Выплата заработной платы наличными через кассу организации, процедура, требующая строгого соблюдения кассовой дисциплины. Основным документом, легализующим выдачу денег из кассы, является Расходный кассовый ордер (РКО) по единой форме КО-2 (утв. Постановлением Госкомстата от № 88). Ниже представлено подробное описание правил оформления, образец заполнения полей и связанные с процедурой действия.

Нормативная база и основание для выдачи

Согласно Указанию Банка России от № 3210-У «О порядке проведения кассовых операций» (п. 6), выдача наличных денег производится только по расходным кассовым ордерам. Для выплат заработной платы, стипендий и иных выплат работникам основанием служат:

• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-53) — используется для расчета и выплаты зарплаты за отработанное время;
• Платежная ведомость (форма Т-53а) — применяется при выплате уже начисленной зарплаты (например, при выдаче задержанной зарплаты, отпускных, компенсаций).

Важно: РКО составляеться на каждую ведомость отдельно. Номер и дату ведомости обязательно указывают в ордере.

Порядок действий перед составлением РКО

1. Подготовка ведомости: Бухгалтер заполняет форму Т-53 или Т-53а, руководитель и главный бухгалтер подписывают её (личная подпись с расшифровкой или ЭЦП).
2. Проверка кассиром: Кассир сверяет сумму в ведомости («К выдаче») с суммой в РКО, проверяет подписи, срок действия ведомости (обычно 5 рабочих дней с дня составления, если иное не установлено внутренними документами).
3. Регистрация в журнале: До передачи в кассу ведомость и РКО регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Расходные ордера на зарплату регистрируются после выдачи денег (п. 4.3 Указания № 3210-У).

Образец заполнения формы РКО (КО-2) — пошаговый разбор полей

Форма заполняется на русском языке без сокращений (кроме общепринятых), чернилами черного, синего или фиолетового цвета (или печатается с ЭВМ). Исправления и зачистки не допускаются.

Шапка ордера (реквизиты организации)

Табличная часть (основные реквизиты)

Подписи и виза

• Руководитель: Подпись главы организации (ИП) с расшифровкой. Дата подписания не может быть позже даты ордера.
• Главный бухгалтер: Подпись гл. бухгалтера (если есть в штате) с расшифровкой. Виза гл. бухгалтера подтверждает правильность учета операции.
• Кассир: Подпись кассира, выдавшего деньги, ставится в момент выдачи наличных.
• Получатель (в ведомости): Работники подписываются в самой ведомости (форме Т-53/Т-53а) в графе «Подпись получившего» при получении денег на руки.

Особенности оформления в 2024–2026 годах

• Электронный документооборот: Допускается формирование РКО в электронном виде с использованием ЭЦП (квалифицированной электронной подписи) в соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и Указанием № 3210-У. Печать на бумаге для кассы все равно требуется (для кассовой книги), если касса не полностью автоматизирована и не использует онлайн-кассу для кассовых операций (ФЗ-54 не отменяет кассу для зарплаты).
• Срок действия ведомости: Банк России рекомендует устанавливать срок действия ведомости не более 5 рабочих дней. После истечения срока невыданные суммы зачисляются обратно (ПКО), а в РКО вноситься запись о фактически выданной сумме (если выдано не полностью).
• Кассовая книга: На основании РКО кассир делает запись в кассовой книге (форма КО-4) в день выдачи денег.

Бухгалтерские проводки (Отражение в учете)

Проводки делаются на основании РКО и ведомости:

• Дт 20 / 26 / 44 / 91.2, Кт 70 — Начисление заработной платы (по ведомости/расчету).
• Дт 70 — Кт 50.1 — Выдача заработной платы из кассы (по РКО).
• Дт 70, Кт 68 / 69 — Удержание НДФЛ, страховых взносов (взносы — Дт 69, НДФЛ — Дт 68).
• Дт 70 — Кт 76.АВ — Удержание по исполнительным листам (алименты и т.д.).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Расхождение сумм: Сумма в РКО (цифрами и прописью) не совпадает с итогом «К выдаче» в ведомости.
2. Отсутствие основания: В графе «Основание» не указан номер и дата ведомости.
3. Просрочка: Выдача денег по ведомости с истекшим сроком действия без продления.
4. Ошибки в счетах: Указан неверный счет Дебета (например, 70 вместо 50.1 в кредите или наоборот).
5. Подпись кассира заранее: Кассир подписал РКО до фактической выдачи денег работникам.
6. Незачисление остатков: Невыданная зарплата не возвращена в кассу (ПКО) и не отражена в учете в установленные сроки (обычно 3 дня после окончания срока ведомости).

Пример визуальной структуры заполненного РКО (текстовое представление)

--------------------------------------------------------------------------------
| РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР ФОРМА № КО-2 |
| Код по ОКПО: 12345678 Номер: 145 |
| |
| Наименование организации: ООО «РОМАШКА» |
| Структурное подразделение: — |
| Дата: |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| Дебет: 20, 44 | Кредит: 50.1 |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| Сумма: 150 000,00 | (сто пятьдесят тысяч рублей 00 копеек) |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| Основание: Расчетно-платежная ведомость № 12 от г. |
| за январь 2026 г. |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| Получил: Иванов Иван Иванович (Кассир) |
| Владелец счета: ООО «РОМАШКА» |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| Назначение платежа: Выплата заработной платы за январь 2026 г. по |
| расчетно-платежной ведомости № 12 от г. |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| Приложение: Расчетно-платежная ведомость № 12 (15 л.) на 150 000,00 руб. |
|--------------------------------------------------------------------------------|| РУКОВОДИТЕЛЬ ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР |
| _____________ /Петров П.П./ _____________ /Сидорова С.С./ |
| М.П. М.П. (при наличии) |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| КАССИР (выдавший): _____________ /Иванов И.И./ Дата выдачи: |
--------------------------------------------------------------------------------

Хранение документов

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), срок хранения:

• Расходные кассовые ордера (РКО): 5 лет после окончания отчетного года.
• Расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-53, Т-53а): 5 лет (если не содержат сведений о стаже — иначе 50/75 лет).
• Кассовая книга: 5 лет после окончания отчетного года.

Грамотное оформление расходного кассового ордера на выплату заработной платы, залог прохождения проверок налоговых органов и аудиторов без замечаний. Ключевые моменты: строгое соответствие сумм в РКО и ведомости, соблюдение сроков действия ведомости, наличие всех обязательных подписей (руководителя, гл. бухгалтера, кассира) и своевременная регистрация в журнале учета кассовых документов. Использование современных программ бухгалтерского учета (1С, КонсультантПлюс и др.) позволяет автоматизировать печать формы КО-2 на основании ведомости, минимизируя риск ошибок.