С 1 января 2026 года в России окончательно завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, ведение бумажных трудовых книжек прекращено, а сведения о трудовой деятельности граждан формируются исключительно в электронном виде через информационную систему Пенсионного фонда России (СФР, бывший ПФР).
Для кадровых специалистов и бухгалтеров, использующих сервис «Контур.Экстерн» или «Контур.Бухгалтерия», процесс оформления заявлений на ЭТК стал рутинной, но требовательной к точности процедурой. В этой статье подробно разберем, как правильно подготовить и отправить заявление через Контур в 2026 году.
Кто и когда должен подавать заявление
Заявление на ведение ЭТК (или уведомление о выборе формы) подает работник, а работодатель обязан его принять, зарегистрировать и направить в СФР. Основные сценарии:
- Прием на работу нового сотрудника (никогда не имел ТК): Работодатель формирует сведения для ЭТК автоматически при оформлении приказа о приеме. Отдельного заявления от работника на создание ЭТК не требуется — достаточно уведомления о выборе формы (см. ниже).
- Переход с бумажной ТК на ЭТК (для старых сотрудников): Если у сотрудника еще есть бумажная ТК, он пишет заявление о переходе на электронный формат. С 2026 года это актуально лишь для тех, кто затянул с переходом (бумажная ТК хранится у работодателя или у работника).
- Уведомление о выборе способа ведения ТК (форма ЕТК-1): Это ключевой документ с 2026 года. Каждый сотрудник (в т.ч. принятый до 2020 года) должен уведомить работодателя, как он хочет получать сведения о стаже: через СФР (Госуслуги) или в бумажном виде (выписка ЕТК-2).
Подготовка в программе «Контур»
Перед отправкой убедитесь, что в базе данных актуальны:
- Данные организации: ОГРН, ИНН, КПП, полное наименование, адрес (раздел «Организации» → «Настройки»).
- Данные сотрудников: ФИО полностью (как в паспорте), СНИЛС (обязательно!), дата рождения, пол, гражданство, документ удостоверяющий личность, адрес регистрации. Проверьте раздел «Сотрудники» → «Карточка сотрудника» → «Личные данные».
- Настройка обмена с СФР: В «Контур.Экстерне» проверьте активность профиля связи с СФР (ФНС/СФР) и наличие действующей ЭЦП у уполномоченного лица.
Пошаговая инструкция: Оформление Уведомления (ЕТК-1) в Контур.Бухгалтерия / Контур.Кадры
Алгоритм действий для кадрового специалиста:
Шаг 1. Создание документа
- Откройте раздел «Кадры» → «Документы кадрового учета».
- Нажмите кнопку «Создать» → выберите «Уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки (ЕТК-1)» (название может незначительно варьироваться в зависимости от версии: «Уведомление о выборе способа получения сведений о трудовой деятельности»).
Шаг 2. Заполнение шапки и данных работника
- Организация: выберите из справочника.
- Сотрудник: выберите из списка. Данные подтянутся автоматически (СНИЛС, дата рождения). Проверьте корректность СНИЛС — это главный идентификатор в СФР.
- Дата документа: дата подписания уведомления сотрудником (не может быть раньше даты приема на работу).
- Номер: проставляется автоматически по нумератору организации.
Шаг 3. Выбор варианта (Ключевой момент)
В табличной части или на вкладке «Выбор» сотрудник определяет, как он будет получать сведения:
| Вариант в программе | Что это значит | Что делает работодатель |
|---|---|---|
| Получать сведения в электронном виде через СФР (Госуслуги) | Стандартный вариант. Работник сам смотрит стаж в ЛК Госуслуг/СФР. | Направляет СЗВ-ТД в СФР. Выписку ЕТК-2 не печатает (кроме случаев запроса). |
| Получать сведения в бумажном виде (выписка ЕТК-2) | Работник хочет иметь «бумагу» в руках ежегодно или при увольнении. | Обязан ежегодно (до 15 апреля след. года) или при увольнении распечатывать ЕТК-2, заверять печатью/подписью и выдавать сотруднику под роспись. |
Нюанс 2026 года: Если сотрудник не сдал уведомление (ЕТК-1), по умолчанию считается, что он выбрал электронный вариант (через СФР/Госуслуги). Работодатель все равно должен зафиксировать этот факт (например, актом о несдаче уведомления), но в Контур проще завести документ с выбором «Электронный» от лица работодателя со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.
Шаг 4. Печать и подписание
- Нажмите «Печать» → выберите бланк «Уведомление ЕТК-1» (в 2-х экземплярах).
- Сотрудник заполняет от руки (или в программе, если заполняете за него) выбранный вариант, ставит дату и личную подпись.
- Один экземпляр остается у сотрудника (с синей печатью организации и подписью кадровика/руководителя, принявшего уведомление), второй — в личном деле/карточке учета у работодателя.
- В программе нажмите «Провести» и «Записать». Статус документа должен стать «Проведен».
Отправка данных в СФР (СЗВ-ТД) через Контур.Экстерн
Само уведомление ЕТК-1 в СФР не отправляется как отдельный XML-файл. Информация о выборе сотрудника передается внутри отчета СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
Как это работает в Контур.Экстерн:
- Перейдите в раздел «Отчетность» → «СФР» → «СЗВ-ТД».
- Создайте новый отчет за отчетный период (месяц приема/увольнения/изменения) или корректирующий.
- Программа автоматически подтянет данные из проведенных кадровых документов (Приказ о приеме, Уведомление ЕТК-1, Приказ об увольнении).
- Проверьте блок «СвТрудКниж» (Сведения о трудовой книжке) для каждого сотрудника:
- Если выбран электронный вариант:
ВидТрудКниж = 1(Электронная). - Если выбран бумажный (выписки):
ВидТрудКниж = 2(Бумажная/Выписка).
- Если выбран электронный вариант:
- Нажмите «Проверить» (валидация по форматам СФР).
- Подпишите отчет КЭП (Квалифицированной электронной подписью) уполномоченного лица.
- Нажмите «Отправить».
- При приеме на работу, в день приема (до конца рабочего дня).
- При увольнении — в день увольнения.
- При изменении данных (ФИО, паспорт, выбор формы ТК), в течение 3 рабочих дней со дня изменения.
- Ежегодная сдача (если не было кадровых движений) — до 15 февраля следующего года (для упрощенки/ЕНВД может отличаться, но общая правило — ежегодно).
Особенности для новых сотрудников (прием в 2026 году)
Если вы нанимаете человека, который никогда не имел трудовой книжки (первое трудоустройство):
- В карточке сотрудника в Контур поле «Трудовая книжка» оставьте пустым (серия/номер не указываются).
- При создании «Приказа о приеме на работу» (Т-1/Т-1а) программа автоматически определит, что это ЭТК.
- Сразу предложите сотруднику заполнить Уведомление ЕТК-1 (выбор способа получения сведений).
- Сдайте СЗВ-ТД «Прием» в день приема. СФР автоматически создаст запись в ЭТК гражданина (присвоится уникальный номер ЭТК, который виден в ЛК СФР/Госуслуг).
Что делать с бумажными трудовыми книжками в 2026 году?
Если у сотрудника на руках осталась бумажная ТК (он не сдал её при переходе на ЭТК ранее):
- Работодатель не имеет права делать в ней записи с .
- При увольнении или по просьбе сотрудника бумажная ТК возвращается работнику (если хранилась у работодателя) или остается у него.
- Сведения из бумажной ТК переносятся в ЭТК работодателем, у которого сотрудник числится на текущий момент (через СЗВ-ТД с типом «Перенос сведений» / «Исключение» / «Исправление» — в Контур есть отдельный вид документа «Перенос сведений из бумажной ТК в ЭТК»).
- После переноса данных в СФР, работодатель выдает сотруднику Выписку ЕТК-2 (если он выбрал бумажный вариант получения) или просто информирует, что данные в ЭТК актуализированы.
Типичные ошибки в Контур и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить в Контур |
|---|---|---|
| Отсутствие или неверный СНИЛС у сотрудника | Отказ СФР при приеме СЗВ-ТД (код ошибки валидации). ЭТК не создастся/не обновится. | Запросите СНИЛС у сотрудника (или закажите через СФР в Контур.Экстерн «Запрос СНИЛС») до отправки отчета. |
| Не проведен документ «Уведомление ЕТК-1» в Контур.Бухгалтерия | При формировании СЗВ-ТД программа не подтянет выбор формы ТК, поставит значение по умолчанию или оставит пустым. | Всегда проводите документ ЕТК-1 перед формированием СЗВ-ТД. Проверяйте заполнение вкладки «СвТрудКниж» в отчете. |
| Пропуск срока СЗВ-ТД при приеме (не в день приема) | Штрафы по ст. 19.5 КоАП РФ (для юрлиц 30-50 тыс. руб., для ИП 1-3 тыс. руб.). | Настройте в Контур.Экстерне напоминания/календарь отчетности. Автоматизируйте отправку сразу после проведения приказа. |
| Сотрудник выбрал «Бумажную выписку», а работодатель не выдает ЕТК-2 ежегодно | Нарушение прав работника, претензии ГИТ/прокуратуры, компенсации. | Ведите журнал контроля выдачи ЕТК-2 (в Контур.Кадры есть журнал «Выдача выписок ЭТК»). Печатайте и выдавайте до 15 апреля. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить печать на Уведомлении ЕТК-1?
Да, на экземпляре, остающемся у работодателя, ставится печать организации (если она есть) и подпись лица, принявшего уведомление (кадровик/руководитель). На экземпляре сотрудника — печать и подпись получавшего уведомление.
Можно ли заполнить ЕТК-1 за сотрудника в программе и просто распечатать для подписи?
Да, Контур позволяет заполнить форму полностью. Сотрудник только проверяет данные, выбирает вариант (галочкой), ставит дату и подпись. Это исключает ошибки в рукописном вводе СНИЛС/паспорта.
Что если сотрудник уволен, а Уведомления ЕТК-1 у нас нет?
При увольнении в 2026 году вы все равно сдаете СЗВ-ТД «Увольнение». Если уведомления не было, в СЗВ-ТД указывается ВидТрудКниж = 1 (Электронная, по умолчанию). Выдача выписки ЕТК-2 при увольнении обязательна только если сотрудник писал заявление на бумажную выписку (или не писал, но требует при увольнении — право имеет). Лучше заранее получить уведомления от всех штатных единиц.
Где сотрудник видит свою ЭТК?
В личном кабинете на Госуслугах (ESIA) → раздел «Работа и пенсия» → «Трудовая деятельность» или в ЛК на сайте СФР (sfr.gov.ru). Работодатель не выдает «электронную книжку» в виде файла — это доступ к данным в госреестре.
В 2026 году работа с электронными трудовыми книжками в «Контур» построена на цепочке: Кадровый документ (Уведомление ЕТК-1) → Проведение в базе → Формирование СЗВ-ТД → Подпись КЭП → Отправка в СФР.
Главные правила успеха:
- Собирайте Уведомления ЕТК-1 от всех сотрудников (актуальных и новых) как можно раньше.
- Контролируйте корректность СНИЛС — это основа идентификации в ЭТК.
- Сдавайте СЗВ-ТД в установленные сроки (день приема/увольнения, 3 дня на изменения).
- Используйте встроенные проверки Контур (валидацию перед отправкой) — они экономят время на корректирующих отчетах.
Грамотное оформление документов в «Контур» гарантирует, что страховой стаж ваших сотрудников будет сформирован верно, а организация избежит штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.