Прохождение медицинских осмотров — неотъемлемая часть трудовых отношений во многих сферах деятельности. Для целого ряда профессий медосмотр является обязательным условием допуска к работе. Закономерно возникает вопрос: кто должен оплачивать такие осмотры — работник или работодатель? В данной статье подробно разберём, как регулируется компенсация стоимости медицинских осмотров, какие нормы законодательства применяются и как оформляется возмещение расходов.
Законодательная база
Основные нормы, регулирующие вопросы оплаты медицинских осмотров, закреплены в Трудовом кодексе Российской Федерации:
- Статья 213 ТК РФ — устанавливает категории работников, обязанных проходить медицинские осмотры, и закрепляет, что обязательные медосмотры проходят за счёт средств работодателя;
- Статья 214 ТК РФ — возлагает на работодателя обязанность по организации и оплате обязательных медицинских осмотров;
- Статья 220 ТК РФ — предусматривает, что расходы на периодические медосмотры работников, занятых на работах с вредными (опасными) условиями труда, возмещаются Социальным фондом России (СФР).
Ключевой принцип, вытекающий из этих норм: обязанность по организации и оплате обязательных медицинских осмотров лежит на работодателе. Работник не должен нести эти расходы самостоятельно.
Какие медосмотры подлежат компенсации
Предварительные медосмотры при приёме на работу
Работодатель обязан возместить расходы на обязательный медосмотр при приёме на работу своему будущему работнику (ч. 3 ст. 214, ч. 9 ст. 220 ТК РФ). Исключения могут быть установлены только законодательством РФ. Это означает, что даже если кандидат прошёл осмотр до подписания трудового договора и оплатил его сам, работодатель обязан компенсировать эти затраты.
Периодические медосмотры
Работники, занятые на вредных и опасных производствах, а также представители ряда профессий (медики, работники пищевой промышленности, торговли, образования и др.), обязаны регулярно проходить периодические медосмотры. Эти осмотры также оплачиваются за счёт работодателя, а в отношении «вредников» расходы возмещает СФР.
Медосмотры для оформления медицинской книжки
Расходы на прохождение медицинского осмотра, необходимого для оформления личной медицинской книжки, также подлежат компенсации со стороны работодателя, поскольку наличие медкнижки — обязательное условие допуска к выполнению трудовых обязанностей в соответствующих сферах.
Правовая природа компенсации
Судебная практика однозначно определяет суть таких выплат. Как отмечают суды, медицинские осмотры по своей природе являются допуском к профессиональной деятельности по конкретной должности. Их непрохождение или наличие медицинских противопоказаний влечёт недопущение работника к исполнению трудовых обязанностей.
Если работник оплатил прохождение медицинского осмотра за счёт собственных денежных средств, то в силу статьи 213 ТК РФ стоимость осмотра подлежит компенсации (возмещению) со стороны работодателя.
Важно понимать: компенсация стоимости медосмотра не является оплатой труда. Она:
- не зависит от трудового вклада работника;
- не связана с квалификацией, сложностью, количеством и качеством выполняемой работы;
- не является экономической выгодой или доходом работника — ему просто возмещаются расходы, которые по закону должен нести работодатель.
Налогообложение компенсации
Страховые взносы
Поскольку возмещение стоимости медосмотра является компенсацией в силу закона, а не выплатой в рамках оплаты труда, оно не включается в объект обложения страховыми взносами (в т.ч. в силу ст. 20.1 Федерального закона от № 125-ФЗ в части взносов на травматизм). Эта позиция подтверждена судебной практикой: суды признают несостоятельными доводы фондов о доначислении взносов на такие выплаты.
Налог на прибыль
Компенсация работникам затрат на прохождение обязательных медосмотров учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль, поскольку эти затраты связаны с исполнением работодателем обязанностей, установленных трудовым законодательством.
НДФЛ
Компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей и установленные законодательством, как правило, не облагаются НДФЛ, поскольку не образуют экономической выгоды работника.
Как оформить компенсацию: пошаговый порядок
- Прохождение медосмотра. Работник (или кандидат) проходит обязательный медицинский осмотр в медицинской организации, имеющей соответствующую лицензию.
- Сохранение документов. Необходимо сохранить все подтверждающие документы: договор с медучреждением, чеки, квитанции, кассовые ордеры, заключение по результатам осмотра.
- Подача заявления. Работник подаёт работодателю заявление о возмещении расходов с приложением подтверждающих документов.
- Издание приказа. Работодатель издаёт приказ (распоряжение) о компенсации затрат на медосмотр.
- Выплата. Компенсация выплачивается работнику в установленном порядке (через кассу или на банковскую карту).
- Отражение в учёте. Бухгалтерия отражает компенсацию в бухгалтерском (бюджетном) учёте и учитывает её при налогообложении.
Альтернативный вариант: прямая оплата работодателем
На практике работодатели часто выбирают более удобный путь — заключают договор с медицинской организацией и оплачивают медосмотры напрямую. В этом случае:
- работник проходит осмотр по направлению работодателя;
- оплата производится по безналичному расчёту между организациями;
- необходимость в компенсации отпадает.
Оба варианта — и прямая оплата, и компенсация расходов работника, законны и допустимы.
Что делать, если работодатель отказывается компенсировать медосмотр
Отказ работодателя возместить расходы на обязательный медосмотр является нарушением трудового законодательства. Работник вправе:
- обратиться с письменной претензией к работодателю;
- подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
- обратиться в прокуратуру;
- взыскать сумму компенсации через суд.
Кроме того, работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
Компенсация стоимости обязательных медицинских осмотров — это не право, а обязанность работодателя, закреплённая в статьях 213, 214 и 220 ТК РФ. Такая компенсация не является доходом работника, не облагается страховыми взносами и НДФЛ, а у работодателя учитывается в расходах по налогу на прибыль. Работникам следует сохранять все платёжные документы, а работодателям — своевременно возмещать затраты, чтобы избежать споров с контролирующими органами и судебных разбирательств.