Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, одна из самых частых операций в работе кадровика и бухгалтера. В программе 1С:ЗУП 3.1 (Зарплата и управление персоналом) этот процесс разбит на два ключевых этапа: кадровое оформление (документ «Предоставление отпуска») и расчетный (документ «Начисление отпускных»). Ниже приведена подробная инструкция по оформлению очередного отпуска с учетом актуальных изменений законодательства на 2026 год.

Этап 0: Подготовительные действия (перед оформлением)

Прежде чем создавать документы‚ убедитесь в корректности исходных данных. Это сэкономит время на исправлении ошибок.

Проверка графика отпусков

Откройте раздел Кадры → Графики отпусков. Найдите график на текущий год. Убедитесь‚ что сотрудник включен в график и даты совпадают с его желанием/согласованными сроками. Если графика нет — создайте его (кнопка Создать → График отпусков).

Анализ остатков дней отпуска

Перейдите в Кадры → Отпуска → Остатки отпусков (или используйте отчет «Остатки отпусков» в разделе Отчеты → Кадровые отчеты).

• Проверьте‚ достаточно ли у сотрудника накопленных дней (обычно 28 календарных дней за год работы);
• Обратите внимание на неиспользованные дни прошлых лет, они должны быть предоставлены в первую очередь (ст. 124 ТК РФ).
• Проверьте наличие дополнительных отпусков (за вредность‚ нестандартный рабочий день‚ северную стаж и т.д.).

Проверка расчетного периода

Расчетный период для отпускных — 12 календарных месяцев‚ предшествующих месяцу начала отпуска. Убедитесь‚ что за этот период у сотрудника начислена зарплата (нет «дырок» в стаже из-за неоплачиваемых отпусков более 14 дней‚ больничных и т.д.‚ которые сдвигают период).

Этап 1: Кадровое оформление — Документ «Предоставление отпуска»

Этот документ фиксирует право сотрудника на отдых и является основанием для табеля учета рабочего времени.

1. Перейдите: Кадры → Отпуска → Предоставление отпусков.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку документа:
   • Организация: выберите нужную юрлицо.
   • Номер: проставляется автоматически.
4. Заполните табличную часть (кнопка «Добавить» или выбор из графика):
   • Сотрудник: выберите из списка.
   • Вид отпуска: «Основной ежегодный» (для очередного отпуска).
   • Период работы (Начало/Конец): Критически важное поле! Укажите отработанный период‚ за который предоставляется отпуск (например‚ – ). Программа сама определит количество дней.
   • Дата начала / Дата окончания: календарные даты отдыха.
   • Количество дней: заполнится автоматически по датам (выходные включаются‚ праздники — нет).
5. Вкладка «Дополнительно» (при необходимости):
   • Разбивка отпуска: если отпуск предоставляется частями (требуется письменное заявление сотрудника и согласие работодателя). Заведите отдельные строки для каждой части.
   • Присоединение неоплачиваемых дней: если сотрудник просит добавить дни за свой счет (вид отпуска «Без сохранения заработной платы»).
   • Перенос отпуска: если это перенесенный с прошлого года отпуск‚ укажите основание (ссылку на старый приказ).
6. Нажмите Провести и закрыть.

Этап 2: Расчет отпускных, Документ «Начисление отпускных»

Согласно ст. 136 ТК РФ‚ отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Документ создается обычно в зарплатном периоде‚ предшествующем отпуску.

1. Перейдите: Зарплата → Начисления → Начисление отпускных.
2. Нажмите Создать.
3. Шапка документа:
   • Организация‚ Дата‚ Номер.
   • Период регистрации: месяц‚ в котором производится выплата (например‚ если отпуск с 10 октября‚ период регистрации — октябрь‚ дата документа — 07.10 или раньше).
4. Заполнение табличной части — два способа:

Способ А: Заполнение на основании «Предоставления отпуска» (Рекомендуемый)

1. В документе «Начисление отпускных» нажмите кнопку Заполнить (в командной панели табличной части) → По предоставленным отпускам.
2. В открывшемся окне отметьте галочкой нужный документ «Предоставление отпуска» (или несколько).
3. Нажмите Выбрать. Программа подтянет сотрудника‚ вид отпуска‚ даты и количество дней.

Способ Б: Ручной ввод / Подбор

Нажмите Подбор → выберите сотрудника → укажите вид отпуска «Основной ежегодный» → даты начала/окончания. Программа сама найдет период работы.

4. Проверка расчета (Вкладка «Расчет» или кнопка «Расчет» в строке):
   • Средний заработок: проверьте‚ вошли ли все виды оплат (премии‚ надбавки‚ региональные коэффициенты). Исключены: материальная помощь‚ суточные‚ отпускные за прошлые периоды и т.д. (Приказ Минтруда № 922).
   • Дни заработка / Отработанные дни: проверьте корректность (исключены больничные‚ неоплачиваемые отпуска >14 дней‚ простой не по вине сотрудника).
   • Среднедневной заработок: = Средний заработок / Дни заработка.
   • Сумма отпускных: = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска.
5. Налоги и взносы: программа автоматически рассчитает НДФЛ (13/15/30%) и страховые взносы (30% в Пенсионный/СОЦ/ФОМС, в пределах лимитов на 2026 год).
6. Нажмите Провести и закрыть.

Этап 3: Выплата и отражение в банке

После проведения «Начисления отпускных» сумма появится в ведомости на выплату.

• Перейдите: Зарплата → Выплаты → Взаиморасчеты с персоналом (или «Выплата зарплаты»).
• Создайте документ Выплата зарплаты (или используйте «Платежное поручение» для перечисления на карты).
• Заполните на основании «Начисления отпускных» (кнопка Заполнить → По начислениям).
• Проверьте срок: выплата не позднее 3 дней до начала отпуска.

Этап 4: Печать сопроводительных документов

Хотя электронный документооборот распространен‚ бумажные оригиналы (или подписанные ЭЦП) часто требуются для архива.

• Приказ (форма Т-6 или единая форма № О-6): в документе «Предоставление отпуска» → Печать → Приказ о предоставлении отпуска.
• Расчетный листок (форма Т-51 / Т-51а): в документе «Начисление отпускных» → Печать → Расчетный листок (выдается сотруднику под роспись при получении денег).
• Справка о среднем заработке (форма 182н): если сотрудник уходит в больничный сразу после отпуска или для других целей. Печатается из документа «Начисление отпускных» или через отчеты.

Типичные ошибки и нюансы 2026 года

Неверный «Период работы»

Если указать не тот период (например‚ год назад)‚ расчет среднего заработка пойдет за не те 12 месяцев. Всегда сверяйте с отчетом «Остатки отпусков».

Игнорирование праздничных дней

Праздничные дни (ст. 112 ТК РФ)‚ попадающие в отпуск‚ не включаются в срок отпуска и не оплачиваються как отпускные. Срок отпуска продлевается на эти дни. 1С:ЗУП делает это автоматически‚ если верно заведен производственный календарь (проверьте: Администрирование → Производственные календари).

Премии за прошедшие периоды

Если за расчетный период начислена годовая/квартальная премия‚ она должна войти в средний заработок пропорционально отработанному времени; В 1С:ЗУП 3.1 это настраивается в виде расчета «Премия за период» (галочка «Включать в средний заработок» и правильный алгоритм пропорционирования).

Отпуск за неполный год работы

Если сотрудник работает менее года (или период работы прерван неоплачиваемым отпуском >14 дней‚ уход в декрет и т.д.)‚ отпуск предоставляется пропорционально: 2.33 дня за каждый полный месяц работы. 1С считает это автоматически при правильном заполнении «Периода работы».

Лимиты страховых взносов на 2026 год

Обратите внимание на предельные базы страховых взносов за 2026 год (утверждаются ежегодно законом). Если накопленный доход сотрудника с начала года превышает лимит‚ взносы в ПФР (пенсионная часть) перестают начисляться‚ остаются только медицинская и социальная (в пределах своих лимитов). 1С обновляет лимиты через обновления конфигурации.

Чек-лист перед закрытием периода

1. [ ] График отпусков согласован и утвержден.
2. [ ] Документ «Предоставление отпуска» проведен‚ приказ подписан/напечатан.
3. [ ] В табеле отображен код «О» на даты отпуска.
4. [ ] Документ «Начисление отпускных» проведен за 3 дня до начала отпуска.
5. [ ] Средний заработок рассчитан корректно (проверены входящие виды оплат‚ отработанные дни).
6. [ ] НДФЛ удержан‚ взносы начислены (с учетом лимитов);
7. [ ] Деньги перечислены сотруднику (документ «Выплата зарплаты»/«Платежное поручение» проведен).
8. [ ] Расчетный листок выдан/направлен сотруднику.

Оформление очередного отпуска в 1С:ЗУП 3.1 — процесс стандартизированный‚ но требующий внимательности к датам «Периода работы» и составу начислений для среднего заработка. Использование цепочки документов «График отпусков» → «Предоставление отпуска» → «Начисление отпускных» → «Выплата зарплаты» гарантирует соблюдение трудового законодательства (ТК РФ) и налогового учета. Регулярно обновляйте конфигурацию для актуальности лимитов взносов и производственного календаря.

Совет: Используйте отчет «Контроль предоставления отпусков» (раздел Отчеты → Кадровые отчеты) для мониторинга сотрудников‚ у которых накоплено более 28 дней неиспользованного отпуска (риск штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ).