Делопроизводство в органах исполнительной власти Смоленской области представляет собой систему документирования и организации работы с официальными документами, регламентированную специальными нормативными правовыми актами. Настоящая статья посвящена истории становления, правовым основам и основным принципам организации делопроизводства в Администрации Смоленской области и Администрации города Смоленска.
Правовые основы делопроизводства
Организация делопроизводства в органах власти Смоленской области осуществляется на основании следующих документов:
- федерального законодательства Российской Федерации в сфере документирования и архивного дела;
- Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- типовых инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти;
- указов Губернатора Смоленской области;
- постановлений Администрации Смоленской области;
- Регламента Администрации Смоленской области;
- локальных инструкций по делопроизводству, утверждаемых в органах власти.
История утверждения инструкций
Первой значимой инструкцией стал документ, утверждённый Указом Губернатора Смоленской области от 23 декабря 2002 года № 12 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области». Данный документ установил единые требования к оформлению документов, порядку их регистрации, рассмотрения и хранения.
Впоследствии указанная инструкция утратила силу на основании Указа Губернатора Смоленской области от № 11, которым был актуализирован порядок документационного обеспечения управления в регионе. Дополнительное регулирование осуществлялось, в частности, Постановлением Администрации Смоленской области от 27 февраля 2007 г. № 73.
Делопроизводство в Администрации города Смоленска
В Администрации города-героя Смоленска действует собственная Инструкция по делопроизводству, разработанная Управлением делами. Согласно Регламенту Администрации города, делопроизводство организуется и ведётся в строгом соответствии с указанной инструкцией;
Управление делами Администрации города Смоленска обеспечивает:
- приём, регистрацию и первичную обработку входящей корреспонденции;
- контроль сроков исполнения документов и поручений;
- оформление и отправку исходящих документов;
- формирование дел и их передачу в архив;
- разработку и ведение форм бланков официальных документов.
Основные требования к оформлению документов
В соответствии с Регламентом Администрации Смоленской области (пункт 7.9), оформление правовых актов осуществляется с соблюдением требований юридической техники, Регламента и инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Смоленской области. Ключевые требования включают:
- Единые формы бланков — документы оформляются на утверждённых бланках с обязательными реквизитами (наименование органа, герб, дата, регистрационный номер, заголовок, подпись);
- Регистрация документов — каждый входящий и исходящий документ подлежит регистрации в установленных формах;
- Контроль исполнения, документы, требующие ответа или исполнения, ставятся на контроль с указанием срока;
- Делопроизводственная номенклатура, формирование дел осуществляется по утверждённой номенклатуре дел;
- Архивное хранение — исполненные документы передаются на хранение в установленном порядке.
Работа с обращениями граждан
Особое место в делопроизводстве занимает работа с обращениями граждан и организаций, которая ведётся в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ. Обращения регистрируются в течение установленного срока, рассматриваются по существу, а ответы направляются заявителям в течение 30 дней с момента регистрации.
Электронный документооборот
В настоящее время в органах власти Смоленской области активно внедряются системы электронного документооборота, позволяющие ускорить прохождение документов, повысить контроль исполнительской дисциплины и обеспечить прозрачность работы с документацией.
Где ознакомиться с документами
Актуальные редакции регламентов, инструкций и форм бланков размещаются на официальных ресурсах:
- Официальный портал органов власти Администрации Смоленской области — www.admin-smolensk.ru;
- Официальный сайт Администрации города-героя Смоленска (разделы «Управление делами», «Формы бланков», «Регламент»);
- Официальный интернет-портал правовой информации Смоленской области.
Инструкция по делопроизводству в Администрации Смоленской области является базовым документом, обеспечивающим единообразие, законность и эффективность документационного обеспечения управления в регионе. Соблюдение её требований позволяет органам власти качественно исполнять свои функции, обеспечивать контроль исполнения поручений и сохранность документов, а также гарантировать права граждан на своевременное рассмотрение их обращений.