Закупка чая, кофе, сахара, сладостей и одноразовой посуды для офиса — стандартная практика для большинства организаций и ИП. Однако с точки зрения бухгалтерского и налогового учета эти расходы требуют правильного оформления. Ключевым документом, подтверждающим фактическое выбытие продуктов, является Акт на списание. В данной статье подробно разберем, как составить этот документ, какой образец использовать, какие проводки сделать и как избежать вопросов со стороны налоговой инспекции.

Нормативная база: почему и когда нужен Акт на списание

Согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9), каждый факт хозяйственной жизни должен быть зафиксирован первичным учетным документом в момент его совершения. Передача продуктов питания сотрудникам или их использование на представительских мероприятиях — это факт выбытия материалов (запасов).

• Для бухгалтерского учета: Акт является основанием для списания стоимости товаров со счета 10 «Материалы» на соответствующие счета расходов (20, 26, 44) или затрат на производство.
• Для налогового учета (Налог на прибыль): Документ подтверждает обоснованность расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ) и их документально подтвержденность (п. 1 ст. 252 НК РФ). Без акта инспекция может не признать затраты при расчете налога на прибыль.
• Для УСН (доходы минус расходы): Расходы учитываются по кассовому методу (при оплате), но документ, подтверждающий целевое назначение денег (списание на нужды фирмы), необходим для защиты при проверке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Единая форма или самодельная? (Форма ТОРГ-16 vs Собственная форма)

С 2013 года (Постановление Госкомстата от № 132 признано недействительным в части обязательности форм) организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, закрепляя их в Учетной политике (п. 4 ст. 9 ФЗ-402).

Вариант А: Использование формы ТОРГ-16 (или ТОРГ-16а)

Многие компании продолжают использовать привычную форму ТОРГ-16 «Акт о выбытии (списании) материальных ценностей». Это допустимо, если форма указана в учетной политике. Форма универсальна, хорошо известна аудиторам и инспекторам.

Вариант Б: Собственная форма Акта на списание

Часто удобнее разработать упрощенный бланк под названием «Акт на списание чая, кофе и сопутствующих товаров» или «Акт о передаче продуктов питания для общественных нужд». Это позволяет сразу заложить нужные колонки (например, «Цель списания: кофе-брейк / офисное питание / представительские расходы»).

Бухгалтерские проводки: как списать чай и кофе

Счет списания зависит от того, кто именно потребляет продукты и какая учетная политика выбрана (учет на счете 10 или сразу в расходы).

Ситуация 1: Учет материалов на счете 10 (классическая схема)

При покупке: Дт 10 — Кт 60 (поступили материалы).
При списании акта:

1. На управление и обслуживание персонала (офис): Дт 26 — Кт 10 (Общехозяйственные расходы).
2. На производственные нужды (кantine, цех): Дт 20 — Кт 10 (Основное производство).
3. На представительские расходы (встречи с клиентами): Дт 26 / 44, Кт 10 (с оформлением отдельного акта/сметы на представительские расходы).
4. На питание сотрудников за счет средств компании (если прописано в ТД/КД): Дт 20/26/44, Кт 10 (в составе расходов на оплату труда, ст. 255 НК РФ). Требует персонифицированного учета.

Ситуация 2: Упрощенный учет (МСБП / ФСБУ 5/2019 «Запасы», п. 2)

Организации, имеющие право применять МСБУ (малые предприятия), могут не учитывать недорогие запасы (чай, кофе) на счете 10, а сразу списывать их в расходы при оплате поставщику:

• Дт 26 (20, 44) — Кт 60 (расходы признаны сразу при оплате).

В этом случае Акт на списание все равно рекомендуется составлять для внутреннего контроля и подтверждения факта передачи материально ответственному лицу (кладовщику/офис-менеджеру), но проводка Дт 26 — Кт 10 не делается.

Обязательные реквизиты Акта на списание (по ст. 9 ФЗ-402)

Независимо от формы, в документе обязательно должны быть:

• Наименование документа («Акт на списание», «Акт о выбытии МЦ»);
• Дата составления;
• Наименование организации (ИП);
• Содержание факта хозяйственной жизни (списание чая, кофе, сахара и т.д.);
• Количественная характеристика (в натуральных единицах: кг, пачки, шт., пакеты);
• Стоимость (по единицам и итого);
• Основание (Накладная №…, Приходный ордер №…, Счет-фактура №… от …);
• Причина списания (конец срока годности / передача для потребления сотрудникам / использование на мероприятии / порча);
• Должности и ФИО лиц, составивших документ (комиссии), и материально ответственного лица (МОЛ);
• Подписи с расшифровкой (ФИО) и датой.

Пошаговая инструкция по заполнению Акта (Образец заполнения)

Ниже приведена структура типового акта, который можно воспроизвести в Excel или Word.

Шапка документа

АКТ НА СПИСАНИЕ ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ (чая, кофе, сахара, конфет)
№ 15 от 15 января 2026 г.
г. Москва

Сведения о комиссии

Комиссия в составе:
Председатель: Иванов И.И. (Директор / Начальник бухгалтерии)
Член: Петров П.П. (Зав. складом / Офис-менеджер)
Член: Сидорова С.С. (Бухгалтер)

Табличная часть (Основная)

Заключительная часть

Стоимость списанных продуктов питания составляет: 4 495 (Четыре тысячи четыреста девяносто пять) рублей 00 копеек.
НДС выделять не подлежит (продукты питания для собственных нужд / упрощенцы) / НДС выделен в сумме ХХХ руб. (если применимо).

Члены комиссии:
________________ /Иванов И.И./
________________ /Петров П.П./
________________ /Сидорова С.С./

Материально ответственное лицо:
________________ /Петров П.П./

Нюансы налогового учета (Налог на прибыль, НДС, УСН)

Налог на прибыль (ст. 252, 264, 265 НК РФ)

• Офисные расходы (чай/кофе для сотрудников): Признаются расходами на содержание организации (п. 20 ст. 264 НК РФ) -> уменьшают налоговую базу полностью в том периоде, когда списаны (Дт 26 Кт 10). Условие: затраты должны быть экономически обоснованными и документарно подтвержденными (Акт + Накладная + Учетная политика).
• Представительские расходы: Ограничены нормой — не более 4% от фонда оплаты труда (п. 2 ст. 264 НК РФ). Если чай/кофе идут на встречи с клиентами — оформляйте отдельный Акт/Смету представительских расходов.
• Питание сотрудников (ст. 255 НК РФ): Можно включить в расходы на оплату труда (не облагается НДФЛ у сотрудника до 4% от ФОТ), но требует: 1) Условия в ТД/КД; 2) Персонифицированный учет (кто сколько выпил) — на практике почти нереально для чая/кофе. Обычно списывают через Дт 26.

НДС

• При покупке чая/кофе «Входной» НДС принят к вычету (есть СЧФ от поставщика).
• При списании на общие нужды (офис, управление) — «Вычетной» НДС не восстанавливается (п. 3 ст. 170 НК РФ — расходы на содержание организации связаны с реализацией, облагаемой НДС).
• При списании на представительские расходы, НДС подлежит восстановлению (п. 3 ст. 170 НК РФ), так как представительские расходы не связаны с получением доходов от реализации (суд. практика).
• При списании на бесплатную передачу (дарение), НДС восстанавливается, исчисляется по рыночной стоимости.

УСН (Доходы минус расходы)

Расход учитывается в КУДиР по кассовому методу (при оплате поставщику). Акт на списание служит подтверждением того, что купленные товары использованы в предпринимательской деятельности, а не изъяты владельцем для личных нужд (что недопустимо по УСН).

Частые ошибки и риски при проверках

1. Отсутствие Акта. Есть накладная на покупку, но нет документа о выбытии. Риск: налоговая не признает расходы (для ОСНО) или сочтет изъятие средств (для УСН/ИП);
2. Списание «одним пулом» без целей. В акте написано «Списано на нужды офиса», а в учетной политике или ДТД зафиксированы представительские расходы. Риск: пересортица статей расходов, нарушение нормы 4% на представительские.
3. Игнорирование НДС при представительских расходах. Не восстановили «вычетной» НДС при списании кофе на встречу с клиентом. Риск: начисление НДС, пени, штраф (ст. 120, 122 НК РФ).
4. Списание просроченных продуктов без акта о негодности. Если чай испортился — нужен отдельный Акт об осмотре и списании негодных продуктов (комиссия с врачом/лаборантом), а не обычный акт на списание в расходы.
5. Отсутствие формы в Учетной политике. Используете самодельный бланк годами, но в УП прописана ТОРГ-16; Риск: замечание аудитора, риск непризнания документа судом.

Особенности для ИП и организаций на УСН/Патенте

• ИП на УСН «Доходы»: Расходы на чай/кофе не уменьшают налог. Акт нужен только для внутреннего контроля и обоснования вывода средств со счета (ФЗ-115).
• ИП на УСН «Доходы минус расходы» / Патент: Расход учитывается при оплате. Акт на списание подтверждает хозяйственную цель закупки.
• ИП на ОСНО: Полные правила как для организаций (учет НДС, налог на прибыль ИП, НДФЛ 13/15%).

Хранение документов

Срок хранения первичных учетных документов (акты, накладные, счета-фактуры) — не менее 5 лет со дня окончания отчетного года, в котором они составлены (п. 1 ст. 29 ФЗ-402, Росархив). Для налоговых целей рекомендуется хранить 6 лет (срок давности НК РФ).

Автоматизация в 1С:Предприятие 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП, ERP)

В типовых конфигурациях 1С документом для списания чая/кофе на нужды управления служит:

• «Списание товаров» (раздел «Покупки» -> «Списание товаров» или «Склад» -> «Внутренние документы»).
• В документе указывается: Склад, Организация, Статья расходов (например, «Расходы на содержание офиса» / «Управленческие расходы»), МОЛ.
• На закладке «Товары» заполняется табличная часть (номенклатура, количество, цена).
• При проведении формируются проводки: Дт 26.01 (или др.) — Кт 10.01 (или 10.06).
• Печатная форма: «Акт списания товаров» (аналог ТОРГ-16) или «Товарная накладная на списание».

Грамотное оформление Акта на списание чая и кофе, это не просто бюрократия, а защита ваших расходов от налоговых рисков. Главные правила:

1. Закрепите форму акта (ТОРГ-16 или собственную) в Учетной политике.
2. Составляйте акт регулярно (ежемесячно или по факту окончания упаковки), а не раз в год.
3. Четко разделяйте цели списания в акте: «Офисные нужды» (Дт 26) и «Представительские расходы» (Дт 26/44 + восстановление НДС).
4. Сохраняйте полный пакет: Счет поставщика -> Накладная/УПД -> СЧФ -> Акт на списание -> Проводки.

Используя приведенный выше образец и рекомендации, вы сможете корректно оформить списание напитков и сладостей как в ручном учете, так и в программе 1С.

---

Данная статья носит информационный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям рекомендуется консультироваться с ведущим бухгалтером или налоговым консультантом с учетом актуальных изменений законодательства на 2025–2026 годы.