Оформление отпуска сотрудника — важная кадровая процедура, требующая внимательного подхода к документам. Хотя в трудовом законодательстве нет отдельного документа под названием «акт на отпуск», на практике под этим часто понимают комплекс кадровых документов, сопровождающих уход работника на отдых, а также акты, составляемые в нестандартных ситуациях (например, акт об отказе работника ознакомиться с приказом или акт о фактическом нахождении сотрудника в отпуске). Разберём всё по порядку.
Какие документы оформляются при уходе в отпуск
Для законного предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска требуется целый пакет документов:
- График отпусков, утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (форма Т-7 или самостоятельно разработанная);
- Уведомление работника о времени начала отпуска — не позднее чем за две недели до его начала;
- Заявление сотрудника — требуеться, если отпуск предоставляется не по графику;
- Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а);
- Записка-расчёт (форма Т-60) — для начисления отпускных;
- Акт — составляется в спорных или нестандартных ситуациях.
Когда составляется акт
Акт может потребоваться в следующих случаях:
- Работник отказался подписать уведомление о начале отпуска или приказ;
- Сотрудник не явился на работу после окончания отпуска;
- Необходимо зафиксировать факт отзыва работника из отпуска или его отказ от отзыва;
- Требуется подтвердить перенос отпуска по соглашению сторон.
Структура и правила составления акта
Акт составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:
Шапка документа
- Наименование организации;
- Название документа («Акт»);
- Дата и место составления;
- Регистрационный номер.
Состав комиссии
Акт обычно составляется комиссионно — не менее чем тремя лицами. Указываются должности и ФИО членов комиссии (например, кадровый специалист, руководитель подразделения, представитель профсоюза).
Описание факта
Излагается суть зафиксированного обстоятельства: например, «Работник Иванов И.И., занимающий должность менеджера отдела продаж, от ознакомления с приказом о предоставлении отпуска № 45-к от отказался, подпись ставить отказался».
Подписи
Акт подписывают все члены комиссии. Работнику предлагается ознакомиться с актом; при отказе делается соответствующая отметка.
Оформление отпуска не по графику
Если сотрудник уходит в отпуск вне графика, он должен написать заявление в произвольной форме; В документе указываются:
- новая дата начала отпуска и его продолжительность;
- основания (причины) переноса или предоставления отпуска;
- дата и подпись работника.
На основании заявления издаётся приказ, а при необходимости в график отпусков вносятся изменения.
Важные моменты, которые нужно учитывать
- Минимальная продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней, для государственных служащих — не менее 30 календарных дней;
- Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются;
- Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска;
- Составлять приказ «задним числом» недопустимо — это нарушение кадрового учёта;
- Все документы хранятся в соответствии с установленными сроками архивного хранения.
Грамотное документальное оформление отпуска защищает интересы и работодателя, и работника. Акт, составленный с соблюдением всех требований, становится надёжным доказательством в случае трудового спора. Используйте унифицированные формы или разработайте собственные шаблоны, утвердив их в учётной политике организации,, это упростит работу кадровой службы и поможет избежать ошибок.