Оформление декретного отпуска и начисление связанных с ним пособий — одна из самых ответственных задач кадровика и бухгалтера. Ошибки приводят к налоговым рискам, штрафам от СФР (бывший ФСС) и недовольству сотрудников. В статье подробно разбираем порядок расчета, источники финансирования, бухгалтерские проводки и отчетность актуальных на .

Нормативная база и ключевые понятия

Основные документы, регулирующие процедуру:

• ТК РФ (ст. 255, 256), основания, сроки и порядок предоставления отпусков.
• ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании…» — правила расчета и выплаты пособий (с учетом изменений за 2023–2025 гг;).
• НК РФ (ст. 217, 422) — налогообложение НДФЛ и страховыми взносами.
• Приказ Минтруда № 336н — порядок расчета среднего заработка.
• Постановление Правительства № 1110 — минимальные и максимальные размеры пособий по уходу за ребенком.

Важно: С 2023 года все пособия по беременности и родам (БиР), а также по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачиваются напрямую Социальным фондом России (СФР). Работодатель не выплачивает их из своих средств (за исключением доплат до среднего заработка по коллективному договору), но обязан своевременно передать в СФР данные для назначения (сведения о заработке, электронный больничный).

Виды декретных выплат и источники финансирования

Пособие по беременности и родам (БиР)

• Сроки: 140 кл. дней (70 до родов + 70 после), 156 при осложненных родах, 194 при многоплодной беременности.
• Источник: Средства СФР (бюджет ОСС).
• Расчет: 100% среднего дневного заработка за 2 календарных года, предшествующих году отпуска (исключаются периоды, когда женщина не работала/не получала заработок, по заявлению).
• Лимиты 2024–2026 гг.: Максимальная база начисления взносов за расчетный период (на 2024 г. — 2 225 000 руб., на 2025 г. — 2 470 000 руб., на 2026 г., установленная ПРФ). Минимальный размер — на основании МРОТ.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

• Источник: Средства СФР.
• Расчет: 40% от среднего дневного заработка × 30,4 (среднее число дней в месяце).
• Полные лимиты 2024 г. (утв. Пост. № 1110):
  • Минимум: 9 227,24 руб. (для неработавших/малооплачиваемых).
  • Максимум: 49 123 руб. (при макс. базе за 2 года).
• С 2023 г. пособие индексируется ежегодно 1 февраля (в 2025 г. коэф. 1,073, в 2026 г. — по фактической инфляции).

Единое пособие (беременным и детям до 17 лет)

Назначается СФР по заявлению через Госуслуги. Работодатель не участвует в расчете, но может потребоваться подтвердить доходы (если СФР не видит их в реестрах). Это пособие нуждаемости (среднедушевой доход семьи), оно не зависит от стажа и заработка.

Декретный отпуск до 3 лет

С 1,5 до 3 лет, это неоплачиваемый отпуск (сохраняется рабочее место). Пособие СФР не выплачивается (кроме единого пособия при низких доходах). Работодатель не начисляет зарплату, но ведет учет стажа.

Порядок действий работодателя (Алгоритм)

1. Заявление сотрудника о предоставлении отпуска БиР (на основании больничного листа / ЭЛН).
2. Приказ о предоставлении отпуска БиР (формы Т-6 / единая форма).
3. Передача данных в СФР:
   • Сведения о заработке за 2 расчетных года (форма СЭД-РАСЧ или через API/ЭДО) — в течение 5 рабочих дней с момента получения ЭЛН/заявления.
   • Подтверждение факта отпуска (СЭД-ОТПУСК) — для пособия по уходу до 1,5 лет.
4. Оформление отпуска по уходу за ребенком (заявление + приказ) — до 1,5 лет или до 3 лет.
5. Учет в табеле: Код «Д» (БиР), «О» (уход до 1,5/3 лет) или «Р» (если совмещается с работой).

Расчет среднего заработка (По приказам 336н / 1039н)

База для БиР и пособия до 1,5 лет считается идентично.

Расчетный период

2 полных календарных года, предшествующих году начисления (на 2026 г. — 2024 и 2025 гг.).

Что включается в заработок

• Оклад, тарифные ставки, надбавки, премии (квартальные, годовые, за выслугу лет).
• Выплаты за инвентаризацию, наставничество, вредность/опасность.
• Доплаты до среднего заработка (кроме пособий СФР).

Что ИСКЛЮЧАЕТСЯ (п. 15 Приказа 1039н)

• Пособия по БИР, уходу за ребенком, временной нетрудоспособности (больничные);
• Материальная помощь (в пределах 4 000 / 12 000 руб. в год).
• Путевки, питание, подарки, дивиденды по акциям.
• Суммы, по которым НЕ начислены страховые взносы в СФР.

Формула среднего дневного заработка (СДЗ)

СДЗ = (Сумма заработка за 2 года) / (Число календарных дней в расчетном периоде − Исключенные дни)

Исключенные дни (п. 16 Приказа 1039н) — периоды сохранения заработка не полностью: больничные, декреты предыдущие, простой не по вине, отпуска за свой счет, стачка. Отпуска за счет работодателя (основной, дополнительный) в исключенные дни НЕ входят — они оплачиваются полностью.

Плафонирование (Максимальная СДЗ)

Макс. база за год / 365 (или 366).

Бухгалтерские проводки (План счетов — Приказ Минфина 94н)

Так как пособия платит СФР, работодатель НЕ делает проводку Дт 70 / Кт 69.01 на сумму пособия.

Отработка времени до декрета / после выхода

Дт 20 / 23 / 25 / 26 / 44 / 91 — Кт 70 — Начислена зарплата за отработанное время.

Начисление страховых взносов с зарплаты (ДО декрета)

Дт 20 / 23 / 25 / 26 / 44 / 91 — Кт 69.01 — Начислены взносы (30% / 15.1% свыше лимита) с зарплаты, выплаченной ДО выхода в декрет.

Выплата зарплаты сотрудникам

Дт 70, Кт 51 / 50 — Выдана зарплата (аванс/заработок) за отработанное время.

Материальная помощь / Доплаты работодателя (по КД/ЛНА)

Если компания выплачивает материальную помощь при рождении ребенка или доплачивает до среднего заработка:

Дт 70, Кт 51 / 50 — Выплата материальной помощи / доплаты.
Дт 20 / 26 / 44 / 91, Кт 70 — Начисление суммы (в пределах 50 000 руб. на рождение, без НДФЛ и взносов, свыше — с налогами).

Учет задолженности перед СФР (если были переплаты/возвраты)

Дт 69.01 — Кт 51 — Перечисление взносов в СФР (ЕНП).

Налогообложение (НДФЛ и Взносы)

Отчетность: что и когда сдавать

RSV (Расчет страховых взносов)

• Сдается ежемесячно до 25-го числа следующего месяца.
• В разделе 1 указываются начисления по сотрудникам, работавшим ДО декрета.
• Суммы пособий СФР (БиР, уход) в RSV НЕ отражаются (их нет в базе взносов работодателя).
• Если выплачивалась доплата работодателя, включается в базу взносов (стр. 030, 040 раздела 1).

6-НДФЛ

• Ежемесячно/квартально (в зависимости от численности) до 25-го / последнего дня мес. след. за отч. периодом.
• Пособия СФР (БиР, уход, единое) — НЕ отражаются в 6-НДФЛ (не доход работника от данного налогового агента).
• Отражается только зарплата за отработку, материальная помощь (свыше 50 т.р.), доплаты работодателя.

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

• Сдается в течение 1 рабочего дня с дня приказа.
• Приказ о предоставлении отпуска БиР — НЕ является основанием для СЗВ-ТД (это временная нетрудоспособность).
• Приказ об отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет), ОБЯЗАТЕЛЬНО отражается в СЗВ-ТД (вид движения «Предоставление отпуска», основание — приказ, вид отпуска «По уходу за ребенком»).
• Приказ о досрочном выходе из декрета — тоже в СЗВ-ТД.

СЗВ-СТАЖ

• Сдается ежегодно до 1 марта за прошлый год.
• Период отпуска БиР и ухода до 1,5 лет включается в страховой стаж (код периода «3» — уход за ребенком до 1,5 лет, «4» — БиР). Передаются в СЗВ-СТАЖ.

Сведения о заработке (СЭД-РАСЧ / Форма в ЛК СФР)

• Передаются для назначения пособий БиР и ухода до 1,5 лет.
• Срок: в течение 5 рабочих дней с момента получения ЭЛН (БиР) или заявления/приказа (уход).
• Формат: XML-схема СФР (ранее форма 182н).

Особенности работы в 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия 8.3 (релизы 3.1 / 3.0)

• ЭЛН (Электронный лист нетрудоспособности): Приходит автоматически из ФРМР/СФР в 1С. Документ «Лист нетрудоспособности» создается/обновляется сам. Проверьте заполнение табеля (код «Д»).
• Документ «Пособие по БИР» (в ЗУП): Создается на основании ЭЛН. Служит для формирования СЭД-РАСЧ. Не делает проводок Дт 70 / Кт 69.01.
• Документ «Пособие по уходу за ребенком»: Создается на основании приказа. Формирует СЭД-РАСЧ и СЗВ-ТД.
• Расчет среднего: Проверяйте регистр «Расчет среднего заработка для пособий». Исключаются периоды автоматически, но нужно контролировать вручную (например, если сотрудник просил исключить низкооплачиваемые годы).
• ЕНП (Единый налоговый платеж): Взносы с зарплаты «до декрета» перечисляются единым платежом по КБК 182 1 01 02010 01 1000 110. В 1С настройте автоматическое заполнение уведомления о суммах ЕНП.

Типичные ошибки и риски проверок

1. Несвоевременная передача СЭД-РАСЧ. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 т.р. на юрлицо) + сотрудник теряет время на получение денег;
2. Ошибка в расчетном периоде. Взяли не те 2 года (например, год начисления 2026 -> период 2024-2025, а не 2023-2024).
3. Неисключение «исключенных дней» при расчете СДЗ. Завышение среднего -> переплата СФР -> требование вернуть переплату у работодателя (ст. 18 ФЗ-255).
4. Начисление взносов с пособий СФР. Грубая ошибка, приводящая к переплате взносов и сложностям с возвратом/зачетом.
5. Отсутствие СЗВ-ТД на отпуск по уходу. Нарушение ст. 419 ТК РФ, штрафы, проблемы со стажем сотрудника в СФР.
6. Игнорирование работы в декрете. Если сотрудник работает удаленно/частично — зарплата облагается взносами и НДФЛ полностью, пособие по уходу может быть пересчитано/приостановлено СФР.

Чек-лист для бухгалтера/кадровика (Кратко)

• [ ] Получен ЭЛН (БиР) / Заявление на уход до 1,5 лет.
• [ ] Издан Приказ (БиР / Уход).
• [ ] Табель заполнен (Код «Д» / «О»).
• [ ] Рассчитано среднее заработка (проверены исключения, плафон).
• [ ] Сформированы и отправлены в СФР: СЭД-РАСЧ (БиР и Уход), СЭД-ОТПУСК (Уход).
• [ ] Отправлена СЗВ-ТД (только на Уход до 1,5/3 лет и выход из него).
• [ ] В RSV и 6-НДФЛ НЕ отражены пособия СФР.
• [ ] Взносы и НДФЛ исчислены/уплачены только с зарплаты «до декрета», доплат работодателя, матпомощи свыше 50 т.р.
• [ ] СЗВ-СТАЖ за год включает периоды декрета.

Главный принцип современного декретного учета: Работодатель — источник данных, СФР — источник выплат. Ваша задача — безупречно и в срок передать в Фонд сведения о заработке (СЭД-РАСЧ) и факте предоставления отпуска (СЭД-ОТПУСК, СЗВ-ТД), а также корректно отразить в отчетности (РСВ, 6-НДФЛ) только те доходы, которые выплачивались вами (заработок, доплаты, матпомощь). Автоматизация в 1С и работа через ЭДО/ЛК СФР минимизируют риски ошибок.

Статья подготовлена на основании законодательства РФ, действующего на . Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным нормативным актам и консультироваться с профильными специалистами.