Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление трудовой книжки руководителя организации (директора, генерального директора, президента) имеет свою специфику, обусловленную тем, что нет вышестоящего руководителя, который мог бы подписать приказ о приеме и сделать запись в трудовой книжке. Статья подробно разбирает процедуру, предоставляет актуальные образцы и разъясняет правовую базу с учетом перехода на электронные трудовые книжки (СТД-Р).

Правовая основа оформления

Основными нормативными актами, регулирующими процесс, являются:

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 66 (трудовая функция), ст. 68 (оформление трудового договора), ст. 72 (испытательный срок).
Постановление Правительства РФ от № 645 «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения трудовых книжек, инструкция по их заполнению).
Федеральный закон от № 221-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ и отдельные законодательные акты РФ в части совершенствования регулирования труда с использованием электронных документов» (переход на СТД-Р).
Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Важно: С 1 января 2020 года ведение бумажных трудовых книжек сохраняется только для работников, не выбравших электронный формат, и для тех, кто был принят на работу до этой даты и не перешел на СТД-Р. Новые сотрудники (включая директоров) по умолчанию ведут электронную трудовую книжку (СТД-Р). Бумажная ТК заводится только по письменному заявлению работника.

Кто подписывает приказ о приеме и делает запись в ТК?

Это ключевой момент. Согласно ст. 20 ТК РФ и п. 1.3 Инструкции № 69, запись в трудовую книжку делает работодатель (лицо, уполномоченное работодателем).

Варианты в зависимости от организационно-правовой формы:

ООО (Общество с ограниченной ответственностью):
- Приказ о назначении директора подписывает участник (учредитель), владеющий 100% долей, или решение общего собрания участников (протокол).
- Если участников несколько, подписывает уполномоченное лицо по решению собрания (председатель собрания/секретарь) или все участники.
- Запись в ТК директора делает учредитель (участник) или лицо, уполномоченное собранием участников (например, председатель совета директоров, если он есть, или нотариус/адвокат по доверенности).
АО (Акционерное общество) / ПАО:
- Приказ подписывает председатель Совета директоров (Наблюдательного совета) на основании решения Совета директоров.
- Запись в ТК делает председатель Совета директоров или уполномоченное им лицо.
Индивидуальный предприниматель (ИП), нанимающий наемного директора:
- Приказ подписывает ИП лично.
- Запись в ТК делает ИП лично.
Бюджетные/Автономные учреждения:
- Приказ подписывает учредитель (орган власти) или уполномоченное им лицо.

Критически важно: Директор не имеет права подписать приказ о своем же приеме и не имеет права сделать запись в своей трудовой книжке самому. Это грубое нарушение трудового законодательства (ст. 309 ТК РФ — фальсификация документов).

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Шаг 1. Принятие решения о назначении

Оформляется Протокол собрания учредителей (участников/акционеров) или Решение единственного участника. В документе фиксируется: ФИО назначаемого, срок полномочий (если установлен Уставом), размер оклада, дата вступления в должность.

Трудовой договор с директором заключается в письменном виде в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ).

Стороной по договору от имени работодателя выступает: единственный участник, председатель Совета директоров или уполномоченное лицо (действующее на основании доверенности или решения органа управления).
В договоре обязательно указываются: функция (директор), права и обязанности (ссылка на Устав/Должностную инструкцию), ответственность (материальная, за убытки), условия досрочного расторжения.

Шаг 3; Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

Форма: единая форма Т-1 (Приказ о приеме на работу) или собственная форма, утвержденная локальным нормативным актом (ЛНА).

Подписывает: Учредитель / Председатель Совета директоров / ИП.
Основание: Протокол/Решение + Трудовой договор.
Директор ознакомляется с приказом под роспись (дата ознакомления = дата приема на работу или позже, но запись в ТК делается не позднее 5 рабочих дней со дня вступления в должность).

Шаг 4. Запись в трудовой книжке (бумажной или СТД-Р)

А. Бумажная трудовая книжка (если директор подал заявление на ведение бумажной ТК)

ТК предоставляется работодателю (учредителю) в день приема на работу (или в срок до 5 рабочих дней).
Запись вносит уполномоченное лицо (учредитель/председатель СД) от руки чернилами черного, синего или фиолетового цвета (шариковая/перьевая ручка). Гелевые и стилографические ручки с водянистыми чернилами запрещены.
Строгая последовательность колонок (разворот «Рабочая информация»):

Образец заполнения разворота «Рабочая информация» (Страница с таблицей)

№ п/п	Дата	Сведения о работе	Сведения о документе-основании
1	Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность Генерального директора по трудовому договору № 1 от г. на неопределенный срок.	Приказ № 1-ОД от г.

Детали заполнения колонок:

Колонка 1 (№ п/п): Порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
Колонка 2 (Дата): Дата вступления в должность (день, месяц, год — арабскими цифрами). Должна совпадать с датой в приказе и трудовом договоре.
Колонка 3 (Сведения о работе):
1. Полное наименование организации (как в Уставе/ЕГРЮЛ) — ООО «Ромашка».
2. Слово «на должность».
3. Наименование должности строго по штатному расписанию/Уставу — Генеральный директор (или Директор, Президент).
4. Примечание: «по трудовому договору № [номер] от [дата] г. на неопределенный срок» (или «на срок до [дата]» — если Уставом установлен срок полномочий).
Колонка 4 (Документ-основание): Наименование документа (Приказ/Распоряжение), его номер, дата. Номер приказа ставится с суффиксом «-ОД» (основное дело) или по системе нумерации организации.

Подпись и печать:

Запись заверяется подписью лица, вносившего запись (учредителя/председателя СД) с расшифровкой (Иванов И.И;).
Ставится печать организации (если есть; с 2015 г. юрлица могут не иметь печати, тогда ставится М.П. — место печати, но для ТК печать желательна для избежания споров с ПФР/СФР).
На обложке ТК (если это первая запись в этой книжке) заполняются сведения о работодателе (наименование, дата, подпись, печать).

Б. Электронная трудовая книжка (СТД-Р) — основной вариант с 2020 г.

Если директор не подал заявление о ведении бумажной ТК (или подал заявление о переходе на электронную), запись делается исключительно в СТД-Р через оператора (ПФР/СФР или аккредитованного оператора ЭДО).

Работодатель (учредитель/уполномоченное лицо) формирует пакет сведений о приеме на работу (СВД-Т) в личном кабинете оператора или через интегрированную систему кадрового учета (1С, Контур, СБИС и др.).
Подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченное лицо (учредитель/председатель СД). Директор не может подписать СВД-Т сам на себя.
Сведения направляются в СФР (через оператора) в течение 1 рабочего дня со дня приема на работу (п. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Нюанс СТД-Р для директора: УКЭП для подписания СВД-Т должна принадлежать лицу, являющемуся работодателем по отношению к директору (учредителю, председателю СД). Если УКЭП есть только у будущего директора — он не может ею подписать свой прием. Необходимо заранее оформить УКЭП на учредителя/председателя СД или использовать доверенность на специалиста по кадрам/бухгалтера с правом подписи от имени работодателя (но лучше личное участие учредителя).

Образец Приказа о приеме на работу (Форма Т-1 / Своя форма)

ООО «РОМАШКА»
ОГРН 1234567890123 ИНН ###

ПРИКАЗ

№ 1-ОД г. Москва «15» января 2024 г.

О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

На основании Решения единственного участника ООО «Ромашка»
(Протокола № 1 от «15» января 2024 г.) и заключенного трудового договора
№ 1 от «15» января 2024 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять на работу с «15» января 2024 г. Иванова Ивана Ивановича
на должность Генерального директора ООО «Ромашка» на неопределенный срок
в соответствии со штатным расписанием.

Испытательный срок не устанавливается (или: установить испытательный срок
в 3 месяца до «15» апреля 2024 г. — если предусмотрено договором).

Оклад установить в размере 300 000 (триста тысяч) рублей 00 копеек в месяц.

Работу считать стажем в соответствии с законодательством РФ.

Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
учредителя ООО «Ромашка» Петрова Петра Петровича.

УЧРЕДИТЕЛЬ ООО «РОМАШКА» /Петров П.П./ П.П. Петров
(Подпись) (Расшифровка)

М.П. (Печать организации, при наличии)
С приказом ознакомлен(а):
/Иванов И.И./ И.И. Иванов «15» января 2024 г.
(Подпись работника) (Расшифровка) (Дата ознакомления)

Особенности и частые ошибки

Испытательный срок

Согласно ст. 70 ТК РФ, испытательный срок при приеме на работу директора может быть установлен (максимум 3 месяца, для руководителей — до 6 месяцев). Однако на практике участники часто отказываются от ИС для директора, чтобы сразу зафиксировать полные гарантии. Если ИС есть, в записи ТК (колонка 3) и в приказе это должно быть отражено. По итогам ИС издается отдельный приказ (о прохождении или об увольнении).

Срок полномочий

Если Уставом общества установлен срок полномочий директора (например, 5 лет), в трудовом договоре и приказе указывается: «на срок полномочий — 5 лет (до «15» января 2029 г.)». В ТК запись: «…на должность Генерального директора по трудовому договору № 1 от г. на срок полномочий до г.». Это не считается срочным трудовой договором (ст. 59 ТК РФ), а особенностью договора с руководителем (ст. 275 ТК РФ).

Отсутствие печати

Если у организации нет печати (юридическое лицо имеет право не иметь печати по ст. 2 ФЗ «Об ООО», ст. 2 ФЗ «Об АО»), в ТК ставится отметка «М.П.» (место печати) и подпись учредителя. Для СТД-Р печать не требуется, достаточно УКЭП.

Сроки сдачи ТК работодателю

Работник (директор) обязан предоставить трудовую книжку (бумажную) работодателю в день приема на работу или в течение 5 рабочих дней (если ТК у работника на руках). Работодатель обязан сделать запись не позднее 5 рабочих дней со дня фактического допущения к работе (п. 1.3 Инструкции № 69). Для СТД-Р — 1 рабочий день.

Директор — единственный участник (100% доля)

Если директор является единственным учредителем:

Он подписывает Решение единственного участника о своем назначении.
Он подписывает Трудовой договор от имени работодателя.
Но запись в ТК (бумажной) он делать НЕ МОЖЕТ сам. Необходимо привлечь нотариуса, адвоката или иное лицо, действующее по нотариальной доверенности от имени учредителя (хотя учредитель и директор — одно лицо, в качестве работодателя и работника это разные правовые качества). На практике часто оформляют доверенность на бухгалтера/кадровика заранее.
Для СТД-Р: УКЭП должна быть на единственном участнике (как физлице) или на уполномоченном лице по доверенности с правом подписи кадровых документов.

Ответственность за нарушения

Статья 5.27 КоАП РФ: Нарушение сроков оформления трудового договора, внесения записи в ТК — штраф на должностных лиц (учредителя/председателя СД) от 1 000 до 5 000 руб., на юрлицо — от 30 000 до 50 000 руб. (за повтор, выше/дисквалификация).
Статья 19.7 КоАП РФ: Непредоставление сведений для СТД-Р в срок — штраф на юрлицо 3 000–5 000 руб.
Гражданско-правовые последствия: Ошибки в ТК могут привести к проблемам с пенсией директора в будущем (СФР не зачтет стаж), спорам о выплатах, признанию сделок недействительными.

Чек-лист для HR / Бухгалтера / Учредителя

[ ] Проведено собрание учредителей / подписано Решение единственного участника.
[ ] Заключен Трудовой договор (2 экз.) с приложением Должностной инструкции.
[ ] Издан Приказ о приеме (форма Т-1 или своя), подписан учредителем/председателем СД.
[ ] Директор ознакомлен с Приказом под роспись (дата = дата приема).
[ ] Определен формат ТК: Бумажная (есть заявление) или Электронная (СТД-Р — по умолчанию).
[ ] Если Бумажная: ТК получена от директора. Запись сделана учредителем/председателем СД от руки (чернила черные/синие/фиолетовые). Колонки заполнены верно. Подпись + Печать/М.П. ТК возвращена директору под роспись в журнале учета ТК (форма Т-3).
[ ] Если СТД-Р: Сформирован СВД-Т (Сведения о трудовой деятельности). Подписан УКЭП учредителя/председателя СД (НЕ директора!). Отправлен в СФР через оператора в течение 1 раб. дня. Получено подтверждение (квитанция) о приеме.
[ ] Сделаны отметки в личной карточке работника (форма Т-2) и журнале приемов/переводов/увольнений (форма Т-3).

Оформление трудовой книжки директора — процедура формализованная, но требующая строгого соблюдения субъектного состава: работодатель (учредитель/Совет директоров) действует от имени компании, директор — как работник. Смешение этих ролей (подпись директора от своего имени на свой приказ/ТК) недопустимо. В 2024–2025 годах основной акцент смещается на корректное формирование и подписание УКЭП пакета СВД-Т для СТД-Р, так как подавляющее большинство новых директоров попадают в электронный формат учета стажа.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется обращаться к трудовому праву (ТК РФ, Постановлению № 645, Приказу № 69) и учитывать локальные нормативные акты организации.