Оформление трудовой книжки руководителя организации (генерального директора, директора) имеет свою специфику, обусловленную тем, что работодателем по отношению к директору выступают учредители (участники) организации, а не лицо, подчиненное ему. В 2026 году актуальны как бумажные трудовые книжки, так и электронные (СТД-Р). Ниже приведена пошаговая инструкция по заполнению раздела «Сведения о работе» для директора с учетом последних изменений законодательства и судебной практики.

Подготовительный этап: документы-основания

Прежде чем делать запись, HR-специалист или уполномоченное лицо должно убедиться в наличии полного пакета документов, необходимых для приема директора на работу. В соответствии со ст. 68 ТК РФ и учредительными документами, к ним относятся:

• Решение учредительного органа (протокол общего собрания участников/акционеров) о назначении на должность директора (генерального директора). Это главный документ-основание, так как именно учредители нанимают руководителя.
• Трудовой договор, заключенный между организацией (от имени учредителей — председателем совета директоров, наблюдательного совета или уполномоченным лицом) и директором.
• Приказ (распоряжение) организации о приеме на работу. Приказ издается на основании решения учредителей и трудового договора.
• Паспорт директора (для заполнения титульного листа, если книжка заводится впервые) и СНИЛС (для СТД-Р).

> Важно: С 2024 года бланки бумажных трудовых книжек могут производить не только Гознак, но и другие предприятия, вошедшие в реестр на сайте Гознака. Старые бланки остаются действительными, их менять на новые не обязательно. Записи в них вносятся по старым правилам.

Особенности оформления для директора: бумажная трудовая книжка

Титульный лист (если книжка заводится впервые или утеряна)

Заполняется работодателем (организацией) в присутствии владельца. Данные берутся из паспорта и документов об образовании/квалификации.

• ФИО полностью.
• Дата рождения (число, месяц прописью, год).
• Образование (по документу: среднее профессиональное, высшее и т.д., специальность).
• Профессия, специальность (по желанию работника).
• Дата заполнения титульного листа (день приема на работу).
• Подпись владельца трудовой книжки (после ознакомления).
• Подпись уполномоченного лица работодателя + печать организации (при наличии).

Раздел «Сведения о работе»: пошаговое заполнение строки

Запись вносится в день приема на работу (или в ближайший рабочий день), если сотрудник отработал более 5 дней (п. 16 Правил ведения трудовых книжек, Постановление Минтруда № 225). Для директора запись вносится обязательно, независимо от срока договора.

Разберем каждую графу на примере:

Образец готовой записи (визуально):

| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|----------------------|-------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------|
| 1 | «15» января 2026 г. | ООО «Ромашка» | Решение единственного участника ООО «Ромашка» № 1 от г.; |
| | | Принят на работу на должность Генерального директора | Приказ ООО «Ромашка» № 1-ОД от г. |
| | | по трудовому договору № 1 от г. на срочный срок | |

Ознакомление под роспись

После внесения записи директор должен ознакомиться с ней под роспись в самой трудовой книжке (в графе 3 или на полях) и в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3). Отказ от подписи фиксируется актом.

Электронная трудовая книжка (СТД-Р) для директора в 2026 году

С 2020 года ведется параллельно: бумажная (по желанию сотрудника) и электронная (для всех). Если директор отказался от бумажной (написал заявление до или при первом устройстве после этой даты), ведется только СТД-Р.

Порядок действий работодателя (оператора СТД-Р или через СФР):

1. Получить от директора сведения о СНИЛС и номере СТД-Р (если есть) или зарегистрировать его в СФР как нового застрахованного.
2. В течение 1 рабочего дня со дня приема на работу (приказа) направить в СФР сведения о приеме на работу (форма СЗВ-ТД) через оператора ЭДО или личный кабинет работодателя в СФР.
3. В XML-файле (СЗВ-ТД) заполняются аналогичные реквизиты:
   • Тип записи: «Прием на работу».
   • Наименование работодателя (полное по Уставу).
   • Должность: «Директор» / «Генеральный директор».
   • Основание: оба документа (Решение учредителей + Приказ). В СЗВ-ТД есть возможность указать несколько оснований.
   • Дата приема.
   • Срок договора (если срочный).
4. СФР вносит запись в СТД-Р. Директор может просмотреть её в личном кабинете Госуслуг или приложении СФР.

> Нюанс: Если директор ведет только бумажную книжку (написал заявление об отказе от электронной), СЗВ-ТД в СФР все равно сдается, но с признаком «Ведение ТК в бумажном виде». Запись в СТД-Р в этом случае не формируется, но отчетность сдается.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Указание только приказа в графе 4. Для директора обязательно сослаться на решение учредителей. Без решения учредителей приказ о приеме директора недействителен (ст. 273 ТК РФ для ООО, ст. 65-66 ФЗ «Об АО» для АО).
  
  Правильно: Указать оба документа в графе 4 (или в СЗВ-ТД).
• Ошибка 2: Сокращенное название компании. В трудовой книжке (бумажной и электронной) название должно быть полным, таким, каким оно записано в Уставе.
  
  Правильно: «Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»», а не «ООО «Вектор»».
• Ошибка 3: Несовпадение дат. Дата в трудовой книжке (графа 2), в приказе, в решении учредителей и в трудовом договоре должна быть идентичной.
• Ошибка 4: Забыли про ознакомление под роспись (бумажная ТК). Это грубое нарушение правил ведения, влечет штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Ошибка 5: Поздняя сдача СЗВ-ТД. Срок — 1 рабочий день. Просрочка грозит штрафами для организации и должностных лиц.

Специфические ситуации

Директор, единственный учредитель (участник)

Ситуация стандартная. Решение принимается единственным участником в письменной форме (Решение единственного участника). В графе 3 и 4 указывается: «Решение единственного участника ООО «Название» № … от … г.». Приказ подписывает сам директор (уже как директор) или уполномоченное лицо до вступления в должность (если так предусмотрено Уставом).

Прием по совместительству (внутреннее/внешнее)

Если директор работает по совместительству (например, ведет две компании), в графе 3 после названия должности добавляют: «по внешнему совместительству» (или внутреннему). В графе 4 — основания так же (решение учредителей 2-й компании + приказ 2-й компании). Нумерация записи сквозная.

Исправление ошибки в уже внесенной записи

Если ошибка найдена сразу или позже: зачеркивать и исправлять нельзя (п. 28 Правил ведения).

1. Вносится новая запись со следующим порядковым номером.
2. В графе 3 пишут: «Запись № [номер ошибочной] недействительна».
3. В графе 4: «Основание: акт о выявлении ошибки / заявление работника / приказ о внесении исправления № … от …».
4. Ниже вносится правильная запись с новым номером.

Чек-лист для HR / Бухгалтера при приеме директора

1. [ ] Получено Решение учредителей (Протокол) о назначении директора (оригинал/нотариальная копия).
2. [ ] Заключен Трудовой договор (2 экз., подписи сторон, печать).
3. [ ] Издан Приказ о приеме на работу (на основании Решения и ТД).
4. [ ] Директор ознакомлен с ЛНА (ПВТР, Положение о зарплате, Политика конфиденциальности и др.) под роспись до начала работы (ст. 68 ТК РФ).
5. [ ] Бумажная ТК: Внесена запись в раздел «Сведения о работе» (графы 1, 2, 3, 4) — полное название, должность, ДВА основания (Решение + Приказ). Директор подписался в ТК и журнале Т-3.
6. [ ] СТД-Р (СЗВ-ТД): Сформирован и отправлен в СФР в течение 1 раб. дня. Указаны оба основания. Получен квитанция о приеме.
7. [ ] Выдано направление на медосмотр (если предусмотрено вредностью/вредностью условий труда или возрастом).
8. [ ] Оформлен личный счет (Т-54) и личная карточка (Т-2).

Главное правило при заполнении трудовой книжки директора в 2026 году — двойное основание (Решение учредителей + Приказ) и полное наименование организации. Независимо от формата (бумага или СТД-Р), логика заполнения едина: запись должна однозначно подтверждать законность назначения лица на руководящую должность. Соблюдение описанных процедур защитит компанию от претензий инспекций ГИТ (Госинспекции труда) и судебных споров с самим директором в будущем.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Постановления Минтруда РФ от № 69 (Правила ведения трудовых книжек), Постановления Правительства РФ от № 225, Федерального закона от № 439-ФЗ и актуальной судебной практики на 2026 год.