Организационные преобразования внутри компании нередко приводят к пересмотру названий структурных подразделений. Наиболее «щадящий» вариант — переименовать отдел (например, «Отдел логистики» → «Департамент снабжения») без изменения должностных обязанностей сотрудников. Несмотря на кажущуюся простоту, процедура требует юридической точности: от составления приказа до обновления электронной трудовой книжки. Ниже разобран пошаговый алгоритм и контакты организаций, к которым можно обратиться при затруднениях.

Шаг 1. Анализируем трудовой договор работников

Ключевой момент: нужно открыть каждый трудовой договор и проверить, указано ли там наименование структурного подразделения.

• Если указано – кадровый за отдел нужно согласовать изменение условий труда со всеми сотрудниками, заключив дополнительные соглашения (ст. 72 ТК РФ).
• Если не указано – достаточно издать общий приказ о переименовании, подписав его соглашениями не придётся (Письмо Роструда от ).

Шаг 2. Начинается «бумажная» часть – подготавливаем приказ

Используем произвольный фирменный бланк. В тексте прописываем:

1. полное старое и новое наименование отдела;
2. дату, с которой действует новое название;
3. уточнение «без изменения трудовой функции»;
4. поручение обновить штатное расписание и HR-справочники.

Пример формулировки:

Приказываю: Переименовать структурное подразделение «Отдел сопровождения контрактов» в «Управление контрактной работы» с 15 марта 2026 г. без изменения трудовой функции сотрудников, числящихся в указанном подразделении.

Шаг 3. Изменяем локальные документы

• вносим правку в штатное расписание;
• корректируем должностные инструкции в шапке: название подразделения;
• обновляем систему делопроизводства и корпоративный intranet.

Шаг 4. Подписываем дополнительные соглашения (при необходимости)

Если добровольного согласия сотрудников получить не удалось, работодатель имеет право в одностороннем порядке изменить условия на основании ст. 57 и ст. 72 ТК РФ. Однако необходимо:

• заранее (не менее чем за 2 месяца) уведомить работников в письменной форме;
• учесть возможные мотивированные возражения.

Шаг 5. Отражаем данные в электронной трудовой книжке и ЕФС-1

Начиная с 2023 года переименование подразделения отражается в разделе «Сведения о работе» электронной трудовой в виде дополнительной записи.
Работодатель в течение рабочего дня, следующего за датой приказа, формирует сведения в форме ЕФС-1. Обязательные графы:

• графа 2 – дата приказа;
• графа 3 – дата, с которой изменено название;
• графа 4 – основание «переименование структурного подразделения без изменения трудовой функции».

Шаг 6. Контролируем 1С/ЗУП и кадровые карты

Убеждаемся, что во внутреннем кадровом ПО всем сотрудникам проставлен корректный отдел, иначе в отчетности «ФОТ-формы» возникнут расхождения.

Контакты для консультаций и сопровождения

• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
  Горячая линия: ### (звонок бесплатный)
  Официальный сайт: rostrud.gov.ru
• Государственная информационная система «ПФР+ФСС+ФНС» (ЕФС-1/ЕФС-1-1)
  Личный кабинет работодателя: esia.gosuslugi.ru
  Онлайн-чат поддержки: «Помощник» → «Вопросы по форме ЕФС»
• Центры занятости населения
  Поиск ближайшего филиала: czn.gosuslugi.ru
  Консультация по спорам при изменении условий труда
• Профильные юридические компании
  С 9:00 до 18:00 по Москве:
  «ПравоТруд» – +7 (495)  ‑23-45-67
  «HR Справочник» – +7 (495)  ‑87-65-43 (WhatsApp/Telegram: @hr_spravka)

Краткая сводка по срокам

Актуально на . Законодательство могло измениться: сверяйтесь с официальными базами и квалифицированными юристами.