Правовые основания и суть отношений

Согласно ч. 1 ст. 59 ТК РФ, срочный трудовой договор может быть заключен с работником, выполняющим работу временно отсутствующего работника с сохранением за ним рабочего места (должности).

• Срок действия договора: он заключается не на конкретную дату, а «на время отсутствия основного работника». Договор прекращается в день выхода основного сотрудника на работу.
• Гарантии основного работника: по ст. 256 ТК РФ женщина, находящаяся в декретном отпуске, сохраняет за собой рабочее место (должность). Работодатель не имеет права отказать ей в восстановлении на работе по окончании отпуска.
• Права замещающего работника: он пользуется всеми правами и гарантиями, установленными ТК РФ, коллективным договором, локальными нормативными актами, если иное не следует из характера срочного договора.

Пошаговый алгоритм оформления

Шаг 1: Оформление заявления от основного работника

Основание для найма замещающего сотрудника — официальное заявление беременной сотрудницы (или родителя, усыновителя) о предоставлении декретного отпуска. В заявлении должна быть указана дата начала отпуска (обычно с 30 недели беременности, 140 календарных дней, при осложненных родах — 156, при рождении двоих и более детей — 194 дня).

Шаг 2: Поиск и отбор кандидата

Процедура стандартная: объявление вакансии (включая на портале «Работа в России»), собеседование, проверка квалификации. Важно: отказ в приеме на работу женщине, имеющей детей в возрасте до 3 лет (или одинокуй мать ребенка до 14 лет / инвалида до 18 лет), запрещен (ч. 4 ст; 64 ТК РФ), если отказ не связан с отсутствием профессиональных качеств.

Шаг 3: Сбор пакета документов от замещающего работника

Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель запрашивает:

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Трудовую книжку (в бумажном виде, если ведется параллельно с электронной, или сведения о трудовой деятельности в электронном виде — СТД-Р).
3. Документ о регистрации СНИЛС.
4. Военный учетный документ (для воинскообязанных).
5. Документы об образовании и/или квалификации (если требуется для данной должности).
6. Медицинскую справку (форма 086-у или заключение ВВК), если предварительное медосмотр обязателен для данной профессии (перечень утвержден Постановлением ГосТруда РФ от № 13).
7. Свидетельство о регистрации в качестве ИП / самозанятого — если кандидат зарегистрирован как таковой (для исключения скрытого предпринимательства).

Шаг 4: Подготовка и подписание трудового договора

Это ключевой этап. Договор составляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны).

Шаг 5: Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

Основание — подписанный трудовой договор. Форма приказа: единая форма Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата от № 1) или собственная форма, утвержденная ЛНА. В приказе обязательно указывается: «Принять на работу с [Дата] по [Дата выхода основного работника / «на время отсутствия основного работника [ФИО основного работника] в связи с декретным отпуском»] на должность [Название] со ставкой [Размер]».

Шаг 6: Ознакомление под роспись

Работника ознакомляют под роспись с:

• Приказом о приеме на работу.
• Описанием должностных обязанностей (должностной инструкцией).
• Правилами внутреннего трудового распорядка.
• Политикой по обработке персональных данных (согласие на обработку ПДн).
• Локальными актами по оплате труда, охране труда, коммерческой тайне (если применимо).

Шаг 7: Внесение записи в трудовую книжку / СТД-Р

В бумажную трудовую книжку (если ведется) вносится запись по форме: «Принят(а) на работу на время отсутствия основного работника [ФИО] в связи с декретным отпуском на должность [Название] по трудовому договору № [Номер] от [Дата]». Основание: приказ № [Номер] от [Дата]. Печать ставится по желанию работодателя (с 2020 г. печать не обязательна, но допускается).

В СТД-Р (Электронная трудовая книжка) работодатель направляет сведения о приеме на работу (форма СЗВ-ТД) в течение рабочего дня, следующего за днем приема на работу (с учетом ст. 66.1 ТК РФ). Признак срочности договора указывается в атрибутах.

Шаг 8: Оформление страхования и отчетности

• Регистрация в ЕФС (если новый работник) — через СЗВ-СТАЖ.
• Сдача отчета СЗВ-ТД (о трудовой деятельности).
• Уведомление воинского комиссариата о приеме на учет воинского обязательства (в течение 2 недель).

Обязательные условия трудового договора (Чек-лист)

Помимо общих условий (ст. 57 ТК РФ), в срочный договор на время декрета обязательно должны быть включены:

Особенности предоставления отпуска замещающему работнику

Это частый вопрос на практике.

• Ежегодный оплачиваемый отпуск: Замещающий работник имеет право на отпуск на общих основаниях (28 к.д. или больше). Если срок договора заканчивается до накопления права на отпуск (6 месяцев непрерывной работы), работодатель может предоставить отпуск предварительно (по соглашению сторон) или выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении (ст. 127 ТК РФ).
• Отпуск за свой счет: Может быть предоставлен по заявлению работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ) до 14 дней в году (для отдельных категорий — дольше).
• Декретный отпуск у замещающего: Если сама замещающая сотрудница выйдет в декрет, ее права защищены ст. 261 ТК РФ (запрет расторжения договора по истечении срока, обязательное предложение другой работы).

Прекращение трудового договора (Увольнение)

Договор прекращается по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — в связи с истечением срока договора (возвращением основного работника).

Процедура увольнения:

1. Уведомление работника: Работодатель обязан за 3 календарных дня до предполагаемой даты окончания договора (даты выхода основного работника) уведомить замещающего работника в письменном виде под роспись о предстоящем прекращении договора (ч. 2 ст. 79 ТК РФ). Несоблюдение срока может привести к признанию увольнения незаконным и восстановлению на работе (если основной работник не вышел, а договор продлился фактически).
2. Досрочное возвращение основного работника: Если основной работник выходит на работу раньше срока (например, прерывает декретный отпуск), договор с замещающим прекращается в день выхода основного работника. Уведомление за 3 дня все равно требуется (Пленум ВС РФ № 2, п. 23).
3. Продление декретного отпуска за свой счет: Если основной работник пишет заявление на отпуск за свой счет (до 14 дней или дольше для отдельных категорий), срок действия договора с замещающим продлевается на этот период. Новый приказ не нужен, действует старый договор.
4. Увольнение по собственному желанию замещающего: Работник может уволиться до срока, предупредив за 3 дня (ч. 2 ст. 80 ТК РФ).
5. Расчет и выдача документов: В последний день работы (день выхода основного работника) выдается полный расчет (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты), трудовая книжка (или СТД-Р закрывается записью об увольнении по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), Справка 182н (если требуется для СФР).

Специфические ситуации и риски (2026 год)

А. Основной работник не выходит на работу после декрета

Если по истечении декретного отпуска (до 3 лет ребенка) основной работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию, договор с замещающим прекращается в день увольнения основного работника. Если основной работник уходит в очередной декретный отпуск — договор с замещающим продлевается на новый срок (приказ о продлении срока договора);

Б. Сокращение штата/ликвидация организации

Замещающий работник не относится к категории работников, имеющих преимущественное право сохранения работы при сокращении (ст. 179 ТК РФ), за исключением случаев, когда он является единственным кормильцем семьи с иждивенцами (судьятся по общему основанию). Однако, если организация ликвидируется — все уволняются по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатами.

В. Перевод на постоянную работу

Если основной работник уволился, а замещающий продолжает работать с ведома работодателя, договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ). Работодатель должен издать приказ о переводе на постоянную работу (переоформлении).

Г. Электронный документооборот

В 2026 году актуально оформление через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.). Трудовой договор может быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) сторон. Приказ о приеме — УКЭП руководителя. Ознакомление работника, через личный кабинет сотрудника с подтверждением УКЭП или простой ЭП (если регламентировано ЛНА).

Типичные ошибки работодателей (Чек-лист для аудита)

• Ошибка 1: Указание в договоре конкретной даты окончания (например, «до »), а не привязку к возвращению основного работника. Это лишает работодателя гибкости при досрочном возврате или продлении декрета.
• Ошибка 2: Отсутствие в договоре ФИО основного работника, которого заменяют. Это усложняет доказательство основания срочности при спорах.
• Ошибка 3: Несвоевременное уведомление о предстоящем увольнении (менее чем за 3 дня). Риск: признание увольнения незаконным, выплата заработной платы за время прогула, компенсация морального вреда.
• Ошибка 4: Установка испытательного срока при сроке договора менее 2 месяцев (например, если декретный отпуск оформлен только на 1.5 месяца, до 1.5 лет ребенка, а затем родитель уходит в отпуск за свой счет).
• Ошибка 5: Непредложение другой работы (в соответствии с квалификацией) замещающему работнику, если основной работник уволился/вернулся, а организация не ликвидирована. Игнорирование ст. 64 ТК РФ (запрет отказа в приеме беременным/мамам) при найме на вакансию замещения.

Рекомендация: Регулярно мониторьте сроки декретных отпусков ключевых сотрудников в HR-системе или календаре, чтобы заранее готовить пакет документов на продление или прекращение договора с замещающими специалистами.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ (ТК РФ), Постановлений Пленума ВС РФ, разъяснений Минтруда России (в т.ч. Письма от № 14-6/ООГ-7846) и судебной практики, актуальной на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.