Командировка — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения определённого задания вне места постоянной работы. Иногда в связи с командировкой у сотрудника возникают ситуации, требующие письменного объяснения: перерасход средств, нарушение сроков, утрата документов, отказ от поездки и другие. В таких случаях работодатель вправе потребовать от работника объяснительную записку. Рассказываем, как правильно её составить, и приводим образцы.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это внутренний документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства произошедшего события или совершённого действия (бездействия). Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Кроме того, статья 21 ТК РФ закрепляет право сотрудника на защиту своих прав и интересов, поэтому грамотно составленная объяснительная — это способ изложить свою позицию.
В каких ситуациях требуется объяснительная по командировке
- перерасход выданных под отчёт денежных средств;
- утрата или отсутствие подтверждающих документов (билетов, чеков, счетов из гостиницы);
- нарушение сроков командировки (самовольное продление или сокращение поездки);
- опоздание на транспорт, срыв служебного задания;
- отказ от направления в командировку;
- проживание в гостинице без предоставления документов (например, остановился у родственников);
- непредставление авансового отчёта в установленный срок;
- иные нарушения порядка направления в служебные поездки.
Общие правила составления
Унифицированной формы объяснительной записки законодательством не установлено, поэтому она составляется в свободной форме. Однако рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- Шапка документа — в правом верхнем углу указывается адресат (должность и ФИО руководителя) и автор (должность, подразделение, ФИО работника).
- Название документа, «Объяснительная записка» (по центру).
- Основная часть — изложение фактических обстоятельств: что произошло, когда, при каких условиях, по каким причинам.
- Дата и подпись — внизу документа ставится дата составления и личная подпись с расшифровкой.
Рекомендации по содержанию
- Пишите кратко, по существу, без эмоциональных оценок и лишних деталей.
- Указывайте конкретные даты, места и обстоятельства.
- Если причины уважительные (болезнь, задержка рейса, форс-мажор), обязательно упомяните их и приложите подтверждающие документы.
- Не используйте просторечные выражения и не перекладывайте вину на коллег без необходимости.
- Записку можно написать от руки или напечатать — оба варианта допустимы.
Образец объяснительной записки о перерасходе средств в командировке
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Объяснительная записка
Я, Петров Пётр Петрович, находился в служебной командировке в г. Казань с по на основании приказа № 45-к от . В связи с отсутствием свободных мест в гостинице, предусмотренной нормами проживания, я был вынужден снять номер по стоимости 4 500 руб. в сутки, что превысило установленный лимит на 1 000 руб. в сутки. Общий перерасход составил 5 000 руб. Подтверждающие документы (счёт и чек гостиницы) прилагаю. Прошу учесть сложившиеся обстоятельства и возместить фактически понесённые расходы.
Петров П.П. ____________
Образец объяснительной об утрате документов
Объяснительная записка
Я, Сидорова Анна Сергеевна, находилась в командировке в г. Новосибирск с по . По возвращении не могу предоставить железнодорожный билет на обратную поездку, так как он был утерян при переезде из гостиницы на вокзал. О факте поездки свидетельствует посадочный талон, копию которого прилагаю. Прошу принять объяснение и учесть расходы на основании имеющихся документов.
Сидорова А.С. ____________
Образец объяснительной об отказе от командировки
Объяснительная записка
Я, Кузнецов Алексей Викторович, не могу выехать в служебную командировку в г. Самару, назначенную на , по состоянию здоровья: с я нахожусь на амбулаторном лечении, что подтверждается справкой медицинского учреждения (прилагается). Прошу перенести сроки командировки либо направить другого сотрудника.
Кузнецов А.В. ____________
Что делать, если работник отказывается писать объяснительную
Если сотрудник не предоставил объяснение в течение двух рабочих дней с момента требования, работодатель составляет соответствующий акт. Отсутствие объяснительной не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. 2 ст. 193 ТК РФ). Поэтому в интересах работника всё же изложить свою позицию письменно.
Объяснительная записка по командировке, простой, но важный документ, который помогает работодателю разобраться в ситуации, а работнику — защитить свои интересы. Составляйте её спокойно, лаконично и по существу, указывайте факты и прилагайте подтверждающие документы. Это повысит шансы на объективное рассмотрение вопроса и поможет избежать недопонимания с руководством.