Начисление заработной платы — один из самых ответственных участков бухгалтерского и кадрового учёта. Каждая сумма, выплаченная работнику, должна быть подтверждена документально. Именно первичные документы служат основанием для расчёта оплаты труда, удержания налогов и взносов, а также защищают работодателя при проверках контролирующих органов и в трудовых спорах.
Что такое первичные документы по учёту заработной платы
Согласно статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учётным документом. Начисление зарплаты — не исключение. Первичные документы фиксируют сведения о приёме сотрудника на работу, отработанном времени, объёме выполненных работ, премиях, больничных, отпусках и увольнении.
Формы документов организация вправе разработать самостоятельно, однако чаще всего используются унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата РФ от № 1, поскольку они привычны и удобны для проверяющих.
Основные первичные документы для начисления зарплаты
Кадровые документы
- Приказ о приёме на работу (форма № Т-1) — фиксирует дату начала трудовых отношений, должность, оклад или тарифную ставку, надбавки;
- Штатное расписание (форма № Т-3) — определяет структуру, численность работников и размеры должностных окладов.
- Приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), основание для начисления отпускных.
- Приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8) — основание для окончательного расчёта при увольнении.
- Приказы о премировании, командировках, совмещении, сверхурочной работе — основания для соответствующих доплат.
Документы по учёту рабочего времени и выработки
- Табель учёта рабочего времени (формы № Т-12, Т-13) — ключевой документ, отражающий фактически отработанное время, ночные и сверхурочные часы, прогулы, отпуска и больничные.
- Наряды на сдельную работу, маршрутные листы, рапорты о выработке — применяются при сдельной системе оплаты труда.
- Листок нетрудоспособности (больничный лист) — основание для начисления пособия по временной нетрудоспособности.
Расчётные документы
- Расчётная ведомость (форма № Т-51) — в ней производится начисление заработной платы и всех удержаний.
- Расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49) — совмещает функции расчёта и выплаты.
- Платёжная ведомость (форма № Т-53), используется для выплаты зарплаты через кассу.
- Записка-расчёт при увольнении (форма № Т-61) и записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма № Т-60).
- Лицевой счёт работника (формы № Т-54, Т-54а), накапливает сведения о начислениях и удержаниях за год.
Обязательные реквизиты первичных документов
Если организация разрабатывает собственные формы, они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законом № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- измерители в натуральном и денежном выражении;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Значение первичных документов и ответственность
Первичные документы по зарплате, главное свидетельство правильного расчёта налогов (НДФЛ) и страховых взносов, а также законности выплат работникам. Ошибки или отсутствие «первички» могут привести к:
- штрафам со стороны налоговых органов, Роструда и ФСС;
- доначислению налогов и взносов с пенями;
- проигрышу в трудовых спорах с сотрудниками;
- репутационным потерям для компании.
Таким образом, первичными документами для начисления заработной платы являются приказы о приёме, переводе и увольнении, штатное расписание, табель учёта рабочего времени, наряды на сдельную работу, больничные листы, приказы о премиях и отпусках, а также расчётные и платёжные ведомости. Грамотное и своевременное оформление этих документов, залог корректного расчёта зарплаты, отсутствия претензий со стороны контролирующих органов и защиты интересов как работника, так и работодателя.