Оформление трудовой книжки при заключении срочного трудового договора (на определенный срок) имеет свои специфические нюансы, которые отличаются от стандартного бессрочного приема. Ошибки в колонке 3 (сведения о работе) или неправильное указание основания для срочности могут привести к признанию договора бессрочным по суду, штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ и проблемам у работника при расчете стажа.

В статье разбираем актуальные правила 2026 года на основании ТК РФ, Постановления Правительства РФ от № 40 (Инструкция о ведении ТК) и Приказа Минтруда России от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек).

Нормативная база и ключевые понятия

Согласно ст. 58 ТК РФ, срочный трудовой договор заключается на срок до 5 лет в случаях, прямо предусмотренных законом (ст. 59 ТК РФ), коллективным договором или по соглашению сторон (для определенных категорий лиц: пенсионеров, работников на Севере, ных на оплачиваемые должности и др.);

Важный принцип: В трудовой книжке не пишут фразу «срочный договор» или «срок действия договора: 1 год». Запись о приеме формулируется стандартно, но в основании (колонка 4) обязательно указывается норма ТК РФ, по которой договор сделан срочным, а в тексте приказа (основания), срок или условие окончания.

Общие правила заполнения (Колонки 1–5)

1. Колонка 1 (Порядковый номер): Сквозная нумерация по книжке. Если записей нет — ставим «1».
2. Колонка 2 (Дата): Дата приказа о приеме на работу (день, месяц, год). Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Дата записи в ТК должна совпадать с датой приказа.
3. Колонка 3 (Сведения о работе): Наименование организации (полное или сокращенное в соответствии с Уставом) и структурное подразделение (если есть). Формула: «Принят(а) на работу в [Название орг.] в [Подразделение] на должность [Название]».
4. Колонка 4 (Основание): Номер и дата приказа (распоряжения) о приеме. Обязательно: ссылка на пункт ч. 1 ст. 59 ТК РФ или иной закон, по которому заключен срочный договор.
5. Колонка 5 (Примечания): Оставляется пустой при приеме. Заполняется только при вступлении в силу судебных решений, исправлении ошибок или передаче в архив.

Специфика колонки 3 и 4 для срочного договора

Колонка 3: Текст записи

Текст записи о приеме не содержит указания срока действия договора. Срок фиксируется в самом трудовом договоре и в приказе. В ТК пишут стандартную фразу:

«Принят(а) на работу в ООО «Ромашка» в Отдел продаж на должность менеджера по продажам»

Колонка 4: Основание — критически важный момент

Здесь обязательно указывается правовое основание срочности. Без этой ссылки инспекция труда или суд могут сочтить, что срочность не обоснована, и договор станет бессрочным.

Примеры формулировок для колонки 4:

• Замена временно отсутствующего работника (п. 1 ч. 1 ст. 59 ТК РФ): «По приказу № 125-ОД от г. (п. 1 ч. 1 ст. 59 ТК РФ, замена работника, место работы которого сохраняется)».
• Сезонная работа (п. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ): «По приказу № 125-ОД от г. (п. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ — выполнение сезонной работы)».
• Работа на определенный срок по соглашению сторон (ч. 2 ст. 59 ТК РФ — пенсионеры, работники на Севере и др.): «По приказу № 125-ОД от г. (ч. 2 ст. 59 ТК РФ — по соглашению сторон с учетом возраста работника)».
• Испытательный срок (если установлен): Указывать в приказе и договоре, в ТК отдельной записью не оформляется.

Образцы записей (Визуализация)

Ниже приведены образцы заполнения разворота трудовой книжки для разных ситуаций.

Ситуация 1: Первая запись в новой трудовой книжке (работник никогда не работал)

Ситуация 2: Последующая запись (у работника уже есть стаж)

Ситуация 3: Прием на срочный договор для выполнения временной работы (до 2 месяцев)

Пошаговый алгоритм действий кадрового специалиста

1. Проверка основания: Убедиться, что срочный договор заключен по основанию из ч. 1 ст. 59 ТК РФ (перечень исчерпывающий) или ч. 2 ст. 59 ТК РФ (категории лиц / соглашение сторон).
2. Подготовка приказа: В приказе (формы Т-1 или собственной формы) обязательно прописать: «Заключить срочный трудовой договор сроком до [дата/событие] на основании [пункт ч. 1 ст. 59 ТК РФ]».
3. Знакомство с приказом: Работник подписывает приказ за ознакомлением до начала работы (в день приема).
4. Заполнение ТК: Внести запись в день приема на работу (не позднее 5 рабочих дней, но лучше в день приказа).
5. Подпись в ТК: Работник ставит подпись в колонке 3 (против записи) за ознакомлением. Кадровый специалист подписывается в колонке 4, ставит печать организации (если предусмотрено локальными актами) и МП.
6. Уведомление СФР (ЭТК): Если у работника электронная трудовая книжка (ЭТК), отправить СВД-ТД с видом движения «Прием на работу» (код 1) и признаком срочности договора в течение следующего рабочего дня.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК / СТД-Р)

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (СТД-Р в СФР). При приеме по срочному договору в СВД-ТД (Сведения о трудовой деятельности) заполняются:

• Признак срочности договора: «1» — срочный.
• Срок действия договора: Указывается конкретная дата окончания или условие (например, «до выхода на работу основного работника»).
• Основание срочности: Код основания по справочнику СФР (соответствует пунктам ст. 59 ТК РФ).

Важно: Данные в СВД-ТД и бумажной ТК должны быть идентичны. Расхождения — основание для проверки ГИТ.

Типичные ошибки и как их избежать

Запись об увольнении по истечении срока (для полноты картины)

Когда срочный договор истекает, запись в ТК оформляется по общему правилу (п. 7 Инструкции № 40):

• Колонка 3: «Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора».
• Колонка 4: «По приказу № [Номер] от [Дата] г. (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)».

Нюанс: Если работник продолжает работать после истечения срока и ни одна из сторон не потребовала расторжения — договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ). В ТК при этом новой записи о приеме не делается, а запись об увольнении аннулируется (перечеркивается, пишется «Считать недействительным», ставится подпись и печать).

Чек-лист для проверки перед подписью

• [ ] Номер записи продолжает сквозную нумерацию.
• [ ] Дата записи = Дата приказа о приеме.
• [ ] Название организации в колонке 3 совпадает с Уставом/ЕГРЮЛ.
• [ ] Должность совпадает с штатным расписанием и договором.
• [ ] В колонке 4: Номер/дата приказа + ссылка на конкретный пункт ст. 59 ТК РФ.
• [ ] Подпись работника в колонке 3 получена.
• [ ] Подпись ответственного лица и печать (МП) в колонке 4 стоят.
• [ ] СВД-ТД в СФР отправлен (для ЭТК) с признаком срочности и основанием.

Главное правило при оформлении срочного договора в трудовой книжке: запись о приеме выглядит стандартно, а правовая природа срочности фиксируется исключительно в колонке 4 (основание) через ссылку на статью 59 ТК РФ. Соблюдение этой процедуры защищает работодателя от рисков переквалификации договора в бессрочный и гарантирует работнику корректное зачисление стажа. Всегда сверяйтесь с актуальным текстом ТК РФ и Приказа № 320н, так как судебная практика по отдельным основаниям срочности (особенно «по соглашению сторон») может уточняться.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.