Оформление ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет, процесс, требующий строгого соблюдения отчетности перед Социальным фондом России (СФР)․ Главный документ, который представляет работодатель для расчета и назначения выплаты, это форма ЕФС-1 (Единая форма сведений о заработке и страховом стаже)․ В статье подробно разберем, как заполнять отчет, какие сведения в него включать, какие документы нужны от сотрудника и актуальные нюансы 2026 года․

Основной отчетный документ: форма ЕФС-1

С 2023 года единой отчетной формой для СФР является ЕФС-1․ Именно в этой форме работодатель передает сведения о заработке и страховом стаже застрахованного лица, которые являются базой для расчета пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет․

Какую форму ЕФС-1 сдавать?

• Годовая форма ЕФС-1 — сдается ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным․ Именно в годовой форме отражаются сведения за полный календарный год․
• Квартальная форма ЕФС-1 — сдается квартально (для определенных категорий плательщиков или при корректировке)․

Ключевой момент: Сведения по страховому стажу для расчета пособия отражаются именно в годовой форме ЕФС-1 в подразделе 1․2 («Сведения о заработке (доходе) застрахованного лица и периодов, не входящих в страховой стаж, застрахованного лица»)․ Именно эти данные использует СФР для определения среднего дневного заработка за расчетный период (2 календарных года, предшествующих году страхового случая)․

Что отражается в подразделе 1․2 ЕФС-1:

1. Начисленный заработок (доход), с которого исчислялись страховые взносы․
2. Периоды, не входящие в страховой стаж (например, уход за ребенком до 1,5 лет по более ранним детям, уход за инвалидом/пенсионером 80+ и т․д․) — они исключаются из расчетного периода․
3. Информация о замене календарных лет в расчетном периоде (по заявлению сотрудника)․

Действия работодателя: от заявления до передачи данных в СФР

Процедура назначения пособия инициируется сотрудником, но обязанность корректно отразить данные в отчетности лежит на работодателе․

Этап 1: Получение пакета документов от сотрудника

Для оформления пособия и корректного заполнения ЕФС-1 работодателю необходимы:

• Заявление о назначении пособия (указываются название организации, ФИО работника и ребенка, дата рождения и СНИЛС ребенка, период выплаты)․
• Справка с места работы второго родителя (супруга/супруги) о том, что он/она не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие․ Примечание: в некоторых случаях (например, при обращении через Госуслуги или если второй родитель не работает) СФР может получать эти данные автоматически, но бумажный оригинал/скан часто требуется работодателю для внутреннего учета․
• Справки о заработке от предыдущих работодателей за 2 календарных года, предшествующих году ухода в декрет (если сотрудник работал в данной организации менее 2 лет)․
• Заявление о замене календарных лет в расчетном периоде (если сотрудник хочет заменить низкооплачиваемые годы на более ранние, более выгодные)․

Этап 2: Начисление и выплата пособия

Работодатель назначает и выплачивает пособие за счет средств СФР (сверки/перечислений взносов)․ Важно: бухгалтеру нужно отслеживать дату рождения ребенка, а не факт выхода на работу․ Пособие назначается с дня окончания отпуска по беременности и родам (или с дня рождения ребенка, если отпуска не было) до дня достижения ребенком 1,5 лет․

Этап 3: Формирование и сдача ЕФС-1

В годовой ЕФС-1 за год, в который пришелся период ухода за ребенком (или год расчета, если уход был ранее), заполняется подраздел 1․2․ Если сотрудник ушел в отпуск в 2025 году, расчетный период — 2023 и 2024 годы․ Данные за эти годы должны быть корректно переданы в годовой ЕФС-1 за 2023 и 2024 годы соответственно (или скорректированы в отчете за 2025 год, если выявлены ошибки)․

Расчет пособия в 2026 году: пределы и база

Размер пособия составляет 40% от среднего дневного заработка, умноженного на 30,4 (среднее число дней в месяце)․ Заработок берется за 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (года ухода в отпуск)․

Ограничения по базе на 2026 год (для расчетного периода 2024–2025 гг․):

• Максимальная база начисления взносов за 2024 г․: 2 225 000 руб․
• Максимальная база начисления взносов за 2025 г․: 2 475 000 руб․ (прогноз/утвержденное значение)․

Исходя из этих баз, устанавливаются минимальный и максимальный размеры пособия на 2026 год (для детей, родившихся в 2026 г․ или уход за которыми оформлен в 2026 г․):

• Минимальное пособие (при отсутствии стажа/заработка или заработке ниже МРОТ): 10 837,20 руб․
• Максимальное пособие: 83 021,18 руб․

Примечание: Для неработающих, студентов очной формы обучения, военнослужащих по призыву пособие устанавливается в фиксированном минимальном размере (без привязки к заработку), при этом комплексная оценка нуждаемости (для единого пособия) не требуется․

Сроки обращения и назначения

Согласно нормам законодательства (ст․ 15 ФЗ-255), право на пособие сохраняется, если обращение последовало в СФР (через работодателя, МФЦ или Госуслуги) не позднее 6 месяцев со дня достижения ребенком возраста 1,5 лет․ После истечения этого срока пособие назначается только с месяца обращения (за прошедшие месяцы не выплачивается)․

Особенности при уходе за двумя и более детьми

Если сотрудник ухаживает за двумя и более детьми до 1,5 лет одновременно (например, близнецы или дети с малым разница в возрасте), пособие назначается по каждому ребенку․ В ЕФС-1 это отражается соответствующим образом: периоды ухода за каждым ребенком исключаются из страхового стажа (если это не текущий расчетный период) или фиксируются как периоды получения пособия․

Типичные ошибки при сдаче отчета (ЕФС-1)

• Невосстановленная замена лет: Сотрудник подал заявление о замене лет, но в ЕФС-1 старые годы не исключены / новые не включены․
• Ошибки в заработке: Указан доход, с которого не платились взносы, или не указан весь доход․
• Игнорирование периодов «нестажа»: Периоды ухода за предыдущими детьми до 1,5 лет (макс․ 6 лет в сумме) должны быть исключены из расчетного периода, что увеличивает средний заработок․ Если не отразить это в ЕФС-1 (подраздел 1․2), СФР рассчитает пособие ниже положенного․
• Поздняя сдача корректирующей ЕФС-1: При обнаружении ошибки нужно сдать корректировку как можно быстрее, чтобы СФР успел пересчитать пособие․

Резюме: чек-лист отчетности по пособию до 1,5 лет

Главный отчет по пособию до 1,5 лет для СФР — это годовая форма ЕФС-1 (подраздел 1․2)․ Качественное заполнение этого раздела (корректный заработок, учет исключаемых периодов, применение замены лет) гарантирует, что сотрудник получит максимально положенную ему выплату, а работодатель избежит претензий от инспекции и повторных перерасчетов․ В 2026 году особое внимание стоит уделить актуальным максимальным базам за 2024–2025 годы и сроку обращения в 6 месяцев после достижения ребенком 1,5 лет․