Важно! Действующие правила по оформлению вкладыша в трудовую книжку за 2026 год практически не отличаются от порядка 2024-2025 годов. Главное изменение — в силу вступили обновлённые формы трудовых бланков (федеральный закон № 439-ФЗ от ). Ниже приведён самый свежий алгоритм, образцы слов, ссылки на официальные шаблоны и контакты для разъяснений.
Когда нужно оформлять вкладыш
- в трудовой книжке закончились свободные строки хотя бы в одном из разделов (раздел I «Сведения о работе», раздел II «Награды», раздел III «Дополнительные сведения»);
- вновь принятые сотрудники, которые отказались от цифровой трудовой (п. 2 ст. 66.1 ТК РФ) продолжают вести «бумажный» вариант;
- для корректного продолжения записей запрещено открывать новую трудовую книжку вместо вкладыша.
Закупка бланка вкладыша
- Источник: типография Гознак (форма Т-2 «вкладыш») — строгий бланк с защитной сеткой, серией букв «ТК».
- Серия и номер фиксируются в Журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма Т-54).
Алгоритм оформления вкладыша шаг за шагом
Шаг 1. Подготовка титульного листа вкладыша
| Поле | Что писать | Пример |
|---|---|---|
| «Трудовая книжка №» | Номер основной трудовой | № 7834 |
| «Выдана» | Полное наименование работодателя | ООО «Форум-Трейд» |
| «Дата выдачи» | День фактического заполнения вкладыша | 03 сентября 2026 г. |
| «Ф. И. О.» | Фамилия Имя Отчество сотрудника | Кузнецов Алексей Петрович |
Шаг 2. Запись в основной трудовой книжке
На титульном листе основной трудовой книжки (стр. 1) проставляется прямоугольный штамп:
- шаблон фразы: «Выдан вкладыш серия ТК № ______ от «___» ______ 20__ г.»
- Если места нет, штамп ставится на первом вкладыше.
Образец штампа:
Шаг 3. Вшивание вкладыша
- Сшивать в центре переплёта нейлоновой нитью либо степлером через два отверстия.
- На обратной стороне переплёта проставляется подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек и печать организации.
Шаг 4. Внесение в Журнал учёта (форма Т-54)
Колонки «Выдать вкладыш» и «Подпись работника» обязательно заполняются в день переплета.
Примеры записей при оформлении вкладыша
Пример 1. Запись при приёме на работу (ставится на первый свободный раздел нового вкладыша)
| № п/п | Дата | Сведения о приёме, переводе, увольнении | Номер документа | Дата документа | Подпись ответственного лица |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Принят на должность старшего инженера-конструктора | Приказ № 15-к | Иванова |
Пример 2. Запись при увольнении
| 15 | Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ № 25-у | Петрова |
Что запрещено делать
- заполнять обе стороны строки (перенос не допускается);
- использовать новую трудовую книжку вместо вкладыша;
- ставить дату вкладыша без ведения штампа в основной трудовой;
- вводить записи карандашом или корректором.
Ответственность работодателя
За неоформленный или неверно оформленный вкладыш предусмотрены штрафы:
- по ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц — 1 000 – 5 000 руб.;
- для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Контакты для разъяснений и получения образцов
Официальные органы и сервисы
- Минтруд России
Письменный запрос: 107078, г. Москва, ул. ### ряд, д. 1
Телефон горячей линии: ### (звонок по РФ бесплатный)
Сайт: mintrud.gov.ru - Роструд (Федеральная служба по труду и занятости)
Онлайн-консультация: онлайнинспекция.рф
Контактный центр: ### (круглосуточно, бесплатно) - Система КонсультантПлюс
Получить 2-дневный бесплатный пробный доступ к шаблонам:
www.consultant.ru/trials/trial-ru/
Техподдержка: +7 (495) ‑57-16-52 - Издательство «Главная книга»
Телефон редакции: +7 (495) ‑20-70-00
E-mail: info@glavkniga.ru
Рекомендованные региональные центры
| Регион | Адрес и телефон |
|---|---|
| Москва и МО | Центр занятости населения г. Москвы, ул. ### Басманная, д. 10, стр. 1 Тел.: +7 (495) ‑33-17-33 |
| Санкт-Петербург | Государственная трудовая инспекция, наб. Обводного канала, д. 93 Запись онлайн: git78.rostrud.ru |
| Краснодарский край | Центр КонсультантПлюс-Краснодар, ул. ###, д. 176 Тел.: +7 (861) ‑22-17-09 |
Быстрый чек-лист для бухгалтера
- ☐ Заказал бланк ТК у Гознака, проверил серию и номер.
- ☐ Заполнил титульный лист вкладыша: дату от сегодняшнего дня.
- ☐ Проставил штамп «Выдан вкладыш» и вписал серию/номер в основную трудовую.
- ☐ Вшил вкладыш, приложил подпись и печать работодателя.
- ☐ Сделал запись в журнале Т-54, попросил сотрудника расписаться.
- ☐ Проверил корректность всех написанных записей.
Форма обратной связи:
Если после прочтения остались вопросы, используйте форму обратной связи на сайте КонсультантПлюс или позвоните в любой из указанных выше call-центров — сотрудники подскажут совершенно бесплатно.
Документ обновлён по состоянию на г. 18:51 МСК.