Что такое план заключения договоров
План заключения договоров, это внутренний организационно-распорядительный документ, который определяет:
- перечень договоров, подлежащих заключению в определённый период (месяц, квартал, год);
- ответственных лиц за подготовку, согласование и подписание каждого договора;
- сроки выполнения каждого этапа работы;
- порядок контроля исполнения плана.
Такой план особенно актуален для бюджетных учреждений, государственных и муниципальных заказчиков, а также крупных коммерческих компаний с большим объёмом договорной работы.
Цели и задачи планирования договорной работы
Грамотно составленный план позволяет:
- Обеспечить своевременность заключения договоров и избежать срыва сроков поставок, выполнения работ или оказания услуг.
- Распределить нагрузку между сотрудниками юридического, финансового и иных подразделений.
- Снизить юридические риски за счёт заблаговременной проработки условий сделок.
- Упростить контроль со стороны руководства за ходом договорной кампании.
- Спланировать бюджет организации с учётом предстоящих обязательств.
Структура плана заключения договоров
Типовой план обычно включает следующие разделы:
Общие положения
Указываются цели плана, период его действия, нормативные документы, на основании которых он разработан (ГК РФ, внутренние регламенты, положение о договорной работе).
Перечень планируемых договоров
Основная часть документа, которая оформляется, как правило, в виде таблицы со следующими графами:
- порядковый номер;
- наименование и предмет договора;
- предполагаемый контрагент (или способ его определения);
- ориентировочная цена договора;
- ответственный исполнитель;
- плановые сроки: подготовки проекта, согласования, подписания;
- отметка об исполнении.
Ответственные лица
Закрепляются должностные лица, отвечающие за каждый этап: инициацию, правовую экспертизу, визирование, подписание, учёт и хранение договоров.
Порядок контроля исполнения
Определяется, кто и с какой периодичностью проверяет выполнение плана, в какой форме предоставляется отчётность руководству.
Образец табличной части плана
Ниже приведён упрощённый пример оформления основной части плана:
| № | Предмет договора | Контрагент | Сумма, руб. | Ответственный | Срок подписания |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Поставка канцелярских товаров | ООО «Офис-Снаб» | 150 000 | Иванова А.П. | |
| 2 | Техническое обслуживание оргтехники | Определяется по итогам закупки | 300 000 | Петров С.И. | |
| 3 | Аренда складского помещения | ООО «Логистик Парк» | 1 200 000 | Сидорова Е.В. |
Рекомендации по составлению плана
- Утверждайте план приказом руководителя — это придаёт документу обязательную силу для структурных подразделений.
- Закладывайте резерв времени на согласование проектов договоров, особенно если требуется визирование нескольких служб.
- Актуализируйте план при изменении потребностей организации, бюджета или состава контрагентов.
- Ведите учёт исполнения: отмечайте фактические даты подписания и причины отклонений от графика.
- Согласуйте план с финансовым подразделением, чтобы обеспечить наличие средств на исполнение обязательств.
Типичные ошибки при планировании
- Отсутствие конкретных ответственных лиц — план остаётся «бумажным» документом.
- Нереалистичные сроки без учёта времени на закупочные процедуры и согласования.
- Отсутствие механизма контроля и корректировки плана;
- Несогласованность плана с бюджетом и планом закупок организации.
План заключения договоров, эффективный инструмент организации договорной работы. Его наличие дисциплинирует подразделения, снижает риски срыва сделок и упрощает управленческий контроль. Представленный в статье образец структуры можно адаптировать под специфику конкретной организации, дополнив необходимыми разделами и графами. Перед применением рекомендуется согласовать форму плана с юридической службой и утвердить её локальным нормативным актом.