Когда общество с ограниченной ответственностью (ООО) арендует нежилое помещение у физического лица (не являющегося ИП или самозанятым), возникает комплекс налоговых обязательств. Главная особенность: ООО выступает налоговым агентом по НДФЛ и должно удерживать налог при выплате арендной платы. Ниже подробный разбор всех налогов, ставок, сроков и отчетности на актуальную дату (2024–2026 гг.).

НДФЛ — главная обязанность арендатора (ООО)

Статус налогового агента

Согласно ст. 226 НК РФ, российская организация, выплачивающая доход физическому лицу (арендной плате), признается налоговым агентом. Она обязана:

• Рассчитать налог;
• Удержать его из суммы, подлежащей выплате арендодателю;
• Перечислить в бюджет;
• Отчитаться перед ФНС.

Важно: Обязанность удержать налог возникает в момент фактической выплаты денежных средств (перевода на карту/счет или выдачи наличных через кассу), а не в момент начисления по акту/счету.

Ставки НДФЛ для резидентов РФ (с 2025 г. — прогрессивная шкала)

С 1 января 2025 года введены новые прогрессивные ставки НДФЛ для налоговых резидентов РФ (ст. 214.7 НК РФ). Налог рассчитывается по накопленному доходу с начала года:

Накопленный доход за год	Ставка НДФЛ
До 2,4 млн руб.	13%
Свыше 2,4 до 5 млн руб.	15%
Свыше 5 до 20 млн руб.	18%
Свыше 20 до 50 млн руб.	20%
Свыше 50 млн руб.	22%

Примечание: В интернет-источниках 2024–2025 гг. встречается упоминание «18% НДФЛ и 1,5% военного сбора». Это отражает переходный период или упрощенное понимание новой шкалы: ставка 18% применяется к части дохода свыше 5 млн руб., а дополнительные 1,5% (фактически разница между 18% и 20% на следующих ступенях) часто ассоциируются с повышенным налогообложением высоких доходов. Отдельного платежа «военный сбор» по НДФЛ в 2025 году не существует — это единая прогрессивная шкала.

Ставка для нерезидентов РФ

Если арендодатель — налоговый нерезидент (находится в РФ менее 183 дней за 12 месяцев), ставка составляет 30% (п. 2 ст. 224 НК РФ). Прогрессивная шкала на нерезидентов не распространяется.

Налоговая база и расходы арендодателя

Налоговая база, это полная сумма арендной платы, выплаченная за отчетный период (месяц/квартал).

Физическое лицо (не ИП) имеет право уменьшить базу на документально подтвержденные расходы, связанные с получением дохода (п. 1 ст. 214.7 НК РФ в ред. ФЗ-414 от 2024 г.):

• Амортизация имущества (если оно на балансе как основное средство — редко у физлиц);
• Расходы на текущий ремонт, содержание, страхование, коммунальные услуги (если оплачивает арендодатель);
• Проценты по кредиту на приобретение сдаваемого имущества.

Процедура: Арендодатель должен подать в ООО заявление о праве на вычет и копии документов, подтверждающих расходы, до момента выплаты аренды. Если документы не предоставлены — ООО удерживает НДФЛ с полной суммы (валовой доход).

Сроки перечисления НДФЛ (ЕНП/КБК)

Налог перечисляется через Единый налоговый платеж (ЕНП) не позднее следующего дня после дня выплаты дохода арендодателю (п. 6 ст. 226 НК РФ).

• Пример: Аренда переведена 15 числа → НДФЛ нужно перечислить до 16 числа включительно.

Используются КБК: 1###11000110 (НДФЛ с доходов физлиц).

Отчетность: Расчет 6-НДФЛ и Справки о доходах

ООО сдает расчет по форме 6-НДФЛ ежеквартально (до последнего числа месяца, следующего за кварталом).

• В разделе 1 отражаются начисленные/удержанные суммы по каждому арендодателю.
• В разделе 2 — сведения о неудержанном налоге (если выплата была в натуре или денег не хватило).

Кроме того, ежегодно до 28 февраля следующего года ООО выдает арендодателю и направляет в ФНС Справку о доходах физического лица (бывшая 2-НДФЛ) за прошедший год.

НДС: особенности для ООО и физлица

Если ООО на Общей системе налогообложения (ОСНО)

• Арендодатель (физлицо): Обычно не является плательщиком НДС (если не зарегистрировано как плательщик НДС добровольно). В счете/акте НДС не выделяется. Вся сумма, «чистая» для НДФЛ.
• Арендатор (ООО): Не может принять к вычету «входной» НДС по этой аренде, так как в первичке нет выделенного налога. Арендная плата полностью увеличивает расходы на налог на прибыль (в пределах рыночности).

Если ООО на УСН «Доходы минус расходы»

• Арендная плата (валовая, до удержания НДФЛ) включается в расходы КУДиР по факту оплаты (кассовый метод).
• НДС не учитывается нигде.

Риск занижения арендной платы

Если в договоре сумма занижена относительно рыночной, налоговая инспекция (по материалам проверки ООО или физлица) имеет право пересчитать налоговую базу по рыночной цене (ст. 40, 41 НК РФ). Последствия для ООО:

• Доначисление НДФЛ (как налогового агента) + пени + штраф 20% (ст. 123 НК РФ) или 40% (если умысел).
• Отказ в учете расходов по налогу на прибыль (если на ОСНО) или исключение из КУДиР (на УСН) части суммы, превышающей рыночную.

Рекомендация: Обязательно зафиксируйте в договоре порядок определения арендной платы (оценка, сравнение с аналогичными объектами) и сохраняйте обоснование рыночности цены.

Налоги, платит арендодатель (физическое лицо) самостоятельно

Хотя ООО удерживает НДФЛ, физическое лицо как собственник несет ответственность за имущественные налоги:

Налог на имущество физических лиц

• Платится ежегодно налоговым периодом (год).
• База — кадастровая стоимость (для нежилого помещения: торговых, офисных, складских центров, входящих в перечень № 306 Госдумы/Правительства) или инвентарная стоимость (для остальных).
• Ставки: до 0,5% (инвентарная), 0,5–2% (кадастровая, в зависимости от стоимости и типа).
• Льготы: одна на категорию имущества (пенсионеры, инвалиды и др. — ст. 407 НК РФ).

Земельный налог

• Если земельный участок под зданием в собственности/пожизненном наследническом владении физлица.
• База — кадастровая стоимость участка.
• Ставки: 0,3% (сельхозназначение, Жилая зона и др.), 1,5% (остальные).

Особые режимы арендодателя: ИП, Самозанятый (НПД)

Если арендодатель зарегистрирован как ИП или самозанятый (НПД), правила меняются кардинально:

Статус арендодателя	Кто платит налог на доход	Роль ООО (арендатора)	НДС в счете
Физлицо (не ИП, не НПД)	НДФЛ (13–22% / 30%)	Налоговый агент (удерживает, платит, отчитывается 6-НДФЛ)	Не выделяется
ИП на УСН / Патенте / ОСНО	Сам ИП (НДФЛ/Налог на прибыль/УСН)	Не налоговый агент. Платит 100% суммы по счету.	Выделяется, если ИП на ОСНО и не освобожден
Самозанятый (НПД)	Сам НПД (4% физлицам, 6% юрлицам)	Не налоговый агент. Обязан получить чек в приложении «Мой налог» от НПД.	Не выделяется (НПД не платят НДС)

Критически важно: Перед подписанием договора и первой оплатой проверяйте статус арендодателя через сервис ФНС «Статус налогоплательщика НПД» или ЕГРИП. Если физлицо «вчера» стало самозанятым, а вы удержали НДФЛ — вернуть его будет сложно (переплата зачтется физлицу только через 3-НДФЛ или возврат по заявлению).

Чек-лист бухгалтера ООО при аренде у физлица

1. Проверить статус арендодателя (ФНС: НПД, ЕГРИП, резидентство).
2. Составить договор с рыночной ценой, реквизитами сторон, порядком оплаты, обязанностью физлица предоставлять документы на расходы (если хочет вычет).
3. Получить от физлица: Паспорт, ИНН, заявление о резидентстве (если есть), заявление на вычеты + чеки/договоры на расходы (до выплаты).
4. При оплате: Начислить НДФЛ по прогрессивной шкале (с учетом накопленного дохода физлица у вас с начала года). Удержать. Перевести арендодателю «на руки/карту» сумму за вычетом НДФЛ.
5. Перечислить НДФЛ в бюджет через ЕНП не позднее следующего рабочего дня после выплаты.
6. Сдать 6-НДФЛ за квартал в установленный срок.
7. Выдать Справку о доходах до 28 февраля г.г. за прошлый год.
8. Учесть расходы: Полная сумма аренды (валовая), в расходы по налогу на прибыль (ОСНО) или КУДиР (УСН Д-Р). Удержанный НДФЛ — не ваш расход, это налог физлица.

Резюме

Аренда помещения ООО у физического лица — это схема с высокой налоговой нагрузкой на арендатора-организацию в роли налогового агента. Ключевые моменты 2024–2026 гг.:

• НДФЛ удерживает ООО по прогрессивной шкале (13/15/18/20/22% для резидентов, 30% для нерезидентов).
• Срок платежа, следующий день после выплаты аренды (ЕНП).
• Отчетность, 6-НДФЛ ежеквартально + Справки о доходах ежегодно.
• Физлицо может снизить базу НДФЛ за счет расходов на содержание помещения (при предоставлении документов).
• Риск перерасчета по рыночной цене требует обоснования арендной ставки в договоре.
• Если арендодатель, ИП или Самозанятый, ООО не удерживает НДФЛ, а платит полную сумму.

Грамотное оформление первички, своевременные платежи по ЕНП и сдача 6-НДФЛ исключат претензии ФНС и штрафы за несвоевременное удержание/перечисление налога.