Учет расчетов с персоналом по оплате труда — один из самых ответственных участков бухгалтерской работы. Каждая операция по начислению и выплате заработной платы должна быть подтверждена первичным учетным документом. В данной статье подробно рассмотрим‚ какие формы применяются‚ как их правильно оформлять и хранить.
Нормативная база
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от № 1. С 2013 года применение унифицированных форм для коммерческих организаций не является обязательным — компания вправе разработать собственные бланки‚ закрепив их в учетной политике. Однако на практике большинство организаций продолжают использовать привычные формы Т-49‚ Т-51 и Т-53‚ поскольку они удобны и содержат все необходимые реквизиты.
Основные формы ведомостей Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
Универсальный документ (ОКУД 0301009)‚ который применяется одновременно для:
- начисления заработной платы и других выплат работникам;
- удержания налогов и иных сумм;
- выплаты заработной платы через кассу организации.
Если организация использует форму Т-49‚ то расчетная (Т-51) и платежная (Т-53) ведомости отдельно не составляются. В ведомости работники расписываются в получении денежных средств‚ а в конце документа указываются итоговые суммы выплаченной и депонированной зарплаты.
Расчетная ведомость (форма № Т-51)
Применяется только для начисления заработной платы. В ней отражаются:
- табельный номер‚ ФИО и должность работника;
- оклад (тарифная ставка)‚ количество отработанных дней и часов;
- все виды начислений (премии‚ надбавки‚ больничные‚ отпускные);
- удержания (НДФЛ‚ алименты и др.);
- сумма к выплате.
Бухгалтер составляет расчетную ведомость в одном экземпляре. Форма Т-51 обязательно используется‚ когда зарплата перечисляется работникам на банковские карты — в этом случае платежная ведомость не нужна‚ а выплата подтверждается реестром‚ переданным в банк‚ и платежным поручением.
Платежная ведомость (форма № Т-53)
Используется только для выплаты заработной платы через кассу. В ней указываются ФИО работников‚ суммы к выдаче‚ а работники ставят подписи о получении денег. Ведомость подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. По истечении срока выдачи (обычно 3–5 дней) кассир против фамилий работников‚ не получивших деньги‚ ставит отметку «Депонировано»‚ составляет реестр депонированных сумм и указывает в конце ведомости фактически выплаченную и депонированную суммы.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Ведется для учета всех выписанных платежных ведомостей. Каждой ведомости присваивается порядковый номер‚ фиксируется дата составления и сумма.
Сопутствующие первичные документы
Помимо ведомостей‚ учет оплаты труда опирается на следующие документы:
- Табель учета рабочего времени (формы № Т-12‚ Т-13), основание для начисления зарплаты повременщикам;
- Приказы о приеме на работу (Т-1)‚ переводе (Т-5)‚ увольнении (Т-8);
- Приказы о предоставлении отпуска (Т-6)‚ о поощрении (Т-11);
- Записка-расчет при увольнении (Т-61)‚ о предоставлении отпуска (Т-60);
- Лицевой счет работника (Т-54) и расчетный листок‚ который работодатель обязан выдавать при каждой выплате зарплаты (ст. 136 ТК РФ).
Порядок оформления и хранения - Ведомости составляются в одном экземпляре бухгалтером и подписываются руководителем и главным бухгалтером.
- Исправления в платежных документах‚ как правило‚ не допускаются.
- Суммы начисленной зарплаты ежемесячно фиксируются в расчетной (Т-51) или расчетно-платежной (Т-49) ведомости.
- Документы по учету оплаты труда подлежат хранению в архиве организации в течение установленных сроков (как правило‚ не менее 5 лет‚ а ряд кадровых документов — до 50–75 лет).
Корректное оформление первичной документации по заработной плате — залог отсутствия претензий со стороны налоговых органов‚ трудовой инспекции и самих работников. Выбор конкретной формы (Т-49 либо связка Т-51 + Т-53) зависит от способа выплаты зарплаты: через кассу или на банковские карты. Применяемые формы следует закрепить в учетной политике организации.