часов подряд без уважительной причины), но это нарушение режима труда при командировке или нарушение графика работы при возвращении. Работодатель имеет право запросить объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Какие причины признаются уважительными (освобождают от взыскания)

Согласно судебной практике и ТК РФ, к уважительным причинам, связанным с авиаперелетами, относятся:

1. Задержка или отмена рейса по вине авиаперевозчика (технические неисправности, погодные условия, отсутствие экипажа).
2. Форс-мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, закрытие аэропорта, введение ЧС, террористическая угроза).
3. Внезапное заболевание или травма сотрудника или близкого родственника (требуется справка больничного листа/выписка).
4. Действия третьих лиц (ДТП на пути к аэропорту с зафиксированным протоколом ГИБДД, задержка на таможне/паспортном контроле без вины пассажира).
5. Ошибка авиакомпании/агентства (неверная информация о времени вылета, потеря багажа, не допустившая к посадке).

Неуважительные причины (риск взыскания): проспал, ошибся во времени/терминале, попал в пробку (если нет протокола ГИБДД или подтверждения массового затора), потерял документы/билет по своей неосторожности, просто передумал лететь.

Структура и правила написания объяснительной записки

Документ пишется от руки или на компьютере (обе формы допустимы) по установленному образцу (ГОСТ Р 7.0.97-2016 для делопроизводства). Обязательные реквизиты:

• Шапка: Кому (ФИО руководителя/гендиректора, должность, название организации), От кого (ФИО автора, должность, табельный номер/подразделение).
• «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру строки).
• Смысловой блок: Дата, номер рейса, маршрут. Изложение фактов: что произошло, когда, почему. Только факты, без эмоций, оправданий и обещаний «исправиться».
• Ссылка на приложения: «Прилагаю: копию билета, посадочный талон, справку авиакомпании о задержке, протокол ГИБДД, справку 095/у и т.д.».
• Подпись, расшифровка, дата составления.

Образцы объяснительных записок (Шаблоны 2026 года)

Образец №1: Задержка рейса по вине авиакомпании (Командировка)

Ситуация: Сотрудник прибыл в аэропорт заранее, но рейс задержали на 5 часов. Прибытие в город назначения сместилось на следующий рабочий день.

Образец №2: Опоздание на работу из-за задержки обратного рейса (Личная поездка/Отпуск)

Ситуация: Сотрудник возвращался из отпуска, рейс задержали, он не успел на начало смены .

Образец №3: Пропуск рейса по личной неосторожности (Риск взыскания)

Ситуация: Сотрудник ошибся терминалом/временем, купил новый билет за свой счет, опоздал на начало командировки.

Какие документы приложить (Доказательная база)

Без подтверждающих документов объяснительная может быть признана недоверчивой. Обязательный пакет:

• Посадочный талон (электронный или бумажный) — подтверждает факт регистрации/посадки или ее отсутствие.
• Справка авиакомпании/аэропорта о задержке/отмене рейса (выдается в стойке регистрации или на сайте перевозчика) — ключевой документ для уважительной причины.
• Чеки на покупку нового билета (если менял рейс за свой счет).
• Протокол ГИБДД / Справка о ДТП (если попали в аварию по дороге).
• Лист нетрудоспособности (больничный) — если причина в болезни.

Последствия для сотрудника: что может сделать работодатель

После получения объяснительной и изучения документов руководитель принимает решение в течение установленного срока (не позднее 1 месяца со дня обнаружения, но не позднее 6 месяцев со дня нарушения, ст. 193 ТК РФ):

• Признать причину уважительной: Взыскание не применяется. Опоздание не заносится в трудовую книжку. В табеле ставится код «Б» (ув. причина) или «К» (командировка, если задержка на обратном пути). Расходы на перебронь оплачивает работодатель (ст. 168 ТК РФ).
• Признать причину неуважительной: Возможно наложение дисциплинарного взыскания (ст. 192 ТК РФ):
  • Замечание;
  • Выговор;
  • Увольнение (только при систематических нарушениях или грубом нарушении один раз, если это предусмотрено законом/договором).
• Материальная ответственность: Если работодателю причинен прямой реальный ущерб (штрафы контрагента, стоимость нового билета бизнес-класса вместо эконом), можно взыскать ущерб в судебном порядке (ст. 238 ТК РФ), но только если вина сотрудника доказана.

Советы по составлению (Лайфхаки HR и юристов)

1. Пишите своевременно. Срок — 2 рабочих дня после выхода на работу/прибытия. Просрочка сама по себе не лишает права писать, но раздражает руководство.
2. Не пишите «проспал», «попал в пробку» без доказательств. Лучше написать: «В связи с непредвиденной транспортной ситуацией на трассе [название] (подтверждается Яндекс.Картами/протоколом ГИБДД) время в пути увеличилось на Х часов»;
3. Сразу приложите справку авиакомпании. Если рейс задержали — подойдите к стойке перевозчика в аэропорту и возьмите бумажную справку со штампом. Электронную можно скачать в личном кабинете на сайте авиакомпании.
4. Не спорьте с эмоциями. Фраза «Стевардесса хамила, поэтому я не полетела» не сработает. Работает: «Мне был отказан в посадке без объяснения причин, акт отказа не составили, обратился в полицию аэропорта (протокол №…)».
5. Сохраняйте копии. Один экземпляр уходит в кадры/к руководителю, второй (с отметкой о принятии) остается у вас.

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли писать объяснительную, если рейс задержали на 30 минут и я опоздал на работу на 20 минут?

Формально, да, любое опоздание фиксируется табелем. На практике многие компании не требуют записку при незначительных задержках (до 1 часа) по вине перевозчика, если есть посадочный талон со временем фактического вылета. Уточните местной нормативный акт (Положение о трудовой дисциплине).

Могут ли уволить за один раз опоздания на самолет в командировке?

Только если это квалифицируется как грубое нарушение трудовых обязанностей (например, срыв госконтракта, крупной сделки, угроза безопасности) и зафиксировано в локальном акте/трудовом договоре как основание для увольнения (п. «б» ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Обычное опоздание — основание для замечания или выговора.

Кто платит за новый билет, если я опоздал по вине авиакомпании (пересадка)?

Работодатель. Расходы на перелет, связанные с задержкой предыдущего рейса (если билеты на одном бронировании/PNR), возлагаются на авиакомпанию. Если билеты разные — риск на сотруднике/работодателе. В объяснительной укажите: «Билеты приобретены на едином бронировании, пересадка гарантирована перевозчиком».

Что делать, если авиакомпания не выдала справку о задержке?

Сделайте скриншот табло/приложения/сайта с указанием статуса «Delayed» и временем. Распечатайте письмо от авиакомпании (SMS/Email) об изменении времени. Обратитесь в Росавиацию или суд за справкой постфактум (для судебных споров с работодателем).

---

Резюме: Грамотная объяснительная записка об опоздании на самолет — это сухой перечень фактов с прикрепленными доказательствами (справка авиакомпании, посадочный талон, протокол ГИБДД). Если причина — форс-мажор или вина перевозчика, взыскание незаконно. Если причина — личная неорганизованность, лучше признать вину, извиниться и предложить компенсацию ущерба, чтобы смягчить взыскание до замечания.