Окончательный расчет с уволенным сотрудником — одна из самых ответственных операций в кадровом и бухгалтерском учете. Ошибки в сроках‚ суммах или проводках чреваты штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ)‚ компенсациями за задержку (ст. 236 ТК РФ) и налоговыми рисками. В статье подробно разбираем состав выплат‚ порядок расчета‚ особенности НДФЛ и страховых взносов‚ а также бухгалтерские проводки актуальные на 2025–2026 годы.

Состав обязательных выплат при увольнении

Независимо от основания расторжения трудового договора (ст. 77‚ 81‚ 83‚ 84.1 ТК РФ)‚ работодатель обязан выплатить:

1. Заработную плату за отработанное время — за фактически отработанные дни текущего месяца до дня увольнения включительно (п. 1 ст. 140 ТК РФ).
2. Компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск — за все накопленные дни отпуска‚ за исключением случаев‚ когда сотрудник уволен за виновные действия (п. 1 ст. 127 ТК РФ). Компенсация подлежит выплате даже при увольнении по собственному желанию.

Дополнительные выплаты (зависят от основания увольнения):

• Выходное пособие — при ликвидации организации‚ сокращении штата (ст. 178 ТК РФ)‚ отказе от переезда за работодателем‚ призыве на срочную службу‚ восстановлении на работе ранее работавшего лица и др. (ст. 81‚ 83‚ 84.1 ТК РФ). Обычно составляет средний месячный заработок.
• Средний заработок за период трудоустройства — при ликвидации/сокращении выплачивается на 2-й и (при отсутствии работы) 3-й месяц после увольнения (ч. 3 ст. 178 ТК РФ).
• Иные выплаты, по коллективному договору‚ локальным нормативным актам‚ трудовому договору (материальная помощь‚ годовые премии‚ выплаты за неполный месяц при суммированном учете и т.д.).

Сроки окончательного расчета

Согласно ч. 1 ст. 140 ТК РФ‚ расчет производится в день прекращения трудового договора (день увольнения).

• Если сотрудник не вышел на работу в день увольнения (например‚ уволен по собственному желанию с отработкой 2 недель‚ а в последний день не явился)‚ расчет производится в день предъявления требования (обращения) работника.
• При увольнении по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) сроки фиксируются в соглашении‚ но не могут нарушать права работника (обычно, день увольнения).

Важно: Перечисление средств на карту должно быть выполнено так‚ чтобы к дню увольнения они были зачислены работнику. Рекомендуется инициировать платеж за 1–2 банковских дня до даты увольнения.

Особенности расчета отдельных видов выплат

Заработная плата за отработанное время

Рассчитывается на основании табеля учета рабочего времени (ф. Т-12‚ Т-13 или электронный аналог). Учитываются все виды оплаты: оклад‚ тарифная ставка‚ надбавки‚ премии (если за отработанный период)‚ доплаты за вредность/ночные часы/сверхурочные.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Формула: Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска.

• Расчетный период: 12 календарных месяцев‚ предшествующих месяцу увольнения (Приказ Минтруда РФ от № 922).
• Средний дневной заработок: Заработок за расчетный период / (Количество полностью отработанных месяцев × 29‚3 + Дни неполных месяцев по формуле).
• Дни оплачиваемого отпуска‚ болезни‚ командировок исключаются из расчетного периода (заработок и дни не учитываются).

Выходное пособие: нюанс расчета среднего

Здесь часто допускают ошибку. Согласно разъяснениям (в т.ч. судебной практике и письмам ведомств)‚ для расчета выходного пособия средний дневной (часовой) заработок определяется делением заработка на фактически отработанное время (дни или часы при суммированном учете)‚ а не на 29‚3‚ как для отпускных.

Пример:* Заработок 100 000 руб.‚ отработано 20 дней. Для отпускных: 100 000 / 29‚3 = 3413 руб./день. Для выходного пособия: 100 000 / 20 = 5000 руб./день. Пособие (1 оклад) = 5000 × 20 = 100 000 руб.

Суммированный учет рабочего времени

Если применяется суммированный учет (ст. 104 ТК РФ)‚ для расчета компенсации за отпуск используется средний дневной заработок (по правилам Приказа № 922)‚ а для выходного пособия и среднего заработка за период трудоустройства, средний часовой заработок (заработок / отработанные часы).

Налогообложение НДФЛ и страховыми взносами (2025–2026 гг.)

Страховые взносы

• Зарплата за отработанное время‚ компенсация за отпуск, подлежат полному налогообложению страховыми взносами (30% / 15.1% сверх лимита 2 225 000 руб. на 2025 г.).
• Выходное пособие‚ средний заработок за период трудоустройства — освобождены от страховых взносов в пределах 3-кратного размера МРОТ на каждого уволенного (п. 1 ст. 422 НК РФ). На сумму‚ превышающую лимит‚ взносы удерживаются.
• При ликвидации/сокращении лимит применяется к сумме выходного пособия + выплатам за 2-й и 3-й месяцы в совокупности.

НДФЛ (ст. 217‚ 224 НК РФ)

• Зарплата‚ компенсация за отпуск — облагаются НДФЛ (13/15/18/20/22% по шкале).
• Выходное пособие‚ выплаты за 2-й/3-й месяцы — освобождены от НДФЛ в пределах 3-кратного среднего месячного заработка работника (но не более 3-х МРОТ в расчете на месяц для целей ст. 217 НК РФ — уточняйте актуальные пороги в ФНС). Важно: Письмо ФНС от № 03-04-07/43998 уточнило‚ что для целей освобождения от НДФЛ средний месячный заработок определяется по правилам ст. 139 ТК РФ (деление на 29‚3).
• Суммы сверх лимита облагаются НДФЛ.

Бухгалтерский учет: проводки и документы

Основные первичные документы

1. Приказ об увольнении (ф. Т-8‚ Т-8а или собственная форма‚ закрепленная в учетной политике).
2. Расчетный лист (ведомость) на выплату (ф. Т-51‚ Т-53 или своя форма) — основной документ для списания зарплаты и налогов.
3. Платежное поручение на зачисление зарплаты работнику.
4. Справка о доходах (ф. 182н), выдается в день последней выплаты или направляется по запросу.
5. Сведения о заработке и взносах (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ‚ ЕФС-1), сдаются в СФР в установленные сроки.

Типовые бухгалтерские проводки

Начисление зарплаты и компенсации:

• Дт 20 / Кт 70 — зарплата за отработанное время (если списана на себестоимость/расходы).
• Дт 26 / Кт 70 — зарплата АУП.
• Дт 44 / Кт 70 — зарплата ком. персонала.
• Дт 20/26/44 / Кт 70 — компенсация за неиспользованный отпуск.
• Дт 91.2 / Кт 70 — выходное пособие‚ средний заработок за 2/3 месяцы (расходы будущих периодов/прочие расходы).

Удержание НДФЛ:

• Дт 70 / Кт 68.01 — удержан НДФЛ с облагаемых выплат.

Начисление страховых взносов (Дт 20/26/44/91.2 / Кт 69.01–69.04):

• На зарплату и компенсацию за отпуск — полная база.
• На выходное пособие — только на сумму‚ превышающую 3 МРОТ.

Выплата работнику (зачисление на карту/выдача из кассы):

• Дт 70 / Кт 51 (50) — выплачена сумма на руки (за вычетом НДФЛ‚ удержаний по исполнительным листам и т.д.).

Перечисление НДФЛ и взносов:

• Дт 68.01 / Кт 51 — перечислен НДФЛ (не позднее дня‚ следующего за днем выплаты).
• Дт 69.01–69.04 / Кт 51 — перечислены взносы (до 28-го числа следующего месяца).

Учет в программе 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия

В 1С используется документ «Расчет при увольнении» (или «Начисление зарплаты» с видом расчета «Расчет при увольнении»). Программа автоматически:

• Подтягивает отработанное время из табеля (даже если табель за месяц не закрыт — используется «незакрытый табель»).
• Рассчитывает компенсацию за отпуск по среднему заработку (с учетом исключений из расчетного периода).
• Рассчитывает выходное пособие (требует указания основания для правильного определения базы среднего).
• Формирует проводки по счетам 70‚ 68‚ 69‚ 91.2.
• Генерирует данные для ЕФС-1 (СЗВ-ТД, о прекращении трудовой деятельности).

Типичные ошибки и риски

1. Просрочка выплаты (даже на 1 день) → компенсация за каждый день задержки в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы (ст. 236 ТК РФ) + штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц‚ до 5 000 руб. для ИП/должностных лиц).
2. Неверный расчет среднего для выходного пособия (деление на 29‚3 вместо фактических дней) → занижение выплаты‚ судебные иски‚ доначисления.
3. Неучет дней болезни/командировок в расчетном периоде отпуска → завышение среднего и переплата НДФЛ/взносов‚ либо занижение и конфликты с сотрудником.
4. Невыдача трудовой книжки / СТД-Р в день увольнения → штрафы‚ компенсации.
5. Ошибки в ЕФС-1 (СЗВ-ТД), неверная дата прекращения‚ код основания‚ отсутствие сведений о заработке за текущий год.
6. Невыплата компенсации за отпуск при увольнении «по вине» — ст. 127 ТК РФ обязывает выплачивать компенсацию всегда‚ кроме случаев расторжения договора по п. «г» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (расторжение по инициативе работодателя по вине работника)‚ и то судебная практика часто встает на сторону работника.

Чек-лист бухгалтера/кадрового специалиста на день увольнения

• [ ] Подготовлен и подписан приказом работодателя приказ об увольнении (с правильным основанием и датой).
• [ ] Табель учета рабочего времени за период до дня увольнения включительно заполнен и подписан.
• [ ] Проведен документ «Расчет при увольнении»: начислены зарплата‚ компенсация за отпуск‚ выходное пособие (если положено).
• [ ] Проверена правильность расчета среднего заработка (для отпуска — по Приказу № 922‚ для пособия — на фактических днях/часах).
• [ ] Рассчитаны и удержаны НДФЛ (с учетом льгот на выходное пособие) и страховые взносы (с учетом лимита 3 МРОТ).
• [ ] Сформирован расчетный лист (ведомость) на выплату.
• [ ] Инициировано платежное поручение на зачисление зарплаты так‚ чтобы деньги пришли работнику в день увольнения.
• [ ] Подготовлена к выдаче трудовая книжка (или сформировано СТД-Р) и справка 182н.
• [ ] Сдан отчет в СФР (ЕФС-1 / СЗВ-ТД) в срок (обычно следующий рабочий день после увольнения).
• [ ] Перечислены НДФЛ (на следующий день после выплаты) и страховые взносы (до 28 числа след. месяца).

Грамотное оформление окончательного расчета требует синхронной работы кадровика (правильное основание‚ сроки‚ документы) и бухгалтера (точный расчет среднего‚ разделение баз по НДФЛ и взносам‚ своевременные платежи). Использование автоматизированных систем (1С‚ Контур‚ СБИС) минимизирует арифметические ошибки‚ но ответственность за правильность применения норм ТК РФ и НК РФ (лимиты 3 МРОТ‚ 3 средних зарплаты‚ правила расчета среднего для пособия) лежит на специалистах. Регулярный мониторинг изменений в законодательстве (например‚ изменение МРОТ‚ налоговой шкалы НДФЛ‚ правил сдачи отчетности в СФР) — залог безопасности бизнеса.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ‚ Налогового кодекса РФ‚ Приказа Минтруда № 922‚ разъяснений ФНС и судебной практики‚ актуальных на 2025–2026 годы. Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется консультироваться с профессиональным бухгалтером или юристом.