Смерть сотрудника — непростая ситуация не только в человеческом, но и в кадрово-бухгалтерском плане․ Работодатель обязан корректно оформить прекращение трудового договора, начислить все причитающиеся суммы и выплатить их родственникам умершего․ В этой статье подробно разберём, как отразить эти операции в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), какие выплаты положены, как они облагаются НДФЛ и страховыми взносами․
Нормативная база
При смерти работника трудовой договор прекращается по основанию, не зависящему от воли сторон — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ․ Основные правила выплат:
- Статья 141 ТК РФ — заработная плата, не полученная работником ко дню смерти, выдаётся члену его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего;
- Статья 127 ТК РФ — компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в общем порядке;
- Постановление Правительства РФ № 922 — порядок расчёта среднего заработка;
- Письма Минфина и ФНС — суммы, выплачиваемые родственникам умершего, не облагаются НДФЛ (п․ 18 ст․ 217 НК РФ) и страховыми взносами, так как трудовые отношения прекращены․
Какие выплаты положены родственникам
- Заработная плата за отработанные дни месяца смерти;
- Компенсация за неиспользованный отпуск за все накопленные дни;
- Премии и надбавки, начисленные по правилам локальных актов;
- Пособие по временной нетрудоспособности, если сотрудник болел перед смертью;
- Материальная помощь в связи со смертью работника (если предусмотрена коллективным договором или решением руководства);
- Пособие на погребение — выплачивается за счёт СФР лицу, взявшему на себя расходы на похороны․
Пошаговое оформление в 1С:ЗУП
Шаг 1․ Увольнение в связи со смертью
Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»):
- укажите дату увольнения — дата смерти сотрудника по свидетельству о смерти;
- выберите основание, п․ 6 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ;
- в поле «Документ-основание» укажите реквизиты свидетельства о смерти․
Программа автоматически рассчитает зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск․
Шаг 2․ Проверка начислений
На вкладке «Начисления и удержания» документа увольнения проверьте:
- оклад за фактически отработанные дни;
- компенсацию отпуска (количество дней программа считает автоматически по остаткам отпусков);
- при необходимости добавьте премию или материальную помощь документом «Разовое начисление» или «Премия»․
Шаг 3․ Настройка налогообложения
Это ключевой момент․ Суммы, выплачиваемые родственникам умершего работника:
- НДФЛ не облагаются — на основании п․ 18 ст․ 217 НК РФ (доходы, полученные в порядке наследования)․ В ЗУП для этого у видов начислений должен быть указан соответствующий код дохода или признак необложения;
- Страховые взносы не начисляются — поскольку выплата производится после прекращения трудовых отношений лицу, не являющемуся застрахованным․
Если программа автоматически рассчитала НДФЛ и взносы, проверьте настройки вида начисления: в карточке начисления на вкладке «Налоги, взносы, учёт» для НДФЛ укажите, что доход не облагается, а по взносам, вид дохода «Не является объектом обложения»․
Шаг 4․ Выплата родственникам
Выплату оформляют документом «Ведомость…» (в банк, кассу и т․д․)․ Особенности:
- получателем выступает родственник (супруг, родитель, ребёнок) или иждивенец умершего;
- от родственника необходимо получить заявление с приложением свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство;
- выплата производится в течение недели со дня подачи документов (ст․ 141 ТК РФ);
- если в программе ведомость формируется на сотрудника, деньги фактически перечисляются по реквизитам родственника — это отражается в платёжных документах․
Шаг 5․ Пособие на погребение
Пособие на погребение выплачивает СФР через работодателя (если умерший был застрахованным лицом)․ В ЗУП оформляется через раздел «Отчётность, справки» → «Пособия за счёт СФР» или соответствующий документ соцстрахования․ Пособие не облагается НДФЛ и взносами․
Типичные ошибки
- Удержание НДФЛ с выплат родственникам — это нарушение п․ 18 ст․ 217 НК РФ;
- Начисление страховых взносов после смерти сотрудника;
- Неверная дата увольнения (должна совпадать с датой смерти);
- Выплата без заявления и подтверждающих документов от родственника;
- Забытая компенсация за неиспользованные отпуска прошлых лет․
Оформление выплат родственникам умершего сотрудника в 1С:ЗУП требует внимательности: корректного увольнения по п․ 6 ч․ 1 ст; 83 ТК РФ, правильной настройки налогообложения начислений и соблюдения сроков выплаты․ Перед проведением документов рекомендуется сверить остатки отпусков, проверить настройки видов начислений и убедиться, что НДФЛ и взносы не рассчитываются․ Это позволит избежать ошибок в отчётности и претензий со стороны проверяющих органов и родственников умершего․