Оформление трудового договора, ключевой этап приема сотрудника на работу. В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 этот процесс автоматизирован: на основе одного документа «Прием на работу» формируются приказ, трудовой договор (для микропредприятий), личная карточка сотрудника и данные для расчета зарплаты и отчетности в СФР. В этой статье подробно разберем весь алгоритм действий актуальный на 2026 год с учетом изменений, вступивших в силу с сентября 2025 года.
Подготовительный этап: проверка настроек
Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в информационной базе включен функционал кадрового учета.
- Перейдите в раздел Администрирование → Настройки функционала.
- Раскройте группу Зарплата и кадры → Кадры.
- Установите флажок Кадровый учет (если он еще не стоит).
- Рекомендуется также включить Использовать трудовую функцию и Вести кадровый учет в разрезе организаций (если у вас несколько юрлиц в базе).
- Нажмите Сохранить.
Важно: Проверьте актуальность локальных нормативных актов (Положение о зарплате, Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка). В 2025 году Минтруд утвердил новые формы договоров о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности — они могут заключаться в электронном виде. Ссылки на действующие документы нужно обновить в карточках сотрудников и при печати форм.
Создание карточки сотрудника (Физического лица)
В 1С:Бухгалтерия 8.3 сотрудник существует в двух связанных справочниках: «Сотрудники» (кадровый аспект) и «Физические лица» (налоговый/расчетный аспект).
Шаг 1. Открытие справочника
Путь: Зарплата и кадры → Кадры → Сотрудники → кнопка Создать.
Шаг 2. Заполнение вкладки «Основное»
- ФИО: Введите полностью. Если в базе есть однофамилец, программа выдаст предупреждение — выберите «Создать нового».
- Пол, Дата рождения: Обязательные реквизиты.
- ИНН и СНИЛС: Критически важны для отчетности в СФР и налоговой. Если у сотрудника их нет, отметьте соответствующие галочки («ИНН не получен», «СНИЛС не получен»), но старайтесь заполнить сразу.
- Гражданство: Выберите из классификатора (для иностранцев заполняются доп. реквизиты: вид ВНЖ/РВП, номер патента/разрешения на работу, срок действия).
Шаг 3. Вкладка «Личные данные» (Паспорт, Адрес, Контакты)
- Документ, удостоверяющий личность: Серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Для иностранцев — данные паспорта иностранного гражданина.
- Адрес регистрации (постоянной/временной): Заполните через классификатор адресов (КЛАДР/ФИАС) для корректной отчетности.
- Контактная информация: Телефон, email (нужны для СЭД и уведомлений).
Шаг 4. Дополнительные сведения (Вкладки «Воинский учет», «Семья», «Образование»)
Заполняются по мере необходимости. С сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом, его не включают в трудовой договор или анкету. В 1С этот файл (скан/PDF) можно прикрепить к карточке сотрудника или физического лица через кнопку Файлы (значок скрепки) в верхней панели формы.
Шаг 5. Запись
Нажмите Записать и закрыть. Данные автоматически появятся в справочнике Физические лица (раздел Налоги и отчетность → Физические лица).
Оформление документа «Прием на работу»
Это основной кадровый документ, порождающий трудовые отношения.
Способы создания:
- Из карточки сотрудника: кнопка Принять на работу (или «Оформить документ» → «Прием на работу»).
- Через журнал: Зарплата и кадры → Кадры → Прием на работу → Создать (тогда сотрудника нужно выбрать вручную).
Заполнение полей документа:
| Поле / Вкладка | Что заполнять / Особенности |
|---|---|
| Организация | Выберите нанимающую организацию (если несколько в базе). |
| Сотрудник | Автозаполнится, если создавали из карточки. Иначе выберите из списка. |
| Дата | Дата приема на работу (день начала трудовой функции). Обычно совпадает с датой приказа. |
| Подразделение | Выберите из справочника «Подразделения организаций». Должно соответствовать штатному расписанию. |
| Должность | Выберите из штатного расписания или введите вручную. Важно: Должность должна совпадать с трудовой функцией. |
| Трудовая функция | Обязательное поле с 2024 года. Укажите конкретную трудовую функцию (действия), которую будет выполнять сотрудник, согласно Профстандартам или ЕТКС. Не путать с названием должности! |
| Вид занятости | Основная работа или Совместительство (внутреннее/внешнее). От этого зависят расчеты НДФЛ и страховых взносов. |
| Испытательный срок | Если предусмотрен договором — укажите продолжительность (в месяцах). Макс. 3 мес. (до 6 мес. для руководителей/главных бухгалтеров); Если нет — оставьте пустым или выберите «Без испытательного срока». |
| Трудовой договор | Заполняется на вкладке «Трудовой договор» или в основной форме:
|
| Оклад / Тарифная ставка | Вкладка «Расчеты» или блок «Оплата труда». Укажите фиксированную часть заработной платы. Если оклад ниже МРОТ региона — программа предупредит при расчете зарплаты. |
| График работы | Выберите график (например, «Пятидневная рабочая неделя», «Сменный график» и т.д.). Обязательно для табеля учета рабочего времени. |
| Трудовая книжка / СТР | Вкладка «Трудовой стаж». Укажите способ ведения: Электронная трудовая книжка (СТР) — по умолчанию для всех с 2020 г. Если у сотрудника есть бумажная ТК (до 2020 г.) и он хочет ее продолжить — выберите «Бумажная» и заполните реквизиты. Регистрация записи для отправки в СФР (СЗВ-ТД) ставится автоматически. |
Совет: Поля, не помеченные как обязательные (красной звездочкой), можно не заполнять сразу (например, данные об образовании для квалификационных справочников), но их лучше дописать до сдачи отчетности.
Присвоение табельного номера
После проведения документа «Прием на работу» программа автоматически присвоит табельный номер (следующий по порядку в организации).
- Если в компании используется своя нумерация — его можно изменить вручную в карточке сотрудника (вкладка «Основное»).
- Если поле «Табельный номер» не видно в форме — настройте отображение через меню Дополнительно → Изменить форму → перетащите реквизит на форму.
Печать кадровых документов (Приказ, Договор, Т-2)
Документы формируются на основании проведенного «Приема на работу».
- Откройте журнал Прием на работу (или карточку сотрудника → кнопка Печать).
- Доступные формы:
- Приказ о приеме на работу (форма Т-1 / единая форма № П-1): Основной документ для СТР.
- Трудовой договор: Печатается в двух экземплярах. Для микропредприятий (штат < 60 чел.) можно использовать упрощенную форму договора, включающую условия приказа (согласно ст. 309.2 ТК РФ).
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2): Заводится на каждого работника (обязательно для бумажного архива, опционально для электронного).
- Справка о доходах (форма 182н), СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ: Формируются позже для отчетности.
Подписание: С 2025 года допускается электронное подписание трудовых договоров и договоров о материальной ответственности (ЭДО/ЭЦП). В 1С можно настроить печать с факсимиле или интеграцию с сервисами ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и др.).
Настройка расчетов и выплат (Важно для первой зарплаты)
Сразу после приема настройте параметры, влияющие на зарплатный расчет:
А. Способ выплаты зарплаты
Карточка сотрудника → вкладка Расчеты (или кнопка «Настройка расчетов»).
- Наличные через кассу: По умолчанию.
- На банковскую карту: Укажите номер счета/карты, БИК банка, корсчет. Лучше подключить сотрудника к зарплатному проекту (раздел Банк и касса → Зарплатные проекты) — это автоматизирует создание платежных поручений.
Б. Налоговые вычеты по НДФЛ
В той же вкладке «Расчеты» → блок Налоговые вычеты.
- Стандартные (на себя, детей) — на основании заявления сотрудника и справок (например, 2-НДФЛ с пред. места работы).
- Социальные, имущественные — по заявлению с подтверждающими документами.
- Статус налогоплательщика: Резидент / Нерезидент (важно для иностранцев).
- Доходы и вычеты с предыдущего места работы: Обязательно заполните, если сотрудник пришел в текущем году — иначе НДФЛ рассчитается неверно (не учтется лимит 2.4 млн / 5 млн руб.). Данные берем из справки 2-НДФЛ.
В. Особенности страховых взносов
Если к сотруднику применяются льготные тарифы (МСП, IT-компании, Сколково, работа в ЧАЭС и т.д.) — установите соответствующий флаг в разделе «Страховые взносы» карточки сотрудника или в документе «Прием на работу» (вкладка «Взносы»).
Отправка отчетности в СФР (СЗВ-ТД)
С 2024 года сдача СЗВ-ТД обязательна ежемесячно (до 15-го числа следующего месяца) для всех нанятых за период сотрудников.
- После проведения «Приема на работу» запись о трудовой деятельности автоматически попадает в реестр для СЗВ-ТД.
- Перейдите: Зарплата и кадры → Отчеты в фонды → СЗВ-ТД.
- Сформируйте отчет за месяц приема. Проверьте данные: СНИЛС, ФИО, дата приема, должность, трудовая функция, вид занятости.
- Отправьте через 1С-Отчетность или личный кабинет СФР.
Штрафы за несдачу/ошибки в СЗВ-ТД: от 300 до 500 руб. за каждого сотрудника за каждую ошибку/пропуск.
Чек-лист: что проверить перед закрытием месяца приема
- [ ] Карточка сотрудника создана, ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес заполнены верно.
- [ ] Согласие на обработку ПДн получено и прикреплено к карточке (файл).
- [ ] Документ «Прием на работу» проведен (не просто записан, а проведен — галочка зеленая).
- [ ] Трудовая функция указана корректно (соответствует Профстандарту/ЕТКС).
- [ ] Оклад не ниже МРОТ (с учетом регионального коэффициента).
- [ ] График работы назначен.
- [ ] Приказ (Т-1) и Трудовой договор распечатаны, подписаны работодателем и сотрудником (или подписаны ЭЦП).
- [ ] Один экземпляр договора выдан сотруднику под роспись (лист вручения или подпись на экземпляре работодателя).
- [ ] Настроены вычеты по НДФЛ и введены доходы с пред. места работы.
- [ ] Настроен способ выплаты зарплаты (зарплатный проект подключен).
- [ ] СЗВ-ТД сдана в СФР в срок.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить в 1С |
|---|---|---|
| Не указана Трудовая функция | Ошибка в СЗВ-ТД, отказ в приеме отчета СФР, нарушение ст. 57 ТК РФ. | В документе «Прием на работу» (или через «Изменение условий труда») заполнить поле «Трудовая функция» из справочника. |
| Не введены доходы с пред. места работы | Переплата/недоплата НДФЛ, претензии налоговой, недовольство сотрудника. | Карточка сотрудника → вкладка «Расчеты» → «Доходы и вычеты с пред. места работы» → ввести данные из 2-НДФЛ. |
| Неверный Вид занятости (Основная вместо Совместительства) | Неверные взносы (платится полный пакет вместо сниженного/нулевого), ошибки в СЗВ-ТД. | Исправить в документе «Прием на работу» (если месяц не закрыт) или документом «Изменение условий труда» с датой приема. |
| Пропущена СЗВ-ТД за месяц приема | Штрафы СФР, проблемы у сотрудника со стажем/пенсией. | Сдать исправленную СЗВ-ТД как можно скорее (можно до 3 лет назад без штрафа за просрочку, если инициатива от работодателя). |
| Оклад ниже МРОТ | Нарушение ст. 133 ТК РФ, штрафы ГИТ, доп. начисления до МРОТ за счет работодателя. | Проверить МРОТ региона на дату приема; В 1С: Настройка → МРОТ (раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты). |
Особенности для микропредприятий (МСП, штат < 60 чел.)
Организации, входящие в реестр МСП (микропредприятия), имеют право:
- Не вести трудовые книжки в бумажном виде (только СТР).
- Использовать упрощенную форму трудового договора, которая включает в себя условия приказа о приеме (ст. 309.2 ТК РФ). В 1С при печати договора для такой организации доступна соответствующая форма.
- Не составлять отдельный приказ о приеме (условия прописываются в договоре), но для СЗВ-ТД в 1С документ «Прием на работу» все равно нужно провести, он генерирует запись для фонда. Приказ можно не печатать или печатать в свободной форме.
Оформление трудового договора в 1С:Бухгалтерия 8.3 — процесс структурированный и логичный: Карточка сотрудника → Документ «Прием на работу» → Печать форм → Настройка расчетов → Сдача СЗВ-ТД. Главное — уделять внимание новым обязательным реквизитам (трудовая функция, СТР, согласие на ПДн отдельным документом) и своевременно вносить данные для корректного расчета НДФЛ и взносов. Регулярно обновляйте программу (релизы выходят ежемесячно), чтобы формы печати и отчетность соответствовали актуальному законодательству.
Полезные ссылки в программе:
- Помощь (F1) → поиск «Прием на работу», «СЗВ-ТД», «Трудовая функция».
- Раздел Зарплата и кадры → Отчеты и анализ → Кадровые отчеты → «Приказы о приеме», «Трудовые договоры».
- Сервис 1С-Отчетность для отправки СЗВ-ТД и ЕФС-1.