Вопрос оформления справки о средней численности персонала (часто называемой среднесписочной численностью — ССЧ) остается актуальным для бухгалтеров, кадровых сотрудников и руководителей организаций; Несмотря на то, что с 2021 года отдельная сдача формы КНД 1110018 в налоговую инспекцию отменена, понимание структуры этого документа и методики расчета необходимо для корректного заполнения РСВ (Расчета по страховым взносам), а также для предоставления справок в банки, фонды, на тендеры или для внутренней отчетности.

Актуальный правовой статус: что изменилось с 2021 года

Важнейшее изменение: Постановлением Правительства РФ от № 1567 и приказом ФНС России от № ЕД-7-11/717@ с 2021 года сведения о среднесписочной численности работников перестали представляться отдельным документом (формой КНД 1110018).

• Куда сдавать: Данные включаются в Расчет по страховым взносам (РСВ) — в Раздел 1, подраздел 1.1 «Сведения о страхователе, плательщике страховых взносов».
• Срок сдачи РСВ: Не позднее 20 января года, следующего за отчетным (для годового РСВ) или в установленные квартальные/месячные сроки для текущих периодов.
• Кто освобожден: Индивидуальные предприниматели (ИП), не имеющие наемных работников, с 2014 года полностью освобождены от представления сведений о ССЧ (в т.ч. через РСВ, если нет других оснований для сдачи).

Тем не менее, бланк старой формы (КНД 1110018) и методика расчета по Приказу Росстата № 498 остаются эталоном для:

1. Заполнения строки 030 в Разделе 1 РСВ.
2. Выдачи справок по запросу банков, инвесторов, заказчиков (44-ФЗ, 223-ФЗ).
3. Внутреннего планирования и расчета показателей эффективности.

Нормативная база для расчета

Основным документом, регламентирующим методику расчета, являются Указания по заполнению формы П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденные Приказом Росстата от № 498 (в ред. от ).

Именно этот документ определяет, кого считать в списочной численности, как учитывать неполный рабочий день, внешних совместителей, женщин в декрете, стажеров и другие категории персонала.

Методика расчета среднесписочной численности (ССЧ)

Расчет производится в два этапа:

Этап 1. Определение списочной численности за каждый календарный день месяца

В списочную численность за конкретный день включаются все работники, зачисленные в штат (по приказам о приеме), независимо от того, работали они в этот день или отсутствовали (болезнь, отпуск, отгул, выходной день).

Исключения (не включаются в списочную численность):

• Внешние совместители (учитываются отдельно).
• Работники по ГПХ (договорам гражданско-правового характера).
• Лица, обучающиеся в стажировке без заключения трудового договора.
• Работники в неоплачиваемом отпуске (по желанию), если они не выполняют трудовые функции.
• Женщины в отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет) — они сохраняют место, но в списочной численности не числятся.

Этап 2. Расчет среднесписочной численности за месяц

Формула:

ССЧ за месяц = (Сумма списочной численности за каждый календарный день месяца) / (Число календарных дней в месяце)

Особенности учета неполного рабочего дня/недели: Работники, установленные на неполное рабочее время (по заявлению и доп. соглашению), учитываются в списочной численности в пропорции отработанного времени к нормальному (полному) времени работы за соответствующий период (п. 79 Указаний № 498).

Расчет за квартал, полугодие, год

ССЧ за период = (Сумма ССЧ за каждый месяц периода) / (Число месяцев в периоде)

Образец заполнения старой формы КНД 1110018 (для справок и РСВ)

Хотя форма официально упразднена как отчетная, ее структура воспроизводится в РСВ и используется для оформления справок на бланке организации. Ниже приведена структура бланка с пояснениями.

Шапка документа

Табличная часть: Сведения о среднесписочной численности

Заполняется по итогам расчетов за каждый месяц отчетного года.

Нижняя часть (подписи)

• Руководитель: Должность, подпись, расшифровка подписи, дата.
• Ответственное лицо (бухгалтер): ФИО, подпись, телефон, дата.
• Печать организации (при наличии).

Примечание: Правый нижний раздел бланка («Сведения о приеме…») заполняется сотрудником налогового органа при личном приеме отчетности. При электронной сдаче через РСВ этот раздел неактуален.

Как это выглядит в РСВ (Расчете по страховым взносам) на 2026 год

В актуальном формате РСВ (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/1006@, действующий с отчетности за 2024 год) сведения о ССЧ отражаются в Разделе 1. Сведения о страхователе, плательщике страховых взносов, Подразделе 1.1.

Строка 030 «Среднесписочная численность работников»: Указывается значение за отчетный период (год/квартал/месяц), рассчитанное по методике Росстата (Приказ № 498). Округляется до целого числа (по математическим правилам: до 0,5 — в меньшую сторону, 0,5 и более — в большую).

Пример для РСВ (фрагмент XML/визуального представления):

<Раздел1>
 <Подраздел11>
 ...
 <СреднЧислРаб>15</СреднЧислРаб> <!-- Строка 030 -->
 ...
 </Подраздел11>
</Раздел1>

Справка о средней численности для сторонних организаций (Банки, Тендеры)

Часто требуется предоставить справку не в налоговую, а в банк (для кредита, РКО), на аукцион (для определения статуса МСП) или контрагенту. Такой документ оформляется на фирменном бланке организации в свободной форме, но с обязательными реквизитами (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»):

1. Наименование документа: «Справка о среднесписочной численности работников».
2. Дата составления.
3. Наименование организации (ИП).
4. ИНН/КПП (ОГРН/ОГРНИП).
5. Период, за который выдана справка (например, «за 2025 год» или «по состоянию на »).
6. Значение среднесписочной численности (человек).
7. Основание для расчета (ссылка на Приказ Росстата № 498).
8. Должность, подпись руководителя, печать (при наличии), подпись бухгалтера.

Пример текста справки (для Word/PDF):

Типичные ошибки при расчете и заполнении

• Учет внешних совместителей в основной численности. Их нужно считать отдельно и не включать в ССЧ основного места работы (они учитываются у своего основного работодателя).
• Игнорирование неполного рабочего дня. Сотрудники на неполной ставке считаются пропорционально отработанному времени, а не как «1 человек».
• Учет работников в декрете/по уходу за ребенком. Их исключают из списочной численности на все дни нахождения в отпуске.
• Неверное округление. Округлять нужно только итоговое значение за месяц/год, а не промежуточные суммы дней.
• Сдача нулевой ССЧ при наличии директора. Если в организации есть только директор (наемный) и он в штате, ССЧ не может быть 0. Если директор, учредитель и не в штате (не получает зарплату) — ССЧ = 0.

Где взять бланки и калькуляторы (инструменты)

Официальные пустые бланки и образцы заполнения в Excel/Word можно найти в открытых источниках или в профессиональных системах (КонсультантПлюс, Гарант, 1С:ИТС, Система Кадры).

• Официальная форма П-4 (для Росстата): Приказ Росстата № 498 (приложение).
• Форма РСВ: Приказ ФНС № ЕД-7-11/1006@ (актуальный формат XML/JSON для сдачи через ЭДО/ЛК ФНС).
• Калькуляторы ССЧ: Много онлайн-сервисов и встроенных инструментов в 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия (отчет «Среднесписочная численность»).

Резюме

1. Отдельная сдача формы КНД 1110018 в ФНС НЕ ТРЕБУЕТСЯ с 2021 года.
2. Данные передаются через РСВ (строка 030 Раздела 1.1) до 20 января следующего года.
3. Методика расчета строго регламентирована Приказом Росстата № 498 (форма П-4).
4. Для внешних нужд (банки, госзаказ) готовится справка на бланке организации в свободной форме с обязательными реквизитами.
5. ИП без сотрудников не считают и не сдают ССЧ.

Грамотный расчет среднесписочной численности — это не только выполнение формальности для госорганов, но и ключевой показатель для статистики, определения категории субъекта МСП, расчета налогов (ЕСХН, патент) и анализа трудовой эффективности предприятия.

Статья подготовлена на основе актуального на года законодательства (Приказ Росстата № 498, Приказ ФНС № ЕД-7-11/1006@, НК РФ). Перед сдачей отчетности рекомендуется проверить актуальность форматов в личном кабинете налогоплательщика или в используемом ПО (1С, Контур, СБИС).