Амортизация, это постепенное перенесение стоимости основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) на расходы организации по мере их износа. Чтобы операция по начислению амортизации была правомерно отражена в учёте, она должна быть подтверждена первичным учётным документом. Разберёмся, каким именно документом оформляется начисление амортизации и как его правильно составить.

Что говорит законодательство

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Начисление амортизации — это факт хозяйственной жизни, поэтому без первичного документа отразить его в учёте нельзя.

С 2013 года унифицированные формы первичных документов не являются обязательными. Организация вправе:

• использовать самостоятельно разработанные формы;
• применять унифицированные формы, утверждённые ранее Госкомстатом;
• комбинировать оба подхода.

Выбранные формы необходимо закрепить в учётной политике организации.

Основной документ, бухгалтерская справка (расчёт амортизации)

На практике начисление амортизации оформляется бухгалтерской справкой (бухгалтерской справкой-расчётом). Именно этот документ служит основанием для отражения в учёте проводок по дебету счетов затрат (20, 23, 25, 26, 44 и др.) и кредиту счёта 02 «Амортизация основных средств» (или 05 «Амортизация нематериальных активов»).

Также в качестве первичного документа могут использоваться:

• ведомость начисления амортизации — сводный документ по всем объектам ОС;
• расчёт амортизационных отчислений, табличный документ с детализацией по каждому объекту;
• инвентарная карточка учёта ОС (форма ОС-6) — в ней фиксируются сведения о начисленной амортизации по конкретному объекту, но она дополняет, а не заменяет справку-расчёт.

Обязательные реквизиты документа

Самостоятельно разработанная бухгалтерская справка должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ:

1. наименование документа (например, «Бухгалтерская справка-расчёт № 15»);
2. дата составления документа;
3. наименование организации, составившей документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни (начисление амортизации за конкретный месяц);
5. величина измерения факта хозяйственной жизни в денежном выражении (сумма амортизации);
6. наименование должности лица, совершившего операцию, и его подпись.

Что указывается в расчёте амортизации

Для корректного расчёта в документе, как правило, отражают по каждому объекту ОС:

• наименование и инвентарный номер объекта;
• первоначальную стоимость;
• срок полезного использования (СПИ);
• способ начисления амортизации (линейный, уменьшаемого остатка, пропорционально объёму продукции и др.);
• сумму ежемесячной амортизации;
• счёт отнесения затрат.

Пример отражения в учёте

На основании бухгалтерской справки-расчёта формируются проводки:

• Дт 20 (23, 25, 26, 44), Кт 02 — начислена амортизация по основным средствам;
• Дт 20 (26, 44) — Кт 05 — начислена амортизация по нематериальным активам.

Начисление амортизации производится ежемесячно, начиная с даты признания объекта в бухгалтерском учёте (по ФСБУ 6/2020, с момента признания или с 1-го числа следующего месяца, если такой порядок закреплён в учётной политике).

Оформление в программе 1С

В программах 1С (например, «1С:Бухгалтерия 8») начисление амортизации выполняется автоматически регламентной операцией «Амортизация и износ основных средств» при закрытии месяца. По итогам операции программа формирует справку-расчёт «Амортизация», которая и является первичным документом. Её можно распечатать и подписать либо хранить в электронном виде с соблюдением требований к электронному документообороту.

Начисление амортизации оформляется первичным учётным документом, чаще всего бухгалтерской справкой-расчётом или ведомостью начисления амортизации. Организация вправе разработать собственную форму документа, но она должна содержать все обязательные реквизиты по Закону № 402-ФЗ и быть закреплена в учётной политике. Правильно оформленный документ обеспечивает обоснованность бухгалтерских проводок и защищает организацию от претензий при проверках.