Официальный сайт Петербургского государственного университета физической культуры и спорта им. П.Ф. Лесгафта (lesgaft.spb.ru) содержит раздел, посвященный работе Отдела обеспечения документооборота (архив, канцелярия). Данный структурный подразделение играет ключевую роль в сохранении исторической памяти университета, управлении делопроизводством и предоставлении архивных справок гражданам и организациям.
Контактная информация и реквизиты
Для личного обращения или телефонной консультации используйте следующие данные:
- Адрес: 190121, Санкт-Петербург, ул. ###, д. 35
- Руководитель: Начальник отдела Беднякова Валерия Евгеньевна
- Телефон канцелярии: (812) 714-40-13
- Телефон архива: (812) 714-33-98
Режим работы и прием посетителей
Важно: Проход на территорию Университета возможен только при соблюдении мер безопасности и наличии документа, удостоверяющего личность. Перед визитом в архив необходимо предварительно связаться с работниками по телефону 714-33-98.
График приема (Канцелярия):
- Понедельник – Пятница: 10.00 – 12.00
График приема (Архив):
- Понедельник, Среда, Четверг: 10.00 – 12.00 и 13.00 – 16.00
- Вторник, Пятница — неприёмные дни.
Основные функции и задачи отдела
Деятельность делопроизводственной службы (канцелярии) и архива регулируется нормативными документами РФ, Положением об отделе обеспечения документооборота Университета и Инструкцией по делопроизводству (утв. приказом ректора от № 99).
Ключевые направления работы:
- Совершенствование системы делопроизводства — унификация состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними.
- Оптимизация системы документооборота — повышение эффективности управления документами.
- Организационно-методическое руководство — координация и контроль деятельности структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
- Контроль исполнения документов — надзор за прохождением и своевременным исполнением входящих и внутренних документов.
- Внедрение современных ИТ, переход на электронный документооборот и новые методы организации работы.
- Архивное дело — организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда.
Порядок получения документов и справок из архива
Архив рассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме (в соответствии с правилами организации хранения и использования документов в органах власти и организациях).
Требования к составу запроса:
Запрос пользователя должен содержать:
- Наименование юридического лица — автора запроса (для граждан — фамилию, имя, отчество).
- Почтовый и/или электронный адрес для направления ответа.
- Сведения, интересующие пользователя, и хронологические рамки запрашиваемой информации.
- Форму получения информации: информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень или обзор документов.
- Личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица).
Платные архивные услуги
Архив оказывает пользователям платные информационные услуги по утвержденному Прейскуранту. Основные виды платных запросов:
- Запросы о родственниках (генералогические/биографические справки).
- Тематические запросы (по конкретным событиям, структурам, периодам).
Актуальную информацию о стоимости услуг и реквизитах для оплаты можно найти на сайте университета в разделе «Платные услуги».
Примеры форм заявлений
На официальной странице отдела (/ru/division/otdel-obespecheniya-dokumentooborota-arhiv-kancelyariya) представлены примерные формы заявлений, которые подаются на регистрацию в Канцелярию Университета. Рекомендуется ознакомиться с ними заранее для корректного оформления обращения.
Резюме
Отдел обеспечения документооборота ПГУФКСМ им. П.Ф. Лесгафта обеспечивает правовую значимость документов университета, сохраняет его историческое наследие и предоставляет правомерный доступ к архивной информации. Для успешного получения справки или выписки необходимо:
- Подготовить письменный запрос по установленному образцу.
- Заблаговременно позвонить по телефону (812) 714-33-98 для согласования визита.
- Прийти в дни приема (Пн, Ср, Чт) с паспортом.
- При необходимости оплатить услуги по прейскуранту.
Актуальная информация всегда доступна на официальном портале университета в разделе «Структура» → «Отдел обеспечения документооборота (архив, канцелярия)».