В деятельности дошкольных образовательных учреждений (ДОУ) документирование движения материальных ценностей (МЦ) является обязательным элементом учетной политики. Передача имущества — سواء это списание вышедшего из строя оборудования, передача на ответственное хранение новому материально ответственному лицу (МОЛ) или передача в ремонт — требует составления акта приема-передачи. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить акт передачи материальных ценностей в ДОУ, какой образец использовать в 2024–2025 годах и какие требования предъявляет законодательство.

Нормативная база оформления акта в ДОУ

Деятельность государственных и муниципальных ДОУ регулируется рядом нормативных актов, которые определяют порядок учета имущества:

• ФЗ от № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9, 10), установляет обязательные реквизиты первичного учетного документа.
• Приказ Минфина РФ от № 257н (вступил в силу , заменяет приказ № 107н), утверждает единые формы первичной учетной документации для бюджетных учреждений (в т.ч. формы серии 0504801, 0504802 для инвентаризации и передачи).
• Постановление Госпрограмма (Госкомимущества) от № 71а — утверждает инструкцию по заполнению унифицированных форм первичной документации (МБ-5, МБ-5а и др.), которые ДОУ имеют право использовать добровольно или разработать свои на их основе.
• Приказ Минобрнауки РФ от № 413 (в ред. от 2023 г.) — типовое положение об учете имущества в образовательных организациях.
• Учетная политика ДОУ — локальный нормативный акт, в котором закреплены формы документов, используемые в конкретном саду.

Важно: С 2025 года (Приказ Минфина № 257н) бюджетные учреждения обязаны применять формы федеральных стандартов бухгалтерского учета (ФСБУ) и утвержденные Минфином формы первички. Однако ДОУ могут использовать собственные бланки, утвержденные учетной политикой, если они содержат все обязательные реквизиты ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ.

Основные основания для составления акта в ДОУ

В детском саду акт приема-передачи МЦ составляется в следующих типичных ситуациях:

1. Смена материально ответственного лица (МОЛ): увольнение кладовщика, завхоза, воспитателя, перевод на другую должность, выход в декрет/отпуск.
2. Поступление новых ценностей: закупка оборудования, мебели, игрушек, продуктов питания (по накладным ТОРГ-12, УПД, акту приема-передачи от поставщика).
3. Передача в ремонт/на переработку/на утилизацию: передача сторонней организации или структурному подразделению.
4. Межскладские перемещения: перемещение между складами питания, хозяйственного склада, склада игрушек/методического кабинета.
5. Списание и выбытие: передача в комиссию по списанию для последующей утилизации или реализации (акт инвентаризации/осмотра + акт приема-передачи на списание).
6. Безвозмездная передача (спонсорская помощь, дарение): получение или передача имущества по договору дарения.

Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ)

Любой бланк акта (будь то унифицированная форма МБ-5, МБ-5а или самописный) должен содержать:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи материальных ценностей».
• Дата составления (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное и сокращенное название ДОУ).
• Суть хозяйственной операции (например: «Передача на ответственное хранение», «Передача на списание», «Передача в ремонт»).
• ФИО и должности лиц, передающих и принимающих ценности (МОЛ, члены комиссии, представители сторон).
• Табличную часть с описанием ценностей (см. ниже).
• Подписи ответственных лиц с расшифровкой.
• Печать ДОУ (при наличии, для бюджетников печать не обязательна, но часто требуется банками/архивами).

Структура табличной части: что указывать в «теле» акта

Это самая важная часть для бухгалтерии и инвентарной комиссии. Для каждой позиции необходимо заполнить:

Образец заполнения акта (Текстовый шаблон для ДОУ)

Ниже приведен универсальный образец бланка, который можно скопировать в Word/Excel, настроить под свой ДОУ и утвердить приказом директора как приложение к Учетной политике.

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерия Бюджетного учреждения / 1С:Управление ДОУ

Большинство ДОУ ведут учет в программах 1С. Порядок формирования акта там следующий:

1. Раздел «Закупки и склад» (или «НМА и ОС») → «Акты приема-передачи» / «Акты передачи МЦ».
2. Выбор операции: «Передача МОЛу», «Передача в ремонт», «Передача на списание», «Межскладская перемещение».
3. Заполнение шапки: Дата, Подразделение (ДОУ), Ответственные лица (МОЛ-отправитель, МОЛ-получатель).
4. Заполнение табличной части: подбор из «Номенклатуры» (для МЗ) или «Основных средств» (для ОС/НМА). Программа автоматически подтянет инвентарные номера, остаточную стоимость.
5. Указание состояния (важно для ремонта/списания).
6. Проведение документа → формирование печатной формы (обычно форма МБ-5 или МБ-5а или кастомная форма ДОУ).
7. Печать в 3-х экземплярах, подписание, сканирование в архив ЭДО/1С.

Типичные ошибки ДОУ при оформлении акта

• Отсутствие инвентарных номеров для ОС и НМА (незаполненная колонка делает акт недействительным для бухгалтерии).
• Несоответствие наименования инвентарной карточке (например, в карточке «Диван угловой», в акте «Диван»).
• Отсутствие оценки состояния (колонка «Состояние» пуста или везде написано «Хорошее» для списываемого имущества).
• Подписание лицом, не уполномоченным приказом (МОЛ должен быть закреплен приказом директора на дату акта).
• Один экземпляр акта (минимум 2: у передавшего и у принявшего; для бюджетников обязательно 3-й — в бухгалтерию/архив).
• Использование старых форм (МБ-5 до 2013 г.) без приведения в соответствие с Приказом Минфина № 257н.

Хранение и сроки

Согласно Роскархиву (Приказ от № 236 — Перечень типовых управленческих архивных документов…) акты приема-передачи МЦ относятся к категории документов со сроком хранения 5 лет (п. 1.1.5. «Документы по учету материальных ценностей… акты приема-передачи…»).

При передаче ОС/НМА акты прикрепляются к инвентарным карточкам и хранятся до списания объекта + 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужен ли договор материальной ответственности при передаче МЦ воспитателю?

Да. Акт приема-передачи (МБ-5/свой бланк) фиксирует факт передачи имущества. Но финансовую ответственность за сохранность закрепляет Договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), заключаемый с сотрудником (воспитателем, поваром, завхозом) до передачи ценностей. Без договора взыскать ущерб в полной сумме невозможно (только в пределах среднемесячного заработка).

Можно ли передать МЦ по акту без комиссии?

При передаче от МОЛ к МОЛ (смена кладовщика, передача группе) — да, достаточно подписей двух МОЛ. При передаче на списание, в ремонт сторонней организации, при инвентаризации — обязательна комиссия (приказ директора о создании комиссии).

Какую форму использовать: МБ-5 или свою?

С 2025 года (Приказ Минфина № 257н) рекомендуется использовать формы федерального стандарта (0504801, 0504802) или собственные, утвержденные учетной политикой, содержащие реквизиты ст. 9 ФЗ-402. Форма МБ-5 (утв. Постановлением № 71а) не отменена, но считается «унифицированной» и ее использование допустимо, если она соответствует требованиям ФЗ-402.

Как оформить передачу продуктов питания на кухню?

Обычно используется Требование-накладная (форма М-11) или Акт приема-передачи (МБ-5а) со склада питания в производственный цех (кухню). МОЛ склада списывает, МОЛ кухни (повар/завхоз) принимает. В 1С это документ «Передача МЦ в производство» или «Расходная накладная».

Чек-лист для директора/завхоза/бухгалтера перед подписанием

• [ ] Приказ на МОЛ (передающего и принимающего) действует на дату акта?
• [ ] Наименования совпадают с инвентарными карточками/карточками учета НМА?
• [ ] Инвентарные номера проставлены для всех ОС и НМА?
• [ ] Указана реальная остаточная/учетная стоимость на дату акта?
• [ ] Оценено состояние каждой позиции (важно для ремонта/списания)?
• [ ] Подписи стоят у всех участников (МОЛ, члены комиссии)?
• [ ] Расшифровка подписей читаема?
• [ ] Количество экземпляров = 3 (передавший, принимающий, бухгалтерия)?
• [ ] Документ зарегистрирован в журнале учета первичной документации / 1С?

Грамотное оформление акта передачи материальных ценностей в ДОУ, это залог сохранности имущества детского сада, прозрачности бухгалтерского учета и защиты интересов как учреждения, так и сотрудников-МОЛ. Используйте предложенный образец как базу, адаптируйте его под структуру вашего ДОУ (группы, кухня, медкабинет, склад), утвердите приказом директора и строго следите за соблюдением процедуры подписания всеми заинтересованными сторонами. Переход на новые формы Минфина (Приказ № 257н) с 2025 года требует актуализации бланков в учетной политике в ближайшее время.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с ведущим бухгалтером ДОУ и юристом учредителя.