Оформление пособия по беременности и родам (БиР) — одна из ключевых задач кадрового и бухгалтерского учета. С введением системы проактивных выплат и перехода на электронные больничные листы процедура максимально упростилась, но требует строгого соблюдения сроков и правил расчета. В статье разберем актуальный алгоритм действий для 2025–2026 годов, включая специфику для организаций на АУСН (автоматизированной упрощенной системе налогообложения).

Нормативная база и ключевые изменения

Основным документом, регулирующим выплаты, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Главные тренды 2025–2026 гг.:

• Проактивные выплаты: Для большинства работающих женщин пособие назначается и выплачивается Социальным фондом России (СФР) автоматически на основании данных электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН). Работодателю не нужно подавать заявление от имени сотрудницы.
• Электронный документооборот: Бумажные больничные листы практически вышли из обращения. Все данные приходят в личный кабинет работодателя на портале СФР и в учетные системы (1С, Контур, СБИС и др.).
• АУСН (с ): Организации, перешедшие на автоматизированную УСН (как ООО «Астра» из примера), платят единый налоговый платеж (ЕНП). Страховые взносы рассчитывает налоговый орган, но обязанность по предоставлению данных для расчета пособия (сведения о заработке) остается за работодателем.

Алгоритм действий бухгалтера/кадровика

Несмотря на автоматизацию, работодатель выполняет критически важные действия: формирование исходных данных и контроль.

Этап 1. Получение ЭЛН (Листа нетрудоспособности)

Женщина оформляет декретный отпуск в женской консультации или через Госуслуги. Врач выпускает электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН).

• Сроки: обычно 140 календарных дней (70 до родов + 70 после), при осложненных родах — 156 дней, при рождении двух и более детей — 194 дня.
• ЭЛН автоматически попадает в личный кабинет работодателя на портале СФР и в программу учета (через интеграцию).

Этап 2. Проверка и подтверждение сведений о заработке (Критически важно!)

Размер пособия рассчитывается на основе среднего дневного заработка за 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (для 2026 года — базовый период 2024 и 2025 гг.).

Действия бухгалтера:

1. Открыть реестр ЭЛН в программе учета или ЛК СФР.
2. Проверить корректность начисленного заработка за базовый период (исключить нестрахуемые выплаты: дивиденды, материальную помощь сверх 4000 руб. в год, оплату обучения и т.д.).
3. Убедиться, что за базовый период уплачены страховые взносы (для ООО «Астра» на АУСН это контролируется через ЕНП, но данные о начислениях должны быть переданы в СФР через ЕФС-1).
4. При необходимости скорректировать данные (подать уточняющую ЕФС-1) до момента расчета пособия СФР.

Этап 3. Назначение пособия (Проактивный режим)

СФР автоматически рассчитывает пособие на основании:

• Данных ЭЛН (сроки нетрудоспособности).
• Сведений о заработке (переданных работодателем через ЕФС-1 за 2024–2025 гг.).
• Заявления сотрудницы (если она подала его через Госуслуги или ЛК СФР для выбора способа получения).

Работодатель не готовит приказ о назначении пособия по БиР (в отличие от пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет). Приказ о предоставлении декретного отпуска (формы Т-6 или своя) оформляется на основании ЭЛН для учета рабочего времени.

Этап 4. Выплата пособия

• Кто платит: СФР напрямую на карту сотрудника (МИР или другая, указанная в Госуслугах/ЛК СФР).
• Сроки: В течение 10 рабочих дней с даты получения СФР сведений о заработке и ЭЛН (обычно совпадает с датой выпуска ЭЛН).
• Роль работодателя: Контроль своевременности перечисления. Если задержка — запрос в СФР через ЛК или обращение в клиентскую службу.

Расчет пособия: формула и лимиты 2025–2026 гг.

Формула:

Пособие = Средний дневной заработок × Количество дней декретного отпуска

Средний дневной заработок = (Заработок за 2024 г. + Заработок за 2025 г.) / 730 дней

Ограничения (Предельные базы взносов на ВПС):

Заработок, принимаемый к расчету, не может превышать предельную базу страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за соответствующий год.

Примечание: База 2026 года утверждается законом о бюджете СФР на соответствующий год. Для расчета пособия в 2026 г. используются базы 2024 и 2025 гг.

Минимальное пособие (если стаж < 6 мес. или заработок ниже МРОТ):

Рассчитывается от МРОТ, действующего на момент расчета (в 2025 г., 22 440 руб., в 2026 г. — по индексации). Формула: МРОТ × 24 мес. / 730 × Дни отпуска × % ставки.

Бухгалтерские проводки (Счет 69, 70, 98/99)

Так как пособие по БиР выплачивает СФР, работодатель не списывает его со счета 70 и не отражает в налоге на прибыль/УСН как расход (для УСН/АУСН — не уменьшает доход/налоговую базу).

Проводки по начислению заработной платы за время декрета (если есть доплаты до среднего заработка по коллективному договору — редко):

• Дт 20 / Кт 69 — начислены страховые взносы на выплаты работодателя (если есть).
• Дт 70 / Кт 68, удержан НДФЛ (если работодатель что-то доплачивает).

Проводки по уплате взносов за базовый период (ЕФС-1):

• Дт 69 / Кт 51 (68), уплачены страховые взносы за 2024–2025 гг; (формируют базу пособия).

Учет в налоговом учете (УСН/АУСН):

• Страховые взносы, уплаченные за сотрудника (в т.ч. за период декрета, если они были начислены на выплаты работодателя), уменьшают налог УСН «Доходы минус расходы» или учитываются в ЕНП на АУСН.
• Само пособие СФР — не доход организации, не расход.

Специфика для ООО «Астра» (переход на АУСН с )

Сценарий: Сотрудница Мария уходит в декрет в апреле 2026 г. Базовый период: 2024 и 2025 гг. (ООО «Астра» была на обычной УСН).

1. Взносы за 2024–2025 гг.: Уплачены по обычным правилам (ЕНП или платежные поручения). Данные переданы в СФР через ЕФС-1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1). Бухгалтер Марии ( Мария, бухгалтер, уходит в декрет) должен убедиться, что ЕФС-1 за 2025 год сдана корректно и вовремя (до или по срокам ЕНП).
2. Переход на АУСН (2026 г.): В 2026 году ООО «Астра» платит ЕНП. Налоговый орган сам рассчитывает взносы на основании ЕФС-1.
3. Расчет пособия Марии: СФР возьмет заработок Марии за 2024 и 2025 гг. из уже сданных ЕФС-1. В 2026 году заработок Марии не начислен (она в декрете), поэтому в ЕФС-1 за 2026 год по Марии будут нули или отсутствие строки. Это не повлияет на пособие, так как базовый период — прошедшие годы.
4. Замена бухгалтера: Поскольку Мария — единственный бухгалтер, ООО «Астра» должна заранее (до апреля 2026 г.) обеспечить передачу полномочий (приказ о назначении ответственного за сдачу отчетности, ЭЦП, доступы к ЛК СФР/Налоговой/Банку) другому лицу или аутсорсеру.

Частые ошибки и риски

• Ошибки в ЕФС-1 за базовый период: Неверный код вида дохода (например, вся зарплата указана под кодом 2001 «Иные выплаты» вместо 2000) — СФР не включит сумму в базу пособия. Решение: Сдать уточняющую ЕФС-1 до расчета СФР.
• Неуплаченные взносы за базовый период: Если за 2024/2025 гг. были задолженности по взносам, СФР может отказать в назначении или назначить минимальное. Решение: Погасить долги до выхода ЭЛН.
• Игнорирование ЭЛН в ЛК СФР: Если ЭЛН не отображается — проверить интеграцию с программой учета, обновить реестр, обратится в СФР.
• Путаница с пособием по уходу за ребенком (до 1,5 лет): Пособие по БиР — за декретный отпуск (оплачивает СФР автоматически). Пособие по уходу — после декрета (нужно заявление сотрудника, приказ работодателя, расчет СФР). Не смешивайте процедуры.

Чек-лист для бухгалтера (Подготовка к декрету сотрудника)

1. [ ] Проверить сдачу ЕФС-1 за 2024 и 2025 гг. (корректность кодов видов доходов, полнота начислений).
2. [ ] Проверить уплату взносов за 2024–2025 гг. (нет задолженностей в ЛК СФР/Налоговой).
3. [ ] Обеспечить доступ к ЛК СФР / программе учета для контроля появления ЭЛН.
4. [ ] Оформить приказ о предоставлении декретного отпуска (на основании ЭЛН) в день получения сведений об ЭЛН.
5. [ ] Обеспечить непрерывность сдачи отчетности (ЕФС-1, налоговая декларация УСН/АУСН, бухгалтерская отчетность) на период отсутствия бухгалтера.
6. [ ] Проверить поступление пособия сотруднице в срок до 10 рабочих дней после выпуска ЭЛН.

В 2025–2026 годах оформление пособия по беременности и родам перешло в разряд контролируемых процессов. Главная задача бухгалтера — качественная и своевременная сдача ЕФС-1 за базовый расчетный период (два предшествующих года). Для организаций на АУСН (как ООО «Астра») это означает необходимость идеальной отчетности за 2024–2025 гг. до перехода на новый режим. Автоматизация через СФР снимает рутину расчета и выплаты, но перекладывает ответственность за первичные данные на работодателя.

Статья подготовлена на основании законодательства РФ (ФЗ-255, ТК РФ, ФЗ-402, ФЗ-125) актуального на . Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным нормативным актам и консультироваться со специалистами СФР.